Современные компании, стремящиеся к повышению эффективности и оптимизации рабочих процессов, все чаще обращаются к системам ведения проектов. Правильно внедренная система управления проектами помогает организовать работу команды, улучшить коммуникацию, сократить затраты и время на выполнение задач.
Процесс интеграции СУП требует тщательного планирования и стратегического подхода, как и выбор системы управления проектами влияние которого распространится на организационные процессы управления компании и работы над проектами в целом.
Шаг 1: Определение потребностей и целей системы управления проектами
Первым шагом является четкое понимание потребностей организации и целей, которые хотелось бы достичь с помощью системы ведения проектов. Необходимо определить:
- Основные проблемы, которые должна решить система.
- Цели, которые нужно достичь, внедрив инструмент — систему управления.
- Требования к функциональности системы.
После того, как будут четко определены требования к системе можно переходить к поиску и рассмотрению различных вариантов.
Шаг 2: Выбор подходящей системы ведения проектов
На рынке представлено множество систем управления проектами, каждая из которых имеет свои особенности и преимущества. При выборе системы учитывайте следующие факторы:
- Масштабируемость
- Возможность адаптации системы под рост и изменения в компании.
- Интеграция
- Совместимость с уже используемыми инструментами и платформами.
- Простота использования
- Интуитивно понятный интерфейс и легкость освоения для пользователей.
- Функциональность
- Наличие необходимых функций для управления проектами специфики компании.
- Стоимость
- Соотношение цены и функционала, а также наличие пробных версий или демонстраций.
Также могут существовать системы и решения, которые разработаны с учетом специфики бизнес-процессов. Для отрасли девелопмента в ИСУП важно, чтобы в функционале системы управления строительными проектами была полная и четкая картина по всему портфелю проектов, актуальная информация по бюджету и срокам проектов, а также возможность обсуждения и планирования будущих строительных проектов.
Пример дашборда в системе ADVANTA для компаний в отрасли строительства и девелопмента
Именно поэтому на этапе выбора системы необходимо узнать — есть ли дополнительные специфичные решения в системе управления проектами. Обычно эта информация присутствует на официальных сайтах программ, но иногда о них можно узнать непосредственно у представителя компании.
Шаг 3: Планирование и подготовка внедрения системы
После выбора системы управления проектами важно тщательно спланировать процесс ее внедрения, чтобы обеспечить гладкий переход и минимизировать возможные сбои.
Необходимо проанализировать текущие рабочие процессы, чтобы выявить слабые места и определить области для улучшения. Это поможет выбрать наиболее полезные функции системы и эффективно их использовать.
Важным моментом на этапе планирования внедрения системы является подготовка инфраструктуры. Проверка технической готовности для внедрения новой системы — наличие необходимого оборудования, стабильного интернет-соединения и т.д.
Для «хорошего» перехода на новую систему необходимо назначить команду внедрения, которая будет отвечать за процесс интеграции системы управления проектами.
Назначение команды внедрения является критически важным шагом. Эта команда будет отвечать за весь процесс интеграции системы управления проектами, включая планирование, тестирование и поддержку.
Шаг 4: Обучение команды + пилотное тестирование
Успешное внедрение системы ведения проектов невозможно без обучения сотрудников. Организуйте тренинги и семинары, в которых будет объяснение функциональности и особенностей системы. Разработка руководств, видеоуроков и FAQ для поддержки пользователей будет огромным плюсом для быстрого, но грамотного внедрения.
Многие компании по внедрению систем управления проектами включают данный пул задач в стоимость внедрения продукта.
После того, как команда может пользоваться системой стоит провести пилотное тестирование. Это поможет выявить возможные проблемы и адаптировать систему под реальные условия работы.
Пилотное тестирование включает:
- Выбор пилотного проекта:
Определение небольшого проекта или команды, который будет использоваться для тестирования новой системы. Выбор такого проекта позволяет минимизировать риски и оценить потенциальные выгоды от внедрения. - Сбор обратной связи:
Проведение анализа опыта пользователей, работающих с системой в ходе пилотного проекта. Это включает сбор и документирование мнений, замечаний и предложений от пользователей. Цель — выявить проблемные зоны и узкие места в функционале или пользовательском интерфейсе. - Корректировка процессов:
На основе собранной обратной связи производится анализ результатов и внесение необходимых изменений в систему. Это может включать корректировку процессов работы с системой, улучшение интерфейса или добавление новых функциональных возможностей.
Этапы обучения команды и пилотного тестирования критичны для успешного внедрения системы ведения проектов. Тренинги, семинары и разработка руководств обеспечат сотрудникам необходимые знания для эффективного использования новой системы. Эффективное пилотное тестирование помогает организации убедиться в готовности и успешности внедрения новой системы управления проектами перед ее полным масштабным запуском.
Шаг 5: Полный запуск и мониторинг
После успешного пилотного тестирования можно переходить к полному запуску системы. На этом этапе важно:
- Оповещение сотрудников: Информирование всей команды о запуске новой системы, объяснение ее преимуществ и особенностей.
- Поддержка пользователей: Обеспечение постоянной поддержки пользователей, наличие службы поддержки или внутренних консультантов.
- Мониторинг и улучшение: Регулярный мониторинг работы системы, сбор обратной связи и внесение улучшений по мере необходимости.
Прекрасно — система внедрена, проверена и уже улучшает внутренние рабочие процессы от составления отчетов до аналитики по бюджету.
Заключение
Внедрение системы ведения проектов — сложный, но важный процесс, который требует тщательной подготовки и последовательного выполнения всех этапов. Правильно выбранная и внедренная система поможет компании оптимизировать процессы, повысить продуктивность и добиться поставленных целей. Следуя приведенным шагам, можно успешно интегрировать систему управления проектами и обеспечить ее эффективное использование в вашей команде.
