Автор: Елена Кожемякина, Управляющий партнер юридической фирмы BLS
Региональные сотрудники не находятся под постоянным наблюдением, но отвечают за важную часть бизнеса. Этот нюанс накладывает свой отпечаток на деловые взаимоотношения. Выстроить их эффективно для обеих сторон может использование геолокации в выдаваемом работникам оборудовании.
Как выстроить отношения с региональными сотрудниками при помощи геолокации?
Как эффективно контролировать региональных сотрудников? Они не под постоянным наблюдением, но отвечают за важную часть бизнеса в регионе. Это накладывает отпечаток на деловые взаимоотношения. С одной стороны, необходимо доверять человеку, с другой, знать, как он работает. Увы, свобода действий нередко приводит к неэффективности и безответственности, а конфликты завершаются в суде.
К числу самых уязвимых мест защиты интересов работодателя относится контроль местоположения сотрудника в рабочее время. Как доказать, что он выполнял задание, а не занимался личными делами? Один из интересных инструментов – использование геолокации в выдаваемых сотрудникам планшетах, смартфонах, автомобилях.
Трудовой кодекс РФ не регламентирует порядок слежения с помощью GPS-датчиков. Тем не менее, геолокация может эффективно работать, главное – четко прописывать процессы в корпоративных документах.
Прежде всего, в локальном нормативном акте пропишите, что в качестве дополнительного контроля за местонахождением сотрудника на корпоративные планшеты установлены специальные GPS-датчики и каким образом они будут фиксировать местоположение работника. Лучше указать это в Правилах внутреннего трудового распорядка.
Кроме того, отдельным приказом необходимо назначить ответственного сотрудника, отвечающего за сбор и достоверность собираемой информации, указав и цель такой работы. Если данные GPS собираются для контроля трудовой дисциплины, в документе напишите: «для контроля выполненной работы используются GPS-устройства».
Определение местоположения сотрудников с помощью геолокации считается сбором персональных данных, в соответствии со ст.3 ФЗ №152 «О персональных данных» от 27.07.2006
Поэтому необходимо внести дополнения в «Положение о персональных данных» или другой документ, который регулирует обработку такой информации. Добавить сюда я рекомендую следующие данные: сведения о том, что на корпоративных планшетах установлены GPS-датчики; сведения о том, как обрабатывается информация; цели сбора и использования информации, в данном случае то обеспечение соблюдения законодательства; сроки хранения информации; будут ли данные передаваться третьим лицам; меры по защите получаемой информации и сведения о лицах, собирающих и контролирующих такую информацию.
Чтобы внести корректировки в Положение точно, проконсультируйтесь со специалистами в области защиты информации. Это связано с тем, что ваш локальный нормативный акт должен отвечать не только на правовые, но и технические вопросы защиты персональных данных.
Когда вы скорректируете документы, ознакомьте с ними сотрудников под роспись. В листе ознакомления надо указать не только названия актов, но и реквизиты приказов, утвердивших их. Затем вам обязательно потребуется письменное согласие работников на обработку их персональных данных.
Следующим шагом будет подписание дополнительное соглашение к трудовым договорам, которое вам надо подписать со всеми сотрудниками, которые используют планшеты или иное оборудование с системой геолокации. Кроме того, передавая работнику планшет или другое устройство с GPS-модулем, в акте приема-передачи подробно укажите информацию и о самом гаджете, и о дополнительном оборудовании, включая GPS (наименование, серийный номер, марка, модель).
Отмечу, что работник может не принять предстоящие изменения. При отказе компания может действовать самостоятельно. Ст. 74 ТК РФ обязывает работодателей указывать причины корректировок условий трудового договора. Одна из таких причин – изменение организационных или технологических условий труда, и внедрение геолокации сюда подходит.
По теме: 10 причин низкой лояльности высокопотенциальных сотрудников
Издав приказ по основной деятельности, вы сообщаете сотрудникам о грядущих изменениях в условиях трудового договора. Если спустя 2 месяца человек откажется работать «по новым правилам», вы можете перевести его на другую должность без применения геолокации. При отсутствии вакансий или его несогласии на перевод, приходится расстаться с работником, на основании п.7 ч.1. ст. 77 ТК РФ, выплатив пособие в размере 2-х недельного заработка, в соответствии с ч.3 ст. 178 ТК РФ.
Однако, геолокация – это не наказание, а повышение эффективности. Работодатель имеет право знать, чем занимается сотрудник в рабочее время, да и лишь немногие способны к самоконтролю. Более того, работодатели отмечают, что системы геоконтроля позволяют работнику быть более эффективным, а значит, рассчитывать на более высокую премию. Поэтому геолокация – это не только средство контроля, но и действенный способ мотивации.
По теме: Ключевые показатели эффективности отдела персонала. KPI для HR в действии
