В 2021 году был принят закон о переходе на кадровый электронный документооборот (КЭДО). И это стало дополнительной отправной точкой для компаний в плане оптимизации ресурсов и увеличения скорости процессов.
КЭДО — современный инструмент для ведения кадровых процессов в формате онлайн. Как правило, на бумажный документооборот предполагает ряд неприятных затрат: пересылка документов, хранение, операционные расходы. Вместе с этим отдельной статьёй расходов можно выделить деньги на зарплату сотрудникам отдела кадров, которых вместе с увеличением численности штата компаний, становится больше. На практике внедрение КЭДО сокращает эти расходы минимум вдвое.
Фактически КЭДО позволяет перевести практически все кадровые процессы в цифровой формат. Исключениями являются три документа: приказ на увольнение, акт о несчастном случае и инструктаж по охране труда. Всё остальное можно подписывать онлайн, и здесь нельзя недооценить плюсы
Основные преимущества:
Экономия расходов
С КЭДО отпадает необходимость в распечатке, архивировании документов и закупке всей сопутствующей этим процессам канцелярии. Также исключается статья расходов на почтовые отправления документов.
Экономия времени сотрудников
Бумажная волокита отнимает много времени у сотрудников КДП. КЭДО может снизить нагрузку на отдел кадров и увеличить их эффективность. Один делопроизводитель сможет обрабатывать вдвое больше сотрудников, чем при бумажном формате, при этом затрачивая меньше времени.
Экономия времени генерального директора
Больше никаких стопок документов на подпись — всё согласовывается и подписывается онлайн.
Увеличение скорости процессов
Процессы согласования и подписания при КЭДО происходят онлайн, поэтому исключены очереди за подписью или утеря документов в процессе согласования. Документы подписываются день в день.
Минимальный риск ошибок
Документы больше не заполняются вручную, а при бумажном документообороте на потоке ошибки и неточности в документах — неприятная, но стандартная ситуация. Из-за таких ошибок можно подать некорректную отчётность, а это грозит штрафами.
Безопасное хранение
Документы невозможно потерять и испортить, так как они хранятся в облачном формате. К тому же, они всегда под рукой — это позволяет быстро реагировать на проверки и предоставлять отчётность вовремя.
Как перейти на КЭДО быстро и без издержек
С момента внедрения КЭДО на законодательном уровне появились решения, которые предлагают компаниям и их сотрудникам способы кадрового взаимодействия онлайн. Можно оценить каждое решение по ряду критерию и выбрать наиболее подходящее. Основные критерии — это:
- Возможность выпуска электронной подписи для сотрудников в рамках решения
- Наличие в решении готовых шаблонов кадровых документов
- Возможность настройки согласования документов
- Качественная и оперативная техническая поддержка
- Возможность интеграции с учётными системами
- Помощь в переходе на КЭДО и адаптации и обучении сотрудников
- Безопасность
Всем этим критериям сегодня отвечает платформа Рокет Кадры.
Рокет Кадры — платформа для автоматизации кадровых процессов. В личном кабинете платформы оцифрованы все этапы от приёма на работу до увольнения: можно формировать, согласовывать и подписывать документы онлайн без дублирования на бумаге. При регистрации на платформе сотрудники компаний автоматически получают электронную подпись.
Платформа предлагает полный цикл услуг и сервисов:
- оформление ЭП для сотрудников;
- подписание документов онлайн;
- общий корпоративный портал для сотрудников;
- безопасное хранение данных;
- пакет необходимых документов для перехода на КЭДО;
- возможность настройки маршрутов согласования кадрового процесса в личном кабинете;
- быстрый переход на КЭДО с помощью команды техподдержки.
Сотрудники платформы помогают составлять комплекты документов, проводят обучающие инструктажи для сотрудников и обучают пользоваться платформой. После регистрации сотрудникам компаний автоматически присваивается усиленная неквалифицированная электронная подпись, и подписание документов становится возможным с первого дня регистрации. Скорость перехода на КЭДО с Рокет Кадры зависит от размеров компании и её потребностей, но стандартный срок — от трёх дней до недели.
В Рокет Кадры сотрудникам компании, как отделу кадров, так и остальным, становится доступен корпоративный портал, где они могут согласовывать документы и подписывать их электронно. Ответственный сотрудник сможет настроить процесс согласования сам в удобном конструкторе, после чего каждый документ будет проходить через согласование выбранных коллег и отделов. Платформа предоставляет унифицированные типовые шаблоны документов, а разработчики платформы поддерживают соответствие документов актуальному законодательству.
Рокет Кадры — ИТ-компания с государственной аккредитацией, является обладателем лицензии на разработку криптографических систем, одобренной ФСБ.