ЗАПОВЕДИ УДАЛЕННОГО РУКОВОДИТЕЛЯ:
В любой непонятной ситуации – придерживайтесь этих заповедей, и они помогут Вам руководить удаленно:
- Делегируйте! Сначала всё что можно, а потом то, что нельзя. Каждый раз, когда перед Вами встает какая-то задача, ваша первая мысль — это «Кто эту задачу может выполнить с приемлемым качеством кроме меня»? и «Что ему для этого нужно: знания, ресурсы, опыт»? Эту задачу можете решить только Вы? Разбейте свою задачу на несколько составных частей. Возможно Вы сможете делегировать некоторые части.
- Никогда не забывайте о делах Вашей компании!
Даже если Вы дайвите в Марианской впадине или медитируете на 14- дневной Випассане — помните, что у Вас есть бизнес. Не отключайтесь от дел надолго, это чревато финансовыми дырами. - Смиритесь, что сотрудники будут совершать ошибки И никогда больше не беспокойтесь по этому поводу. Потраченные из-за ошибки деньги — это бюджет на обучение сотрудника.
- Подготовка подчиненных. Ваши подчиненные должны быть и психологически, и на уровне знаний и навыков готовы к Вашему отъезду и должны знать что им делать. Также у Вас должен быть личный представитель, решающий Ваши вопросы на месте.
ЧТО НЕОБХОДИМО СДЕЛАТЬ СРАЗУ:
1. Найти хороший Интернет.
Если удача будет с Вами, то хороший интернет Вы найдете прямо у себя в отеле. Но если нет — берите ноутбук и ищите хорошую связь в любом ближайшем ресторане или кафе. Чтобы оценить скорость, подключитесь к Интернету и забейте в Яндекс или Гугл — «Проверить скорость интернета». Если скорость Вас устраивает, то останавливайтесь и работайте. Если нет — ищите дальше.
2. Иметь с собой всю нужную технику
• Ноутбук + зарядное устройство
• Планшетный компьютер
• Усилитель сигнала Wi-fi (помогает улучшить скорость интернета в несколько раз);
• По приезду в страну узнать, какие сим карты есть и если ли у них 3-4g интернет (Вы сможете использовать свой телефон как модем)
• Наушники и микрофон
3. Иметь расписание работы и отдыха
Если у Вас не будет расписания — то Вы будете либо все время отдыхать, либо все время работать. А это не то, зачем Вы направлялись 🙂
Во время отдыха, лучшее время для работы — утром и ночью. Поэтому ставьте все важные дела на этот срок, а в остальное время — отдохните. Уделяйте работе ежедневно не менее 1-2 часов времени. Лучше 3-4 часа.
Если Вы сделали все запланированное — планируйте следующий день. а затем идите отдыхать, но ни в коем случае не продолжайте работать. Для работы лучше уходить туда, где семья или друзья не будут Вам мешать.
Как отладить работу и бизнес-процессы перед тем, как уйти в отпуск
Подготовка сотрудников и процессов
Происходящие под Вами бизнес-процессы не должны рухнуть в связи с Вашим отъездом, а потому должны быть налажены таким образом, который позволяет Вашим подчиненным без дополнительного обращения к Вам закрывать 95% вопросов, просто пользуясь стандартами.
Подготовка отчетности
Вы должны понимать полную картину происходящего не благодаря погружению в процессы, а благодаря еженедельному просмотр отчетности в течение 10-20 минут. Чтобы Вам хватало этих 10-20 минут, отчеты должны быть построены правильным образом.
Налаживание коммуникации
Руководителю, работающему удаленно, очень важно проводить совещания.Сотрудники должны знать, как и когда, и по каким вопросам они могут к Вам обратиться.
ПОДГОТОВКА СОТРУДНИКОВ
- Научите сотрудников самостоятельно решать мелкие вопросы. Если вы уедете, то все… Степлер уже никто купить не сможет. Поэтому нужно приучать сотрудников самостоятельно решать мелкие вопросы. Если у сотрудника есть вопрос, то пусть он придумает как минимум 3 варианта ответа на него. И только затем отправит Вам письмо. Вам останется уже только выбрать вариант. Желательно, чтобы его запрос умещался в SMS
- Отлаживание офисной работы перед тем, как отправиться путешествовать, состоит из 3 направлений:
У всех должен быть план. Доходчиво, языком цифр и с указанием сроков, объясните руководителям подразделений, что именно Вам нужно, чтобы они сделали, пока Вас не будет. Каких показателей они должны достичь по наиболее важным направлениям?Не думайте, что они достигнут этих показателей с первого раза сами и без Вашей помощи. - Поэтому Вам нужно будет установить промежуточные точки контроля. К примеру, если Вы хотите, чтобы за 1 месяц, пока Вас не будет, они продали на 1 000 000 рублей, то в первую неделю они должны знать, что Вы позвоните им и спросите “Ну как, удалось продать на 250 000?”. И лучше, чтобы они заранее подумали, какие меры они примут, если поставленный им план не будет выполняться.
- Предупредите, что связь будет не всегда Кто возьмет на себя временное руководство, если Вы будете не на связи?
Кому-то в любом случае придется. И лучше заранее предусмотреть такое развитие событий.
ПОДГОТОВКА ПРОЦЕССОВ
- Знать результаты на стыках каждого этапа. Не будем лезть в этот вопрос глубоко, иначе мы уйдем в дебри. Но мы предположим, что Ваши сотрудники, в целом, и так понимают, что им надо делать, и что за чем идет.
То есть они знают: Этапы выполнения процесса. Суть каждого этапа. - На базовом, интуитивном уровне, это понимание есть в любой компании. То, что Вам стоит сделать перед отъездом в путешествие — это сделать так,чтобы Вы знали, что происходит на стыках этапов, в так называемых
протоколах взаимодействия. То есть сколько “дел” изменили свой этап, скажем, с анкетирования на
просчет или с просчета на оплату или с оплаты на работу или с работы на проверку, и так далее. - Вас интересуют стыки каждого этапа Вашего основного бизнес-процесса. Каждое утро ответственный сотрудник должен присылать Вам смс в определенной форме, что происходит. Скажем “12.05.2019 изготовили 75 деталей на общую сумму 375 000 рублей. 15 деталей выпустили из доработки, 12 деталей возвращены к нам на доработку”. Таким образом Вы можете держать руку на пульсе событий.
- Чтобы Ваши сотрудники справлялись без Вас – у них должны быть четкие должностные инструкции,
отработанные протоколы взаимодействия и схемы всех процессов.
НАЛАДИТЬ ОТЧЕТНОСТЬ
- Итак, как сделать отчетность, показывающую Вам реальную картину
событий? Вас интересует, во-первых, главный показатель: Прибыль за период времени плановая и фактическая
И далее раскладываем: - Доходы за период времени плановые и фактические и, соответственно, Расходы за период времени плановые и фактические. Затем идем по дереву показателей. Из чего складываются доходы? Из доходов каждого конкретного направления плановых и фактических.
- Расходы же складываются из расходов каждого конкретного направления плановых и фактических + общих расходов.Не забывайте, что все показатели идут парами – плановый показатель и фактический, а пары объединяются в двойки – показатель и потраченные на него деньги. В целом на время поездки — этого достаточно. Ваша задача всегда видеть не только некий финансовый результат, но и то, сколько Вы потратили на его достижение.
- Кроме того, стоит наладить систему ежедневной SMS-отчетности. Выше мы уже обсуждали SMS-отчетности о том, что происходит на стыках бизнес процессов. Но важны и другие отчеты. Лично мы 4 раза в день получаем
SMS об объемах продаж и выставленных счетах всей нашей компании. Это пульс бизнеса. Именно эти смс ки позволяют спать спокойно. - Многие не догадываются, что отчетность должна показывать Вам реальную картину событий. Не тонну показателей, а реальную картину событий. Именно такая отчетность нужна Вам при удаленной работе.
Классификация сотрудников на предмет пригодности их для делегирования
КОММУНИКАЦИИ С ВАМИ
- Совещания
Всего существует 3 типа совещаний: операционные, стратегические и совещания один на один. Из них удаленно хорошо получаются только 2 типа — операционные и 1 на 1.
Операционные совещания - Каждый понедельник Вы созваниваетесь и обсуждаете планы на ближайшую неделю (отчеты все должны были сдать еще в пятницу, чтобы за выходные просмотреть и подготовиться к обсуждению). Все сотрудники на совещание должны предоставить планы, как им добиться соответствия в показателях.
- Совещания один на один
Раз в неделю по строгому расписанию обязательно общайтесь с каждым руководителем направления индивидуально. Лучше всего это делать вечером во вторник и утром в среду. Обсуждаем: какие у менеджера возникали проблемы, как Вы можете помочь в их преодолении, есть ли у него предложения по совершенствованию продуктов и оптимизации процессов - Коммуникации вне совещаний
Каждое утро — проверяйте направленные Вам вопросы в уже установленном Вами формате (вопрос и 3 варианта решений, 1 из которых сотрудник считает лучшим) и утверждайте или отклоняйте предложенные решения
Где бы Вы не находились, возможность связаться с Вами у Ваших ключевых сотрудников должна оставаться всегда.
Секрет делегирования или как ставить задачу, чтобы был 100% результат
ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ СПОКОЙНОГО СНА
- Поставить камеры в офис
Отличный вариант, если у Вас есть офис – поставить камеры в офисе. Большое ОКО должно следить за всеми и все знать. Сотрудники удивительным образом улучшат показатели труда и даже реже начнут уходить с рабочих мест. Кроме того, Вы всегда сможете посмотреть собственную версию телепередачи Дом 2 🙂 - Подушка безопасности
Вы точно знаете, что рано или поздно произойдет какая-то опасная ситуация, подрывающая Ваши доходы. Поэтому соломку надо стелить заранее. Подушка безопасности – это отложенный бюджет на 3 месяца ведения бизнеса, в случае если у Вас вообще нет доходов. Ситуации бывают разные. Но если Вы знаете, что Вы уезжаете на месяц, а у бизнеса есть деньги, чтобы без единой продажи просуществовать 3 месяца — Ваша душенька спокойна. - Учебная тревога.
Нарочно пропадите со связи на несколько дней. Вернее, будьте на связи, но на все попытки с Вами пообщаться — отвечайте, что у Вас сейчас нет такой возможности. А затем посмотрите, что будет.
Ваш заместитель – стал ли он вести себя как Ваш заместитель? Подчинились ли ему другие сотрудники? Были ли саботажи или трауры? А потом неожиданно появитесь…
В следующий раз, когда Вы пропадете, сотрудники будут думать, что это тоже учебная тревога и будут действовать в уже знакомом режиме: «Ага, босс проверяет нас, значит надо показать себя хорошо!»
Ловушки делегирования и их влияние на ответственность сотрудников
Источник planetbeat.ru
