Автор : Валентина Митрофанова ,
учредитель группы компаний IPK Group и директор НОЧУ ДПО «Институт профессионального кадровика», к.э.н., ведущий российский лектор/бизнес-тренер, практикующий консультант в области кадрового делопроизводства и трудового законодательства, автор дистанционных курсов.
Во многих компаниях должностные инструкции есть, но являются ли они инструментом, который работодатели используют для достижения своих целей? Чаще всего нет. У многих эти бумаги сделаны формально: для проверки инспекцией труда, для успокоения своей совести, для того, чтобы отчитаться перед руководством.
Причины, почему так происходит можно перечислять очень долго. По опросам управленцев самые распространенные объяснения звучат так: наших (в смысле российских) людей ни в какие рамки не уложишь, все равно все описать невозможно, если мы опишем функционал работника, то его не заставишь делать что-то сверх этого, у нас постоянно все меняется и т.д.
Наверное, доля истины в этом есть. Кто ж спорит. Но может все-таки проблема в том, что мы не умеем разрабатывать хорошие инструкции и использовать их как инструмент управления? С моей точки зрения то, что во многих компаниях должностные инструкции не работают или их нет, является очень хорошим индикатором того, что с управленческой функцией: планирования, организации, контроля тоже наверняка не все так хорошо. Ведь лучшего инструмента для четкого построения работы команды просто невозможно придумать. Другой вопрос, что сами должностные инструкции мы разрабатывать не умеем, да и применять кстати тоже.
Как составить должностные инструкции :
Но давайте разберемся сначала с разработкой должностной инструкции. Работников в любой компании можно условно разделить на 4 группы: технические исполнители, руководители отделов, стратегические управленцы и «творцы». И понятно, что для каждой из этих категорий должностные нужно делать кардинально по- разному – потому что и цели и задачи их существования в компании достаточно разные.
Как составить должностные инструкции : «снизу» или «сверху»?
Одной из практических проблем при разработке инструкций является то, что многие пытаются делать их «снизу». Это такой же нонсенс как решение сначала принять лекарство, а потом посмотреть от чего оно. Как можно писать функционал работника подразделения, не прописав задачи подразделения и не определив цели, которые стоят перед компанией. Это даже не классическая «лебедь, рак и щука» это «десятки лебедей, десятки раков и т.д.»
Если у вашей компании есть цели и задачи, то должностная инструкция может делаться только сверху. Причем по логике:
стратегическим управленцам и «творцам» – прописывается только цель, могут быть прописаны задачи и практически не прописываются трудовые действия;
По теме: Оптимизация расходов при сокращении персонала.Разберем по шагам.
руководителям отделов – прописывается одна цель, большей частью задачи подразделения и его самого и трудовые действия большей частью построенные на мониторинг деятельности подразделения;
техническим работникам – не прописываются цели, им прописываются задачи и большей частью как раз прописываются действия.
Например, у директора по персоналу, который относится к категории стратегических управленцев, должностная инструкция может состоять из половины страницы, на которой расписаны цели существования позиции, такие как:
- организовать бизнес-процессы в компании для четкого выполнения задач каждого подразделения,
- обеспечить компанию сотрудниками, достигающими поставленных перед ними задач,
- и т.д.
А вот у руководителя структурного подразделения, например, по подбору персонала, уже могут стоять задачи:
- обеспечить соблюдение минимального срока закрытия вакансий,
- снизить уровень текучки персонала,
- и т.д.
И только у рядового сотрудника отдела по подбору персонала могут быть в должностной инструкции уже прописаны трудовые действия:
- в установленные сроки размещать информацию о вакансии в источниках СМИ утвержденных на текущий момент,
- в течении 2 дней после открытия вакансии предоставлять руководителю подразделения обратную связь по вакансии: количество отзывов на вакансию, возможные проблемы по ее закрытию и т.д.
- и т.д.
Причем, чем короче должностная инструкция, тем она, как правило, эффективнее
Необходимо учитывать принципы восприятия человеком информации. Какие- то конкретные операции и процедуры эффективнее выносить в описанные бизнес-процессы, чем включать в должностные инструкции. Это дает несомненное преимущество в том, что прописанный бизнес-процесс руководство может скорректировать исходя из сложившейся ситуации, измененных задач, получения обратной связи, усовершенствования организационных вопросов. Это значительно повышает мобильность управления персоналом и упрощает применение норм трудового законодательства.
На мой взгляд не учтены два очень важных момента:
1. Соответствие способностей человека требованиям должностной инструкции.
Очень часто в должностные закладываются заранее не выполнимые требования с точки зрения какими талантами должен обладать претендент ( исполнитель)).
2. Не учитывается перераспределение работ в коллективе, которое на данный момент в лучшем случае складывается по наитию руководителя, без учета способностей персонала…
Кроме того, все больше людей бизнеса стали рассматривать правильно и грамотно составленную должностную инструкцию как один из инструментов эффективного управления персоналом. Такой документ упорядочивает трудовой процесс и делает его управляемым и подконтрольным. Должностная инструкция призвана ограничить круг обязательных действий каждого работника в конкретной компании, так как название одной и той же должности в разных организациях может истолковываться по-разному.