Кадровое делопроизводство (КДП) включает в себя перечень определенных процедур, направленных на оформление и регламентацию трудовых отношений работника и работодателя. В инструкции по кадровому делопроизводству размещается ней описания определенных процессов, которые потребуются для документального сопровождения трудоустройства сотрудника в компанию и его увольнения.
Каждый работодатель, в штате которого есть хотя бы один работник, должен вести КДП.
Если компания небольшая и сотрудников немного, то ведение кадрового учета руководитель может возложить на одного из текущих работников, например, на бухгалтера.
Разработка инструкции по КДП поможет систематизировать всю имеющуюся информацию, ведь работа кадровиков включает множество разных задач и подготовку самых разнообразных документов. Данный документ может разрабатываться работодателем самостоятельно, с учетом требований законодательства и специфики деятельности компании.
Составив и утвердив инструкцию по КДП, работодатель также определяет определенный уровень работы для специалистов компании, а также указывает, какие действия предпринимаются в тех или иных ситуациях. Кроме того, этой инструкцией он также закрепляет шаблоны используемых кадровых документов. Это дает возможность снизить число ошибок, которые совершают кадровики и унифицировать методы их работы.
Инструкция по кадровому делопроизводству должна быть составлена в компании в текстовом (бумажном) варианте. Она готовится каждым работодателем самостоятельно. Как мы уже говорили, стоит только учесть специфику своей работы и опираться на действующее законодательство. Помните, что при составлении ориентироваться нужно не только на нормы Трудового кодекса. Есть и другие законы, которые касаются трудовой деятельности. Особое внимание рекомендуем вам обратить на отраслевое законодательство — оно содержит в себе множество дополнительных гарантий и компенсаций для работодателя и работника.
Также при разработке инструкции по КДМ согласно новому ГОСТу, рекомендуем обратить внимание и на те сферы работы компании, которые могут показаться вам не актуальными на первый взгляд. Например, в вашей компании совсем не развито направления командировок сотрудников. Но это вовсе не значит, что такого не может произойти в будущем. Следовательно, лучше ввести раздел о командировках в документ. Может он конечно будет описан не столь подробно, как у тех компаний, где это в порядке вещей, однако основные положения стоит указать.
Ввиду того, что стандартной формы инструкции по кадровому делопроизводству попросту не существует, то работодателю предоставляется возможность самостоятельно определять его структуру. В преамбуле расскажите о том, к какому юридическому лицу относится данная инструкция (наименование и реквизиты компании), а также кто будет выполнять КДП в компании. Также кратко опишите структуру кадровой службы.
Примерная структура инструкции по КДП может выглядеть следующим образом:
- Раздел 1. Прием новых работников в компанию.
- Раздел 2. Перевод работников внутри компании.
- Раздел 3. Увольнение работников из компании.
- Раздел 4. Оформление трудовых отпусков.
- Раздел 5. Осуществление работы с трудовыми книжками работников.
- Раздел 6. Перечень и размер дисциплинарных взысканий и поощрений.
- Раздел 7. Регламент выдачи справок и копий кадровых документов работникам.
- Раздел 8. Применение и хранение персональных данных в компании.
- Раздел 9. Порядок определения кадровой документации на архивное хранение.
- Приложения — в них можно разместить все шаблоны и формы кадровых документов, утвержденных в компании.
При помощи внедрения нашего сервиса кадрового электронного документооборота вы гарантированно организуете работу кадров в вашей компании на самом высоком уровне. Ведение кадрового делопроизводства станет не проблемой, а удовольствием. В систему можно загрузить все шаблоны документов, регламентируемые инструкцией по КДП вашей компании, либо создать абсолютно новые.
