Автор: Елена Кожемякина, Управляющий партнер юридической фирмы BLS
При оформлении в штат сотрудник должен предъявить несколько документов. Для большинства ситуаций их перечисляет ст. 65 ТК РФ, в т.ч.: паспорт, трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, документы об образовании, СНИЛС и др. Для специальных отраслей и должностей другие законы могут требовать и дополнительные документы.
Обязательно и по заявлению
А вот при увольнении уже компания должна выдать работнику ряд документов и справок. Их перечень много лет был одинаковым, но последние изменения немного запутали работу HR. Среди новшеств: электронные трудовые книжки, введение ЭЦП, дистанционный труд, временные меры Правительства в связи с пандемией и текущей геополитической ситуацией. Все бы ничего, но неправильные действия компании могут привести к тому, что увольнение признают незаконным и восстановят человека и потребуют компенсировать недоплаченное. При этом согласно ст.5.27 КоАП РФ за нарушение норм ТК РФ руководителя накажут штрафом до 5 тыс. рублей, а компанию – до 50 тыс. рублей.
Поэтому важно еще раз зафиксировать, что надо обязательно выдать сотруднику, а что – нет.
Прежде всего, HR должен выдать работнику его основные документы: ознакомить с приказом об увольнении, передать его экземпляр трудового договора (при соглашении сторон – еще и соглашение о расторжении), трудовую книжку, если она бумажная.
В практике есть случаи, когда человеку не выдали книжку, и он оспаривал увольнение. Или требовал компенсации, т.к. не мог устроиться на другую работу из-за отсутствия книжку. И позиция судов отнюдь не однозначна
Также человек должен получить ряд «обязательных» справок:
- Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р оформляется только для тех, у кого нет бумажных трудовых книжек.
- Выписка об учете в Пенсионном фонде по форме СЗВ-М. Выдать такой документ при увольнении требует ст. 11 Закона о персонифицированном учете. Данные оформляются за месяц, в котором сотрудник увольняется.
- Сведения по форме СВЗ-СТАЖ. На оплату по трудовому договору или вознаграждение по договору ГПХ начисляются страховые взносы. И в соответствии с Федеральным законом от 15.12.2001 № 167-ФЗ об обязательном пенсионном страховании, при расторжении договора человек должен получить данные, предусмотренные пп. 2-2.3 ст.11 Закона №27-ФЗ
- Выписка из формы ДСВ-З за квартал. Если ваша компания перечисляла страховые взносы на накопительную часть пенсии работника, необходимо подготовить такой документ
- Расчетный листок. В день увольнения при окончательном расчете надо выдать листок по той форме, которая утверждена в вашей компании
- Справка по форме 182н. Справку о сумме заработка за последние 2 года надо выдать в день увольнения, заверить печатью так, чтобы она не закрывала подпись работодателя
Если документы в день увольнения отдать не получается, т.к. человека нет на месте, лучше всего направить уведомление о необходимости прийти или дать согласие на отправку по почте. Причем согласие желательно получить в письменной форме, хотя бы по электронной почте.
В чем подвох увольнения «по соглашению сторон»?
Все остальные документы не являются обязательными, их надо выдать только по заявлению:
- Справка о доходах и налогах оформляется по форме, утвержденной Приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@
- Справка для службы занятости о среднем заработке за 3 месяца для постановки на учет в центре занятости. Она оформляется по форме из Письма Минтруда от 10.01.2019 № 16-5/В-5
- Расчет отпусков по форме Т61 – данные об использованных и неиспользованных отпусках.
- Копии других документов, связанных с работой (приказы о приеме, переводах, поощрениях и наказаниях, предоставлении отпусков и т.д.).
Для всех документов требуется именное письменное заявление, кроме справки о доходах. П.3 ст. 230 РК РФ разрешает попросить ее устно, и, как правило, ее выдают вместе со всеми обязательными документами.
Кстати, в этом году Правительство РФ разрешило работникам, которые на основном месте работы находятся в простое, заключать срочные трудовые договоры с другими компаниями, в т.ч. через Центр занятости. Так вот, важно не только правильно оформить такое соглашение. Согласно ч.1 ст. 79 ТК РФ сотрудника надо письменно уведомить за 3 дня в связи с истечением его временного трудового договора. Это уведомление человек должен получить, подписать и взять один экземпляр себе. Иначе вы рискуете тем, что договор могут признать бессрочным.
Как в компаниях нарушаются процедуры увольнения в связи с сокращением штата
