Как составить должностные инструкции. Бюрократия или инструмент управления?

Standart specialist po upravleniyu personalom

 

Автор :  Валентина Митрофанова ,

учредитель группы компаний IPK Group и директор НОЧУ ДПО «Институт профессионального кадровика», к.э.н., ведущий российский лектор/бизнес-тренер, практикующий консультант в области кадрового делопроизводства и трудового законодательства, автор дистанционных курсов.

Во многих компаниях должностные инструкции есть, но являются ли они инструментом,  который работодатели используют для достижения своих целей? Чаще всего нет.  У многих эти бумаги сделаны формально: для проверки инспекцией труда, для успокоения своей совести, для того, чтобы отчитаться перед руководством.

Причины,  почему так происходит можно перечислять очень долго. По опросам управленцев самые распространенные объяснения звучат так: наших (в смысле российских) людей ни в какие рамки не уложишь, все равно все описать невозможно, если мы опишем функционал работника, то его  не заставишь делать что-то сверх этого, у нас постоянно все меняется  и т.д.

dolzhnostnaja_instrukcija

Наверное, доля истины в этом есть. Кто ж спорит. Но может все-таки проблема в том, что мы не умеем разрабатывать хорошие инструкции и использовать их как инструмент управления?  С моей точки зрения то, что во многих компаниях должностные инструкции  не работают или их нет,  является очень хорошим индикатором того, что с управленческой функцией: планирования, организации, контроля тоже наверняка не все так хорошо. Ведь лучшего инструмента для четкого построения работы команды просто невозможно придумать. Другой вопрос, что сами должностные инструкции мы разрабатывать не умеем, да и  применять кстати тоже.

Как составить должностные инструкции :

Но давайте разберемся сначала с разработкой должностной инструкции. Работников в любой компании можно условно разделить на  4 группы: технические исполнители, руководители отделов, стратегические управленцы и «творцы».  И понятно, что для каждой из этих категорий  должностные нужно делать кардинально по- разному – потому что и цели и задачи их существования в компании достаточно разные.

Как составить должностные инструкции : «снизу» или «сверху»?

Одной из практических проблем при разработке инструкций является то, что многие пытаются делать их  «снизу». Это такой же нонсенс как решение сначала принять лекарство, а потом посмотреть от чего оно. Как можно писать функционал работника подразделения, не прописав задачи подразделения и не определив цели, которые стоят перед компанией.  Это даже не классическая «лебедь, рак и щука» это «десятки лебедей, десятки раков и т.д.»

Если у вашей компании есть цели и задачи, то должностная инструкция может делаться только сверху. Причем по логике:

стратегическим управленцам и «творцам»  – прописывается  только цель, могут быть прописаны задачи и практически не прописываются трудовые действия;

По теме: Оптимизация расходов при сокращении персонала.Разберем по шагам.

руководителям отделов – прописывается одна цель, большей частью задачи подразделения и его самого и трудовые действия большей частью построенные на мониторинг деятельности подразделения;

техническим работникам – не прописываются цели, им прописываются задачи и большей частью как раз прописываются действия.

Например, у директора по персоналу, который относится к категории стратегических управленцев, должностная инструкция может состоять из половины страницы,  на которой расписаны цели существования позиции, такие как:

  • организовать бизнес-процессы в компании для четкого выполнения задач каждого подразделения,
  • обеспечить компанию сотрудниками, достигающими поставленных перед ними задач,
  • и т.д.

А вот у руководителя структурного подразделения, например, по подбору персонала,  уже могут стоять задачи:

  • обеспечить соблюдение минимального срока закрытия вакансий,
  • снизить уровень текучки персонала,
  • и т.д.

И только у рядового сотрудника отдела по подбору персонала могут быть в должностной инструкции уже прописаны трудовые действия:

  • в установленные сроки размещать информацию о вакансии в источниках СМИ утвержденных на текущий момент,
  • в течении 2 дней после открытия вакансии предоставлять руководителю подразделения обратную связь по вакансии: количество отзывов на вакансию, возможные проблемы по ее закрытию и т.д.
  • и т.д.

Причем, чем короче должностная инструкция,  тем она,  как правило,  эффективнее

Необходимо учитывать принципы восприятия человеком информации.  Какие- то конкретные операции и процедуры эффективнее выносить в описанные бизнес-процессы, чем включать в должностные инструкции. Это дает несомненное преимущество в том, что прописанный бизнес-процесс руководство  может скорректировать исходя из сложившейся ситуации, измененных задач, получения обратной связи, усовершенствования организационных вопросов.  Это значительно повышает мобильность управления персоналом и упрощает применение норм трудового законодательства.

 

 

 

 

Автор публикации

не в сети 2 дня

Редакция

Коллеги ! Рады Вашим публикациям !
Зарегистрируйтесь в личном кабинете, как автор и самостоятельно ведите свою колонку ! Все уникальные статьи попадут в еженедельную рассылку.

Комментарии: 27Публикации: 1276Регистрация: 05-06-2013

Редакция

Коллеги ! Рады Вашим публикациям ! Зарегистрируйтесь в личном кабинете, как автор и самостоятельно ведите свою колонку ! Все уникальные статьи попадут в еженедельную рассылку.

Вам также может понравиться

2 мысли о “Как составить должностные инструкции. Бюрократия или инструмент управления?

  1. На мой взгляд не учтены два очень важных момента:
    1. Соответствие способностей человека требованиям должностной инструкции.
    Очень часто в должностные закладываются заранее не выполнимые требования с точки зрения какими талантами должен обладать претендент ( исполнитель)).
    2. Не учитывается перераспределение работ в коллективе, которое на данный момент в лучшем случае складывается по наитию руководителя, без учета способностей персонала…

  2. Кроме того, все больше людей бизнеса стали рассматривать правильно и грамотно составленную должностную инструкцию как один из инструментов эффективного управления персоналом. Такой документ упорядочивает трудовой процесс и делает его управляемым и подконтрольным. Должностная инструкция призвана ограничить круг обязательных действий каждого работника в конкретной компании, так как название одной и той же должности в разных организациях может истолковываться по-разному.

Добавить комментарий

Войти с помощью: 

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Авторизация
*
*
Войти с помощью: 
Регистрация
*
*
*
Пароль не введен
Войти с помощью: 
Генерация пароля