Digital HR. Что можно автоматизировать в рутинных процессах и как это сделать?

 

Digital HR. Что можно автоматизировать в рутинных процессах и как это сделать?Морозов Илья

Co-founder и CEO в Лаборатории корпоративных решений

18 лет опыта разработки программного обеспечения корпоративного направления

Разработчик инструментов для HR

Facebook https://www.facebook.com/morozoff.ilya

Почта im@mycorportal.ru

Я хорошо помню тот вечер. Мы сидели за столиком в уютном кафе на Цветном, за окном шел дождь, люди спешили по своим делам, пробегая мимо окна. Она успешный HR директор в крупной компании, настоящий мастер своего дела, с грустью в глазах рассказывала мне, как устроен процесс найма сотрудников в компании. Все эти папки в папках, эксель таблицы, распечатанные резюме, ворох бумаг и специальные люди, которые отвечали лишь за контроль текущих дел и движения бумаг. А ведь есть еще процесс адаптации, мотивационные программы, оценка и аттестация, обучение и много-много всего, чем занимается отдел Человеческих Ресурсов. В тот момент мне казалось, что выполнение работы с таким низким КПД – это вынужденная норма и с этим просто необходимо смириться, ведь ценность от результата отдела HR намного выше. Это был 2014 год. Мы встретились вновь на прошлой неделе. У них все по старому: таблички и бумажная бюрократия. А вот у нас – все по-другому.

 

Сегодня модно говорить о «дигитализации» в HR, но что конкретно мы под этим подразумеваем?

 

Первое, что приходит на ум – работа с резюме и соискателями, да? Если разобрать типичную ситуацию поиска персонала в крупной компании, то в процесс найма вовлечено гораздо больше ресурсов и сотрудников, чем может показаться на первый взгляд. Начинается все с заявки на поиск сотрудника от одного из подразделений компании. У заявки есть ответственный со стороны «клиента» и со стороны отдела персонала, они должны в автоматизированном режиме обмениваться информацией, согласовывать изменения, кандидатов, время собеседований и выход на работу. Далее, приняв заявку в работу, менеджер по персоналу размещает вакансию сразу на всех ресурсах, централизовано собирает отклики по клику мыши, обрабатывает резюме и назначает собеседования. Здесь должно быть тоже минимум ручного труда. Работа с календарем , отправка писем с проездом, резервирование переговорных комнат и прочее. Сюда же добавим промежуточные тестирования на проф. пригодность, результаты которых подтягиваются в карточку кандидата. Автоматизируем согласование условий и отсылку job offer-a, запускаем процесс вывода сотрудника на рабочее место.

 

Вывод сотрудника на рабочее место включает в себя: предоставление рабочего места и инструментов, канцелярка, оформление документов и пропусков, различные специфические подготовительные процессы в вашей компании. Все это тоже можно и нужно автоматизировать. Когда вы закрываете заявку на подбор персонала, должен запускаться следующий процесс без промедления. На практике это выглядит как автоматическая постановка задачи ответственным подразделениям во внутреннем таск-менеджере или отправка писем в согласованном формате. Мы рекомендуем таск-менеджер, разумеется.

 

Далее наступает процесс адаптации. Кроме психологических аспектов, есть еще сугубо практические процессы, когда новичок просто не знает внутренних распорядков. Задача HR дать исчерпывающую информацию и поддерживать нового коллегу на первых порах. Но это в идеальном мире, с единорогами и кисельными берегами, ресурсы HR безграничны, а на практике вакансии горят, оценка квартальная на носу, новичков в месяц вышло 10 человек, а коллеги в отпуск ушли. На помощь приходят welcome мероприятия, но они тоже отнимают ваше время. Намного проще и эффективнее создать единый информационный ресурс, наполнить его справочной информацией, необходимыми материалами и настроить вводный обучающий курс. Ваше руководство принимает решение на основании цифр? Вот вам аргумент: после внедрения таких инструментов, период адаптации сокращается до 2 раз, что влечет за собой аналогичное сокращение косвенных расходов, когда вы зарплату уже платите, а результата особо нет.

 

Топ-10 soft  и hard skills сотрудников для цифровой трансформации компании

 

Обучение. О необходимости повышать квалификацию сотрудников говорить не буду, это очевидно. Какими инструментами это делать? Мы пропагандируем качественное обучение без отрыва от производства. Для этого используется корпоративная площадка, которая наполняется собственными курсами. Сложно и дорого, скажете вы? Производство одного обучающего курса (съемка видео, презентации, диктор, анимация) стоит аналогичных денег, если бы вы послали сотрудника в сторонний обучающий центр. Зато записав однажды курс, вы можете распространить его на всех 100 или 1000 сотрудников без ограничений. Мне особенно нравится назначение автоматических цепочек краткосрочных курсов на длительный срок. Так сотрудники постепенно втягиваются в процесс и безболезненно для рабочих задач прокачивают навыки.

 

Следующий инструмент тесно связан в первую очередь с обучающим модулем, но может являться и полноценной самостоятельной единицей. Мы говорим об аттестации. Проверить знания после прохождения курса, провести отборочное тестирование перед собеседованием, оценить психологические качества коллег, сформировать кадровый резерв, или придумать что-то свое. Очень мощный аналитический инструмент для профи.

 

Внутренние коммуникации. Заказ канцелярки, отправка курьера, бронирование переговорных комнат, обращение в IT службу и многое другое давно пора автоматизировать. Единый интерфейс, отчеты о принятом обращении, отчет о выполнении. Это быстрее и удобнее как для заказчиков, так и для исполнителей. Особенно с ростом числа обращений можно настроить автоматическое распределение заявок, выработать линии поддержки и внедрить роботов-автоответчиков на типовые запросы.

 

Это далеко не полный список направлений внутренних процессов в компании, в которые уже пришли Digital инструменты. Будущее уже здесь, и мы являемся его частью. В рамках этой статьи я не могу упоминать или рекомендовать конкретные Digital решения, однако надеюсь, что я смог привлечь ваше внимание и ваше любопытство.

 

С чего начинается HR в интеллектуальной компании? Как   должна выглядеть платформа управления опытом сотрудника

 

Автор публикации

не в сети 10 часов

Редакция

Коллеги ! Рады Вашим публикациям !
Зарегистрируйтесь в личном кабинете, как автор и самостоятельно ведите свою колонку ! Все уникальные статьи попадут в еженедельную рассылку.
Комментарии: 28Публикации: 1540Регистрация: 05-06-2013

Редакция

Коллеги ! Рады Вашим публикациям ! Зарегистрируйтесь в личном кабинете, как автор и самостоятельно ведите свою колонку ! Все уникальные статьи попадут в еженедельную рассылку.

Вам также может понравиться

Добавить комментарий

Войти с помощью: 

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Авторизация
*
*
Войти с помощью: 
Регистрация
*
*
*
Пароль не введен
Войти с помощью: 
Генерация пароля