Автор: Елена Кожемякина, Управляющий партнер юридической фирмы BLS
Трудовые отношения в нашей стране модернизируются тернистым путем. Еще не решен вопрос с электронной цифровой подписью, а законодатели уже озвучили новую идею в рамках цифровизации экономики. Мы говорим об электронной трудовой книжке.
Доводов в ее пользу звучит несколько. По мнению авторов, это снижение трудозатрат, так как заполнять ее будет намного проще и быстрее. Соответственно, уменьшится документооборот, появится больше времени у HR-специалистов. Как следствие, серьезная финансовая экономия. По расчетам некоторых экспертов, общие издержки всех работодателей сократятся на 500 млн. рублей в год. Давайте посмотрим, что же изменит эта идея?
Работая ежедневно с тысячами трудовых книжек наших клиентов, мы пока не можем разделить оптимизма. Начнем с времени на оформление. Скорость заполнения бумажной и электронной книжки будет примерно одинаковой, ведь данные берутся из одного источника. Так что разница в скорости в том, что быстрее: писать от руки или на клавиатуре. Кроме того, предполагается, что цифровую книжку необходимо оформлять день в день, и это уже серьезное изменение. Напомню, что сейчас ст. 66 Трудового кодекса РФ дает на обработку документа 5 дней. В таком случае говорить о снижении нагрузки на HR вообще не приходится.
Куда серьезнее вопрос персональных данных. В соответствии с законодательством, если информация хранится в электронном виде, каждая обработка и передача данных требуют согласия сотрудника
Очевидно, что вы отправляете сведения третьим лицам, как минимум, в Пенсионный фонд России. Значит, придется всякий раз отдельно запрашивать разрешение на отправку информации. И вот уже забот не убавляется, а становится больше.
Конечно, цель введения электронной книжки – сэкономить наши с вами трудозатраты, но и сейчас заполнение документа занимает минимум времени. При этом многие внимательно относятся именно к бумажной версии. Частично в этом есть психологический аспект. Классическая трудовая книжка помогает не очень добросовестным работникам «держать себя в руках». Когда они отдают документ вам, тем самым несут ответственность за свой дальнейший труд в организации. А вы, в свою очередь, понимаете, что можете управлять ситуацией.
Но важнее другое. Посмотрев в трудовую книжку, вы делаете объективный вывод о квалификации и опыте кандидата и увереннее принимаете решение – брать ли человека в штат. В итоге, лучшие люди получают самые хорошие места, а лучшие работодатели – самых ценных сотрудников. Именно здесь и появляется вопрос, на который мы пока не видим ответа. Как потенциальные новые работодатели проверят данные о предыдущих местах работы в электронной книжке кандидата. Вряд ли доступ к ней будет открытым. А если четко следовать букве закона о защите персональных данных – то и не может быть открытым. Фактически доступ должен быть только у текущего работодателя.
В таком случае значение трудовой книжки пропадает в принципе, ведь все сведения о персонале есть в Пенсионном фонде, куда их подает каждая компания. Именно поэтому мы и считаем, что лучше оставить бумажный документ или вообще отказаться от книжки.
BLS объяснила, как снять риски по трудовому праву с генерального директора
