У HR-отдела почти всегда больше задач, чем рук: отчеты для руководства, опросы вовлеченности, подготовка к выходу новых сотрудников, и для многих из них нужна помощь аналитиков, системных администраторов или разработчиков внутренних сервисов. У этих команд свои приоритеты, поэтому запрос HR может долго ждать своей очереди, даже если директор просил отчет еще вчера.
С вайбкодингом и ИИ-ассистентами, встроенными в корпоративный портал, часть этой работы HR-специалист может выполнять сам и не ставить задачи коллегам. Какие сценарии можно создать и что стоит подготовить заранее, рассказывает Анастасия Непейвода, HR People Partner Битрикс24.
Четыре сценария вайбкодинга для HR-команды
Отчет для руководства HR-специалист может собрать сам за полчаса
Данные о сотрудниках обычно хранятся в учетных системах вроде 1С или в аналитических хранилищах, например ClickHouse, куда сырые данные выгружаются большими массивами. Разобрать такие массивы самостоятельно без специальных знаний сложно, поэтому за каждым отчетом HR приходится обращаться к аналитикам. Если подключить эти источники к ИИ-ассистенту, который работает внутри корпоративного портала, HR-специалист сможет сам смотреть данные в любых разрезах и готовить отчет по запросу руководства примерно за полчаса. Подключение техническая команда настраивает один раз, и дальше обращаться к ней за каждой выгрузкой не придется.
Быстрый отчет получится только в том случае, если исходную базу ведут аккуратно. Когда в учетной системе одно и то же поле заполняют по-разному или откладывают исправление ошибок на потом, отчет выйдет неточным: в него попадает только то, что лежит в базе, и две по-разному записанные строки одного подразделения посчитаются как два разных.
Форму опроса и дашборд к нему HR-специалист может навайбкодить сам
Когда нужных данных в системах еще нет, их можно собрать опросом, и здесь важно, где будут храниться ответы. Ответы сотрудников содержат персональные данные, поэтому они должны оставаться в защищенном контуре компании, и внешние сервисы форм для таких опросов не подходят. Внутренние конструкторы форм эту задачу решают, и при этом их иногда приходится долго настраивать, чтобы ответы корректно синхронизировались с остальными системами. Удобнее всего в такой ситуации навайбкодить форму опроса самостоятельно и разместить ее на хостинге внутри корпоративного портала.
Сначала HR-специалист описывает ИИ-ассистенту контекст команды: какие изменения в ней происходят и с какими сложностями столкнулись сотрудники. С помощью нейросети можно подобрать вопросы, переформулировать их мягче или жестче и продумать варианты ответов, и из готового списка вопросов сразу собрать и саму форму, и дашборд по результатам. Если запустить опрос в понедельник и дать сотрудникам неделю на ответы, то в следующий понедельник руководитель получит дашборд с цифрами и цветовой разметкой ключевых результатов, без дополнительной обработки данных.
Системные администраторы узнают о выходе новичка в момент принятия оффера
Кроме работы с данными, с помощью вайбкодинга HR-специалист может настроить и обмен информацией со смежными отделами. Системным администраторам, которые выдают технику новым сотрудникам, важно заранее понимать, сколько человек выйдет в понедельник, один или десять, потому что нужное оборудование не всегда есть в наличии. Задачи на подготовку рабочего места иногда задерживаются, если их поставили не вовремя или руководитель долго согласовывал выход кандидата, и тогда администраторы рискуют не успеть подготовить технику к первому рабочему дню.
Решить эту проблему можно с помощью ИИ-агента, связанного со смарт-процессами подбора. Когда HR-специалист переводит кандидата на стадию «Принят оффер», в общий чат системных администраторов приходит сообщение с подразделением, городом и примерной датой выхода. Так коллеги узнают о новом сотруднике сразу после принятия оффера и получают больше времени на подготовку. Кроме того, раз в неделю в тот же чат может приходить сводка по количеству вакансий в работе, чтобы администраторы видели, сколько выходов может быть впереди.
Изменения в оргструктуре HR-команда может отслеживать автоматически
Таким же способом HR-команда может получать информацию и для себя. Оргструктура на корпоративном портале меняется вместе с компанией: появляются новые подразделения, меняются руководители, и вносить такие изменения могут не только сотрудники отдела кадров и HR. Чтобы кадровые данные оставались актуальными, HR важно вовремя узнавать о каждом изменении, и при большом числе подразделений проверять структуру вручную долго.
Вместо ручной проверки можно настроить робота, который раз в две недели сверяет структуру на портале с предыдущей версией. Если в карточке руководителя что-то изменилось, появилось или удалилось, HR-специалист получит уведомление со списком изменений и сможет вовремя обновить свои данные.
Перед стартом HR-команде стоит выбрать инструмент и навести порядок в данных
Все четыре сценария удобнее собирать в ИИ-ассистенте, который встроен в корпоративный портал и работает внутри защищенного контура компании, например в Коворк/Код Битрикс24. В этом случае данные сотрудников не выходят за пределы портала, и для работы доступны те же смарт-процессы, задачи и структура, с которыми HR имеет дело каждый день.
Чтобы такой инструмент действительно ускорил работу, перед стартом стоит проверить еще несколько вещей.
- Первая задача. Начинать удобнее с той задачи, в которой HR чаще всего ждет помощи других команд, например с регулярного отчета для руководства. Результат будет заметен быстро, и на понятном примере проще разобраться, как ставить задачи ИИ-ассистенту.
- Подключение источников данных. Его стоит заранее обсудить с технической командой и настроить один раз. Тогда HR-специалист будет работать с актуальными данными и не будет запрашивать выгрузку под каждый новый отчет.
- Единые правила заполнения учетных систем. Стоит договориться, в каком формате сотрудники вносят записи и кто отвечает за исправление ошибок. От этого напрямую зависит точность отчетов и дашбордов, которые HR-команда показывает руководству.
- Список кадровых событий, о которых должны знать смежные команды. Стоит заранее определить, кому нужна информация о принятом оффере, выходе нового сотрудника или смене руководителя подразделения. Тогда для каждого события можно настроить автоматическое уведомление, и коллеги получат данные до того, как задача станет срочной.
- Обратная связь от коллег. Уведомления и дашборды HR-команда делает для других отделов и руководства, поэтому их отзывы помогут понять, экономит ли автоматизация время и что в ней стоит изменить.
Скорее всего, умение ставить задачи ИИ-ассистенту постепенно станет для любого специалиста таким же базовым навыком, как работа с таблицами. Чем раньше команда начнет пробовать вайбкодинг на простых задачах, тем больше работы, которая сейчас ждет в очереди к смежным отделам, она сможет закрывать сама.
