Организовать деловое мероприятие непросто. Даже если оно настолько простое, что требует лишь провести конференцию без каких-либо дополнительных опций. Тем не менее, даже к этому минимуму стоит подойти с весомой долей ответственности. Поэтому в этой статье мы рассмотрим моменты, которые необходимо учесть при выборе площадки для конференции.
Вы можете подумать: что сложного просто арендовать зал? Основная загвоздка заключается в том, что гости, приглашенные на официальное мероприятие, ожидают от предстоящего события не только получение новой, значимой информации и продуктивного взаимодействия с деловым партнером, но и четко отлаженной организации конференции.
Выбор площадки для конференций на сегодняшний день невероятно огромен
Почти каждая гостиница, пансионат, развлекательный центр предлагают свое пространство под проведение деловых встреч. В зависимости от того, какое мероприятие Вы планируете, Вам предложат совершенно разные по вместимости и оформлению конференц-залы.
Итак, на что следует обратить внимание при выборе конференц-зала?
Расположение площадки для конференции
Для начала стоит определиться – где вы хотите провести свою конференцию?
Площадки могут находиться в городе или в пригороде.
Если Вы не хотите обременять участников конференции долгой дорогой, и сама конференция рассчитана на несколько часов, то приоритет необходимо отдать конференц-залу рядом с офисом. Если же мероприятие планируется на целый день или на несколько дней, то удобнее выбирать площадку загородом.
Помимо длительности стоит учесть и статус мероприятия. Для партнерского мероприятия подойдут площадки в городе, ближе к центру. Это придаст важность и значимость самой конференции.
Также не стоит забывать о том, как Ваши гости доберутся до выбранного места?
Если планируется мероприятие, где большая часть гостей будет на личном автотранспорте, то стоит позаботиться о парковочных местах для гостей (особенно если это центр города). Иначе явка на мероприятие будет провалена.
Если парковочных мест немного или таковые вообще отсутствуют, то необходимо предупредить гостей об этом заранее.
Если же большая часть гостей на мероприятие будут добираться общественным транспортом, то логично выбрать площадку в максимальной близости к метро.
Если вам важно, чтобы гости сосредоточились на информации, то все- таки лучше выбрать конференц-зал загородом. Но здесь уже гости изначально будут ожидать дополнительных «бонусов» — загородных развлечений (об этом позднее)
Если площадка все же выбрана в пригороде, стоит тщательно продумать, как гости доберутся до места проведения мероприятия. Здесь тоже есть решение: можно заказать автобус или воспользоваться автотранспортом компании (если таковая возможность имеется).
Вместительность площадки для конференции
Самое главное: нужно ответить на главный вопрос — сколько участников будет на Вашем мероприятии?
Если на конференции до 20 участников, то подойдет зал до 50 м2. Если участников планируется до 50 человек, то потребуется зал до 100 м2.
Также следует обратить внимание на рассадку гостей. При посадке гостей «театром» в зал до 50 м2 можно посадить больше участников.
Если зал будет слишком большой, то гостей будет преследовать чувство пустоты, которое не позволит им сосредоточиться на основной теме мероприятия, а спикер будет испытывать постоянный дискомфорт, который может повлиять на его выступление.
Если же выбранный зал слишком мал, то, помимо неизбежного дискомфорта у гостей и докладчиков, ряд проблем получит и организатор – где найти дополнительные стулья и куда их поставить?
Питание.
Какая бы конференция не планировалась, питание очень важно!
Welcome-coffee – «must have» любой конференции. Легкий welcome-coffee позволит гостям насладиться чашечкой бодрящего кофе пока они ожидают своих коллег, и поможет настроиться на рабочий лад.
Если мероприятие рассчитано на 4-5 часов, то достаточно coffee-break’а в конце или в середине мероприятия. Во время кофе-паузы участники могут поделиться своими впечатлениями и обсудить интересующие их вопросы между собой или с докладчиком.
Если же мероприятие рассчитано на весь день, то стоит позаботиться об обеде для гостей. Обед может быть легким в формате «фуршет», но не стоит забывать, что это все же обед и он должен быть сытным.
В случае с необходимостью coffee-break’ов и обеда идеально подойдет конференц-зал на базе гостиницы. Зачастую в гостиницах есть даже определенные конференц-пакеты, которые позволят сэкономить на стоимости питания.
При поиске конференц-зала необходимо уточнять вопрос о coffee-break’ах и обедах, таким образом вы сможете сэкономить.
Техническое оснащение конференц-зала.
Что потребуется в зале для конференции?
При ответе на этот вопрос Вы должны понимать, какого формата будет Ваша конференция.
Если докладчик будет использовать презентацию, то свет в конференц-зале должен быть приглушен и Вам однозначно понадобится экран и проектор.
Если докладчик не планирует использовать презентацию, то помещение должно быть максимально светлым, с большими окнами иначе гости будут засыпать.
Организатор обязан подобрать такое помещение, где каждый присутствующий будет чувствовать себя комфортно. Докладчику должно быть удобно, ведь он должен донести до участников определенную важную информацию. Участникам должно быть хорошо видно и слышно докладчика из любой точки зала, чтобы труд спикера не оказался напрасным и был воспринят так, как он это задумал.
Следует обратить внимание на наличие экрана, проектора, кликера, флипчарта, маркеров, микрофонов и аудиосистемы, блокнотов и ручек для участников.
Зачастую данные опции входят в стоимость аренды зала, но все равно эти позиции необходимо обговорить. Если перечисленное оборудование не входит в стоимость аренды, то, вероятнее всего, оно предоставляется площадкой за отдельную плату.
Бюджет.
Бюджет – самый волнительный момент, здесь сразу несколько вопросов: Как быть уверенным, что бюджет не увеличился?
Чтобы бюджет после просчетов и согласования не изменился необходимо заранее уточнять все детали с площадкой.
Любая пропущенная мелочь может увеличить Ваш бюджет в несколько раз.
Не стоит забывать, что хоть конференц-залов и огромное множество, их часто арендуют на длительный срок (например, на выходные, на месяц или даже на более продолжительный период). Именно поэтому об аренде конференц-зала стоит позаботиться заранее.
Итак, для хорошего конференц-зала важно оптимальное сочетание всех вышеперечисленных критериев. При соблюдении этих правил создается возможность провести мероприятие с максимальным комфортом.
Не смотря на то что мы проводим мероприятия уже 12 лет часто приходится сталкиваться с незапланированными ситуациями: пришло больше людей, у спикера определенные требования по еде и размещению, кто-то из вип участников нуждается в определенном сорте воды/ вина/ транспорта, поэтому здесь можно порекомендовать иметь незначительный запас средств на расходы который обычно рассчитывается до 5% стоимости конференции.
Существует большое количество дополнительных развлечений для гостей: чтобы они удержали внимание на вашей продукции, создающие атмосферу взаимодействия и просто технические новинки, которые продемонстрируют ваш продукт нестандартно и сразу подчеркнут его преимущества. Дополнительные развлечения для конференции мы с вами рассмотрим в следующей статье.
Материал подготовлен компанией Event Production для «Компетенций»
Могу сказать, что если у вас ограниченный бюджет и при этом небольшое количество посетителей конференции, то неплохая идея это аренда помещения в так называемых коворкингах. Собственно, цены на аренду таких залов заметно ниже аренды больших залов зачастую, так что это неплохой вариант для тех, кто хочет с умом потратиться при проведении конференции. При этом обычно включены в цену кейтеринг и т.д.