Автор: Татьяна Спурнова, MICE- агентство MaxMedium
Новые экономические реалии 2017-2018 года заставляют более пристально следить за показателями; все острее и чаще встает вопрос о том, какова эффективность корпоративного события, и как можно определить его еще до начала взаимодействия с агентством. Большинство агентств по организации мероприятий апеллирует такими понятиями, вроде — “весело поднимем командный дух”, в связи с чем HR-специалисту компании, презентуя мероприятие топ-менеджеру или генеральному директору, приходится самостоятельно придумывать аргументы, почему то или иное решение будет лучше. Ведь для собственников и генеральных директоров мероприятия для сотрудников — это прежде всего вложение, у которого должна быть понятная логика. Здесь не работает понятие “весело”.
Попробуем приблизиться к ответу на извечный вопрос: как понятия “весело” и “все будут счастливы” перевести в плоскость оценки результатов и ответить на вопрос — какова эффективность вложений в корпоратив
Совсем недавно мы провели исследование, в котором приняли участие 102 HR-специалиста из разных российских и зарубежных компаний, в результате которого оказалось, что в большинстве компаний именно собственники принимают решения. Судя по этим цифрам, современным ивент-агентствам критически важно научиться разговаривать с клиентом на языке, понятному генеральным директорам.
Мы предлагаем 7 лайфхаков для директора компании, как считать эффективность вложений в корпоративы, однако эта статья будет полезна HR-специалистам, чтобы создать прозрачную и четкую систему взаимодействия с подрядчиком.
Научись рассчитывать эффективность мероприятия или умри: исследование рынка корпоративных событий 2018
Итак, вот 7 лайфхаков по разработке критериев оценки эффективности событий:
1.Первое и самое важное — ответить вместе с Клиентом на вопрос «ЗАЧЕМ?» — докопаться до сути и вытащить из всех многочисленных задач и хотений точное понимание основной цели проекта. Ведь необходимость проводить корпоративное мероприятие может возникнуть по разным причинам: результаты нашего исследования показывают, что 69% HR-специалистов уверены, что одна лишь материальная мотивация не гарантирует результат: возникают все новые и новые способы мотивировать своих сотрудников. К тому же, судя по результатам, больше половины компаний используют корпоративные мероприятия как инструмент для достижения бизнес-целей.
2.Далее — выразить задачи в конкретных цифрах. ведь чтобы результат измерить, его нужно оцифровать, чтобы было, что считать и что оценивать.
Разберем пример:
Основная цель Клиента — провести успешное событие. Размыто, не правда ли?
Определите с Клиентом, что для него будет являться успешно проведенным проектом?
Например, для Клиента успех события – это максимальное вовлечение сотрудников.
Попробуем перевести вовлеченность в цифры:
— Явка на мероприятие не менее 90% сотрудников?
По теме: Корпоративные мероприятия в 2018 году: что проводить, а про что забыть?
— Активность в рамках разогревающей тизинг кампании– не менее 80% участников мероприятия должны совершить требуемые действия?
— Количество целевых постов участников в социальных сетях?
— Средний балл в анкете обратной связи на релевантный вопрос не ниже 9/10?
И так далее, в зависимости, от того, что Клиент вкладывает в свое понятие вовлеченных сотрудников.
3.Выставить от 3 до 5 KPI проекта, и придать им вес, исходя из важности.
Оценивать нужно только мероприятие и его результаты. Если Клиент говорит, что целью проекта должно быть сокращение текучки штата компании – знайте, что событие не в состоянии решить эту задачу, а может лишь отчасти повлиять на нее и то в короткий промежуток времени. А для решения такой задачи требуется целый комплекс HR мер.
4.Если событие регулярное, например, Новый год или день компании, которые проводятся ежегодно, и вы для Клиента делаете его впервые, обязательно попросите данные прошлых событий и критерии, по каким его оценивали, чтобы при постановке целей у Вас были исходные данные, понимание ожиданий Клиента и возможных точек роста.
5 Анкета обратной связи после каждого проекта – инструмент, которым мы пользуемся как для оценки мероприятия, так и для оценки работы команды со стороны агентства.
6.Не пытайтесь решить одним мероприятием десять задач, если только это не Забег Корпораций, который позволяет сделать это эффектно и эффективно.
Узнайте больше о ЗАБЕГЕ КОРПОРАЦИЙ
Сделайте фокус на одной ключевой цели и паре запасных (второстепенных), но они также должны поддерживать основную, например:
Цель – донести до участников ключевое сообщение, например — финансовую задачу компании/отдела. Измерить успешность достижения этой цели можно по результатам анкетирования участников, где на открытый вопрос «Какое ключевое сообщение мероприятия Вы считали?» будет, например, более 70% максимально приближенных к желаемым ответов.
К этой цели могут идти поддерживающие цели:
- внедрение инструментов для достижения цели (например, обучить и проверить знания),
- формирование мотивации на достижение цели – например, запуск и анонс sales соревнования, главным призом которого станет мега поездка для лучших сотрудников.
7.Не забывайте про Субъективный фактор: оценка генерального директора. Для того, чтобы быть на одной волне и понимать клиентский инсайт, важно создать именно открытые и доверительные отношения – ведь иногда цель вашего заказчика важна не меньше, чем глобальная цель проекта, и если при достижении глобальной цели на столе будет любимое блюдо генерального директора, ему будет подан его любимый Мерседес, а не БМВ, то поверьте, это лишь усилит ваш имидж как профессионала.
Таким образом, ивент-агентству сегодня приходится быть не только креативным ресурсом, но и полноценной бизнес-структурой с выстроенными процессами, собственными технологиями производства и профессиональными сотрудниками, умеющими качественно взаимодействовать в рамках проектных команд и компании в целом. А также активным участником рынка, чутко следящим за изменениями и проактивно предлагающим начать диалог об эффективности вложений в корпоративы.
По теме: Бизнес-симуляции для конференций и корпоративов. «Эдьютейнмент»- развитие персонала через вовлечение