Уместны ли смайлики в сервисной переписке с клиентом или коллегами

Электронная переписка уже давно стала отдельным каналом коммуникации. От официальных писем мы постепенно перешли к деловому, при этом живому, стилю. Появились свои правила относительно приветствий, пожеланий, длины предложений, уместности использования смайлов.

delovaya_perepiska

Рекомендую обратить внимание на следующие моменты в сервисной переписке с клиентом и коллегами:

1. Наличие темы письма и приветствия. Не заставляйте получателя вспоминать и думать, о чем вообще речь. Доброжелательное начало – обязательный минимум в электронной переписке с клиентом.

2. Упрощайте текст, пишите простыми и четкими предложениями. Проверяйте, можно ли разбить одно длинное предложение на два или даже три коротких.

3. Визуально структурируйте текст письма. Распределяйте текст на абзацы, используйте нумерацию.

4. Грамотность. Проверяйте верность написания слов, окончаний. В опечатках клиенты видят невнимание, спешку, и, следовательно, равнодушие и пренебрежение.

5. По максимуму исключите восклицательные знаки и слова, написанные caps lock. Читая фразу «жду от Вас информацию уже ДВА ДНЯ», собеседнику может подумать, что мы на него накричали.

6. Применяйте слова и фразы с положительной эмоциональной окраской. Например, «Мы можем», «Готов ответить…», «Решим оперативно».

7. Если вы даете клиенту инструкцию в чате или электронном письме – «откройте, перейдите по ссылке, нажмите и т.д.» — добавляйте «пожалуйста». Иначе у клиента возникает ощущение командного тона.

8. Участники часто спрашивают, а как быть со смайликами, допустимы ли они в современной деловой переписке. Эти эмоциональные знаки уже стали элементом коммуникативной культуры, мы по ним считываем и передаем настроение.

Если в сообщении клиенту, с которым мы долгое время общаемся, не поставить смайлик, то он может спросить: «Все ли в порядке?» или «Что грустный такой?». А вот с новыми клиентами рекомендую воздержаться от милых мордашек и ориентироваться по ситуации. Желательно, чтобы собеседник первым сделал такой шаг к сокращению дистанции.

На одном из тренингов мы разбирали случай, когда оператор, используя шаблоны фраз, написал клиенту «Отвечу на любые ваши вопросы», в ответ собеседник спросил: «Тогда как размножаются бобры?». В этой ситуации смайлик в ответ был уместен.

Письмо можно перечитать, и из него «слово выкинешь», пользуйтесь этой возможностью. Если ответ требуются срочно, 30 секунд на поправку 3-4 абзацев не увеличат ожидание клиента, зато могут спасти от существенных неприятностей и крупных ошибок.

Соблюдение этих правил поможет вам писать сервисно и быть уверенным, что его прочтут с той интонацией, с которой вы написали.
Источник: http://service-up.ru/praktikum/byt-ili-ne-byt-smajliku-v-pisme-klientu.html

По теме: Письма, которые бесят ваших клиентов. 10 ошибок e-mail переписки

По теме: Адаптация сотрудников.Сила первого впечатления… взгляд изнутри

Автор публикации

не в сети 8 месяцев

Дарья Кузнецова

Бизнес-тренер и консультант по клиентскому сервису и продажам
ПКГ ServiceUp.ТК

Комментарии: 0Публикации: 59Регистрация: 15-02-2016

Дарья Кузнецова

Бизнес-тренер и консультант по клиентскому сервису и продажам ПКГ ServiceUp.ТК

Вам также может понравиться

Добавить комментарий

Войти с помощью: 

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Авторизация
*
*
Войти с помощью: 
Регистрация
*
*
*
Пароль не введен
Войти с помощью: 
Генерация пароля