Один из способов понять настроение и отношение сотрудников к компании, а также степень их удовлетворенности, – проведение опросов. С их помощью собирают данные от первого лица по вопросам, связанных с работой и управлением. Результаты исследований позволяют руководству принимать решения об улучшении условий труда, изменении подхода к управлению персоналом, внедрении образовательных программ.

Один из эффективных способов сбора мнений – пульс-опрос. Они имеют свои особенности и преимущества. Расскажем подробнее о таком формате, его целях и возможностях.

Особенности пульс-опросов и их отличие от обычных опросов

Пульс-опрос (импульсный опрос) – инструмент для быстрого и анонимного сбора обратной связи от сотрудников компании по ключевым вопросам. Его главная особенность – высокая скорость прохождения (примерно 5 минут) и регулярность. Такие опросы проводятся 1-2 раза в неделю или месяц. Они включают около 10 вопросов и посвящаются определенной тематике (предложения по улучшениям, взаимоотношения в коллективе, обратная связь о внедренных инструментах). Опросы проводятся для того, чтобы постоянно мониторить текущую ситуацию в компании, положение дел в ней.

Такая система сбора информации позволяет оценить степень удовлетворенности сотрудников работой, понять характер взаимоотношений в коллективе, выявить проблемы, тормозящие развитие бизнеса.

Импульсные опросы отличаются от стандартных опросов такими чертами:

1. Частота проведения. Сбор информации осуществляется регулярно – на еженедельной или ежемесячной основе, либо по мере необходимости, но с краткосрочными интервалами между каждым опросом.

2. Лаконичность. В опросах содержится всего несколько вопросов – от 5 до 10. Это делает их легкими для прохождения и снижает уровень усталости респондентов.

3. Актуальность. Краткосрочные опросы концентрируются на текущих, наиболее значимых проблемах и аспектах.

4. Быстрая обработка данных. Полученные в ходе опроса результаты быстро интерпретируются, и на их основе сразу же делают выводы.

Пульс-опросы полезны для:

1. руководителей и менеджеров по работе с кадрами в различных компаниях;
2. отделов и команд, которые стремятся к улучшению коммуникации между сотрудниками и быстрому решению возникающих проблем;
3. маркетологов, выясняющих реальную реакцию клиентов на продукты и услуги.

Описанный инструмент позволяет компаниям поддерживать высокую вовлеченноcть сотрудников во внутренние процессы компании, оперативно выявлять проблемы и решать их, улучшать существующие программы взаимодействия.

Задачи пульс-опросов в бизнесе

Такой способ сбора обратной информации востребован в бизнесе, так как позволяет достичь следующих целей:

1. измерение степени удовлетворенности сотрудников работой в целом, рабочей средой, корпоративной культурой;
2. определение степени вовлеченности сотрудников в работу компании;
3. измерение готовности сотрудников рекомендовать компанию как место работы (это отражает степень их лояльности к организации, в которой они трудоустроены);
4. выявление актуальных проблем на ранней стадии;
5. получение мнений сотрудников после внедрения новых проектов, инструментов или технологий;
6. сбор обратной связи по возможным улучшениям, связанным с организацией рабочего процесса или обучения.

Перечисленные метрики во многом влияют на результаты бизнеса, включая выручку компании, ее место в структуре рынка, прибыльность предприятия. Именно поэтому их изучают на регулярной основе, а не раз в год.

Запуск пульс-опросов особенно эффективен в следующие периоды:

• сразу после внедрения новых технологий, инструментов, проектов и инициатив;
• во время организационных преобразований;
• в процессе изменений различных систем.

Пульс-опросы важны на всех уровнях. Сотрудники с их помощью выражают мнение о работе и корпоративной культуре, руководство принимает решение о необходимости оптимизации тех или иных рабочих процессов, специалисты по работе с кадрами определяют существующие проблемы и ищут способы их устранения.

Преимущества пульс-опросов

Описанная система сбора данных имеет ряд весомых достоинств. Это:

• высокая скорость сбора (респонденты заполняют анкету в течение всего 2-3 минут) и обработки информации;
• актуальность (результаты позволяют видеть реальную ситуацию, существующую в реальном времени, поэтому реагировать на нее становится гораздо проще);
• получение большого количества данных для оценки различных аспектов, влияющих на результативность компании;
• возможность быстро выявить проблемы, существующие в команде;
• анонимность, обеспечивающая прозрачность и честность ответов;
• повышение мотивации сотрудников (они чувствуют свою причастность к положительным изменениям, которые происходят внутри компании);
• улучшение коммуникации по вертикали «руководство-подчиненные», укрепление командного духа.

Частое проведение импульсных опросов имеет и такое положительное качество, как снижение текучести кадров и повышение стабильности работы компании. Сотрудники, удовлетворенные условиями труда и работой, гораздо реже уходят из организации.

Организация такой системы сбора данных не требует значительных финансовых вложений, что также является важным преимуществом метода. Это значит, что пульс-опросы помогают удерживать ценных сотрудников без выделения крупного бюджета на эти цели.

Недостатки и ограничения метода. В каких случаях пульс-опрос неэффективен?

Описанный метод сбора информации имеет некоторые недостатки и ограничения – его применение дает эффект не во всех случаях.

К минусам пульс-опросов относят:

1. Слишком частое проведение. Из-за многократного повторения одинаковых по сути вопросов респонденты испытывают усталость.

2. Невозможность понять причины мнений сотрудников. Импульсный опрос является лаконичным, поэтому дает только поверхностное, общее понимание того, как обстоит ситуации.

3. Риск раздражительности опрашиваемых, которая связана с отсутствие реакции компании на результаты опросов. Если сотрудники регулярно заполнять практически одни и те же опросы, но при этом видят, что ситуация в компании не меняется, они ожидаемо разочаровываются в такой форме предоставления обратной связи.

Основным недостатком пульс-опроса считают то, что он может «сказать», что что-то идет не так, но не раскрывает, почему это происходит.

Также стоит учесть, что пульс-опросы имеют ряд ограничений на их использование в связи с тем, что:

• сотрудники дают неискренние ответы;
• респонденты не обладают достаточными компетенциями для оценки ситуации;
• испытуемые намеренно искажают ответы из-за личной заинтересованности.

Перед тем, как запустить процесс импульсного исследования, нужно трезво оценить его потенциал в рамках конкретной компании или коллектива. Значение имеют уровень организационной зрелости команды и степень корпоративной культуры.

Обратите внимание! При использовании пульс-опросов рекомендуется не делать их прохождение обязательным. Сотрудники компании должны делать это добровольно, что является одним из лучших показателей их вовлеченности.

Этапы проведения импульсного опроса:

Запуск и проведение пульс-опросов для сотрудников – сложный процесс, который включает несколько последовательных этапов:

Подготовка

Прежде всего, нужно понять, с какой целью проводится сбор данных. Это может быть оценка уровня удовлетворенности персонала или выявление факторов стресса, а также другие актуальные темы. После определения темы опроса и его задач составляют список вопросов. Желательно, чтобы в этом процессе принимал участие руководитель: он может скорректировать некоторые формулировки или внести свои.

При окончательном утверждении перечня вопросов нужно убедиться, что они понятны и кратки, позволяют получить интересующую информацию.

Оповещение сотрудников о проведении опроса

Распространить информацию о запланированном мероприятии можно лично, «вживую», либо с помощью мессенджеров или корпоративных чатов в соцсетях. Очень важно донести до всех сотрудников важность такого исследования и их участия в нем. Также нужно упомянуть о том, что исследование проводится анонимно.

Решение организационных моментов

Опрос может проводиться разными способами. Традиционный вариант – использование распечатанных листов с вопросами, правильные ответы в которых указывают вручную.

Более удобный и современный вариант – использование цифровых платформ для проведения опросов. Сегодня существует много цифровых сред, в рамках которых можно реализовывать инструменты для управления персоналом.

Опрос запускается автоматически, в выбранное время, на наиболее подходящей платформе. Доступ к ним возможен не только через ПК, но и через мобильные устройства, что повышает удобство проведения исследования.

Анализ полученных данных

Группа экспертов перерабатывает информацию, которую предоставили респонденты. Результаты для удобства вносят в сравнительную таблицу, при необходимости – переводят ее в диаграмму. Наглядные материалы позволяют оценить текущую ситуацию и сделать выводы относительно дальнейших действий.

После исследования необходимо давать обратную связь сотрудникам, делиться с ними результатами. Такой подход демонстрирует членам команды, что руководство организации доверяет им, видит в них не только подчиненных, но и полноценных партнеров.

Следующий шаг – составление плана действий для восполнения пробелов и решения проблем, выявленных в ходе изучения ответов в опроснике.

Как часто нужно и можно проводить пульс-опросы?

Сама идея такого исследования мнений предусматривает частое проведение опросов. Несмотря на это, важно не перегружать сотрудников, иначе они утратят интерес и могут быть недостаточно искренними при заполнении предоставленного вопросника.

Эксперты считают, что оптимальная частота проведения импульсных опросов – раз в 2 недели месяц. Ни чаще, ни реже внедрять такие исследования не стоит.

Обратите внимание! Чтобы разнообразить процесс и при этом не утомить сотрудников, можно проводить опросы еженедельно, но посвящать их разным темам. Например, в первую неделю анализировать настроение и мотивацию, в течение второй– вопросы коммуникации и поддержки, в течение третьей – ресурсы и рабочую нагрузку.

Проведение пульс-опроса с помощью платформы Jinn

Современные цифровые инструменты и технологии позволяют сделать запуск и проведение импульсных опросов более простым и удобным. Для этого используют специальные сервисы и онлайн-платформы. Они имеют полный набор необходимых функций, в том числе – интеграция с корпоративными системами и обеспечение анонимности.

Одна из лучших на сегодня платформ по сбору обратной связи – Jinn. Опросы здесь запускаются всего за несколько минут. По результатам исследований система автоматически формирует подробные отчеты.

Пульс-опрос – инструмент для сбора регулярной обратной связи. С его помощью быстро изучают текущие настроения команды и получают представление об актуальной ситуации в целом. Благодаря оперативности получения и обработки информации возможные проблемы компании замечают еще до того, как они окажут отрицательное влияние на бизнес-процессы.