Уровень и качество проведения любого делового мероприятия, будь то масштабный конгресс или узконаправленный бизнес-семинар, имеет очень сильное влияние на имидж и долгосрочную репутацию его организатора, из чего можно сделать вывод о важности серьезного подхода к подобным вещам.
Многие шаблоны и стандарты организации бизнес-ивентов уходят в прошлое, уступая более технологичным, креативным и инновационным решениям.
Предлагаю разобрать рейтинг самых надоевших штампов в проведении деловых мероприятий
— Бумажные списки регистрации.
На сегодняшний день все больше людей переходят от бумаги к электронным носителям, что позволяет полностью перевести регистрацию на мероприятие в онлайн-формат. Более того, в прошлое уходит не только распечатка билетов на мероприятие вручную, но и сами пригласительные. В современном ритме города Вашей аудитории будет гораздо удобнее зарегистрироваться дистанционно при помощи специальной формы или заявки, чем стоять в очередях перед входом.
— Бесполезное наполнение раздаточных материалов.
Основным трендом ивент-индустрии, как и всего бизнеса в целом, является диджитализация. Пора оставить никому не нужные брендированные пакетики с ручками и блокнотами и перейти на более актуальные варианты деловых сувениров. Кроме того, всю важную информацию по мероприятию можно отправить гостям на электронную почту.
— Обилие текста в презентации.
Стремление разместить на экране как можно больше полезной для слушателей информации похвально для любого спикера, но не стоит забывать о четкой структуризации презентуемого материала, который следует преподносить дозированно и «со вкусом». В век визуализации аудитория не способна вчитываться в громоздкий текст, поэтому видео — ролик с насыщенным контентом — графиками, диаграммами и яркими большими изображения произведет лучшее впечатление и идеально дополнит слова выступающего.
— Ролл апы выходят из моды.
Вместо громоздких стендов на деловых мероприятиях все чаще можно увидеть плазменные экраны, которые в значительной мере усиливают эффект и впечатление от увиденного.
— Назойливая рассылка SMS-сообщений и звонки по базе данных.
Не стоит терроризировать ядро Вашей целевой аудитории потоками бесконечных звонков и напоминаний, иначе Вы рискуете нарваться на агрессию и получить негативный отклик. Безусловно, контрольный звонок или короткое письмо каждому зарегистрировавшемуся участнику не будут лишними. Главное – не увлекаться и постараться не засорять чужие почтовые ящики.
— Мы все можем сами.
Организация серьезного делового мероприятия своими силами – не лучшая идея, если Вы планируете впечатлить посетителей масштабом и уровнем проекта. Подготовку ивента лучше всего отдать на аутсорсинг в профессиональное агентство для получения блестящего результата.
— Отсутствие платформы с информацией.
Сайты или страницы на популярных ресурсах, предоставляющие весь пул необходимой информации, помогут привлечь внимание потенциальных посетителей и удовлетворят любопытство заинтересовавшихся. В ином случае Вы рискуете потерять значительную часть целевой группы.
По теме: Как сделать посещение конференций эффективным и полезным