Кадровый электронный документооборот: зачем внедрять и как сделать это грамотно

Юлия Петрова, эксперт в области реинжиниринга HR-процессов “Северсталь — ЦЕС”

КЭДО сегодня постоянно присутствует в сфере внимания руководителей проектов по автоматизации процессов и цифровым трансформациям. Способствует тому и регулярная модернизация законодательства в этой сфере, и государственные инициативы. Так, в июне текущего года стартует эксперимент по переходу на кадровый электронный документооборот сразу в трех ведомствах: Минцифре, ФНС и Казначействе. Очевидно, что в дальнейшем технология будет внедряться и в другие ведомства, а следом придет черед различных компаний. И уже не в формате пожелания иметь КЭДО, а в виде законодательно установленной необходимости. Но как выбрать КЭДО и как внедрить систему грамотно, чтобы все заработало как по маслу?

Внедрение КЭДО — мода или необходимость?

В свое время от участия в государственных пилотных проектах по переходу на КЭДО мы отказались. Тогда не было острой потребности подвергать рискам текущие кадровые процессы, а для автоматизации процессов использовались возможности других цифровых решений — порталы, личные кабинеты и прочие микросервисы. Кроме того, у наших клиентов разные бизнес-масштабы, и не всегда было оправданно идти в большую автоматизацию — она не была бы использована во всей полноте функционала. Активно подключаться к задачам по внедрению КЭДО и переводить наших клиентов на комплексное КЭДО мы начали, когда это стало законодательно и экономически обоснованно — с конца 2021 года.

Если же проанализировать, как развивается ситуация в области кадрового электронного документооборота с точки зрения законодательной базы сегодня, то можно с уверенностью прогнозировать, что в скором времени КЭДО станет неизбежностью для всех. Мы наблюдаем, как на уровне государства регулярно выдвигаются новые инициативы по развитию электронного документооборота. Процесс перехода на КЭДО запущен, изменить ситуацию, отказавшись от электронного документооборота, мы уже вряд ли сможем. Поэтому перед компаниями стоит вопрос не о том, переходить или не переходить на КЭДО, а о том, как и когда переходить: заблаговременно подготовившись к нововведениям или спохватившись в последний момент.

Что важно учесть при выборе системы КЭДО, чтобы не допустить фатальную ошибку

Первоочередный момент в процессе перехода на кадровый электронный документооборот — выбор системы КЭДО, которая должна отвечать всем требованиям и нуждам компании. Задача трудная, поскольку на рынке сегодня можно найти много предложений систем КЭДО, визуально похожих, но отличающихся и стоимостью, и качеством, и технологическими тонкостями. Кроме того, поставщики систем регулярно вносят изменения в решения, улучшая и дорабатывая их. Мы находимся в партнерстве с лучшими поставщиками КЭДО, и, могу сказать, что регулярно отслеживать изменения и доработки даже у ограниченного круга представителей непросто. Кроме того, нужно честно признать, что любая система КЭДО как продукт не имеет цифровой зрелости. А, значит, она имеет риски при внедрении, которые нужно учитывать и уметь предвидеть уже на этапе выбора системы.

Когда встает вопрос: “А какое решение системы КЭДО выбрать?”, — ключевым моментом становится определение требований к системе. В прошлом году на основании исследований, проведенных РБК, впервые был создан рейтинг систем КЭДО.

Казалось бы проблема решена — посмотри на рейтинг, и найдешь ответ, какая система является лучшей. Однако достаточно ли опираться только на рейтинг? Поможет ли он выбрать систему, которая позволит достигнуть бизнес-эффектов внедрения КЭДО вашей компании? Наш опыт показывает, что все намного сложнее.

Сама по себе внедренная система — не залог успешности проекта КЭДО. Чтобы минимизировать риск не достижения бизнес-цели от внедрения КЭДО, на основании нашего опыта реинжиниринга и цифровизации бизнес-процессов мы разработали методологию комплексного анализа бизнес-систем, позволяющую всесторонне оценить системы в момент выбора и разработать требования к системе на перспективу.

Мы разделили эти требования на шесть смысловых блоков, каждый из которых базируется на проведении профильного аналитического исследования следующих областей:

безопасность,
удобство решения для пользователей системы,
функциональные возможности системы,
развитие решения,
стоимость,
надежность поставщика.

Рассмотрим каждый из них подробнее.

Безопасность

Для HR-технологий вопрос безопасности системы КЭДО должен стоять первым, поскольку, прежде всего, КЭДО это юридически значимый документооборот. Что мы рекомендуем здесь анализировать, и какие моменты при проведении анализа не всегда будут очевидны? Зачастую клиенты формируют качественные требования в отношении вендора. Однако безопасность важно оценивать не только на стороне системы. Важно анализировать и ситуацию со стороны компании-клиента, изучать особенности ее инфраструктурной и информационной безопасности. Вероятно, на стороне самой компании будут выявлены особенности, которые потребуют дополнительной проработки.

Двусторонний анализ безопасности поможет минимизировать риски и снять ограничения в реализации проекта: например, риск приостановки проекта в силу несоответствия требованиям безопасности с вашей стороны.

Удобство решения для пользователей системы

На этапе оценки системы КЭДО по этому показателю есть разное видение того, в чем именно система должна быть удобной. И здесь важно получение обратной связи от HR-специалистов компании, знающих особенности персонала: например, система КЭДО для сферы e-commerce будет значительно отличаться по показателям удобства от системы КЭДО для производства. С этой целью мы проводим интервью, понимая, как именно работает персонал, как сейчас в компании выстроен документооборот. И выделяем, какие моменты нужно учесть, чтобы реализовать впоследствии необходимые процессы в электронном формате.

Функциональные возможности системы

Если говорить о функциональных возможностях системы, здесь мы анализируем уже на глубоком предметном уровне, какие особенности нужно учесть в реализации системы в конкретной компании. Смотрим, как выстроены процессы, какие функциональные особенности нужно учесть при переводе процессов в КЭДО, каких настроек нет в “коробочной” версии системы, но они могут быть учтены и доработаны в проекте. В том числе и пересматриваем сами процессы. Иногда ищем варианты, подбирая способ реализации заданных требований с помощью уже существующих у клиента IT-систем.

На этом этапе мы рекомендуем собирать максимальное количество требований к системе, предъявляемых различными сторонами. Важно не отбрасывать при проведении первой оценки какие-либо факторы, которые на первый взгляд кажутся незначительными. Иногда техническое задание содержит до 200-300 пунктов, превращаясь в огромную документацию. Однако лучше посмотреть внимательно на каждый из них, нежели впоследствии споткнуться на неучтенном требовании в процессе реализации.

Развитие решения

Запуская внедрение системы КЭДО в компании, мы должны отдавать себе отчет, что это не разовое, а долгосрочное решение. Это означает, что необходимо анализировать ряд факторов, даже если на старте они не находятся в основном фокусе внимания. Среди таких факторов — интеграция. Базовая интеграция с учетной системой присутствует во всех решениях поставщиков. Однако, когда мы говорим о необходимом для компании уровне автоматизации, важно четко представлять, какой уровень достигается базовой интеграцией от поставщика КЭДО. Важно заранее понимать, что необходимо будет доработать и на чьей стороне, чтобы сделать систему максимально автоматизированной. Ведь смысл внедрения КЭДО не в простом подписании документов в электронном виде, а в полноценном электронном процессе и управлении документооборотом.

Стоимость

Безусловно, стоимость является важным фактором. И здесь важно учитывать, что и как именно мы считаем. Для одной компании ключевым показателем будет объем расходов в ближайшем горизонте планирования. Другая же будет смотреть на окупаемость проекта в течение последующих двух-трех лет, понимая, что достичь целевых эффектов за два-три месяца действия системы КЭДО невозможно.

Надежность поставщика

Оценивая этот параметр, мы рекомендуем смотреть пристально не только на маркетинговые составляющие, но и анализировать контрактные условия, опыт, состав и уровень квалификации команды поставщика. Если вам предлагают очень дешевое решение, задайте себе вопрос: “А за счет чего будет достигнута эта экономия?”

Решение решению рознь

Ни один наш проект не был одинаковым. Все клиенты принимают решения по-разному, отталкиваясь от возможностей и потребностей своей компании. Во многом это зависит от того, кто является главным действующим лицом при принятии решения о выборе системы КЭДО.

Так, у нас был опыт, когда процессом выбора руководил HR-партнер. Он “бился” за ее пользовательское удобство, интерфейс, чтобы система внедрялась в работу гладко, не вызывая отторжения у персонала. Финансовый блок, будучи значимым, тем не менее не являлся определяющим: компания не стремилась выбрать самое дешевое решение, и в итоге выбор пал на максимально комфортную для сотрудников систему, но стоимостью выше среднего.

В другом примере решающее слово было за представителями IT-подразделения компании. Соответственно, в большей степени их волновали технологические возможности системы, информационная безопасность, качество оказания технической поддержки. Особенности диктовались, в том числе, и сложной инфраструктурой компании: были предъявлены требования вендору по поводу того, как будет выстраиваться интеграция, как будут защищены каналы передачи данных. Финансовая составляющая была в этом случае важной для компании, но был соблюден баланс вложений и качества.

В ином проекте с клиентом был в большей степени соблюден баланс с точки зрения принятия решения о выборе поставщика: В подборе системы активно участвовали все ключевые представители направлений функций компании, и это позволило получить и выровнять требования всех сторон. Благодаря этому проект был доработан в нужных моментах под инфраструктурные и бизнес-особенности компании еще до старта внедрения системы. Кроме того, уже на этом этапе для клиента были сформированы как краткосрочные, так и долгосрочные планы по доработкам и развитию системы КЭДО.

Можно ли внедрить “коробку” КЭДО?

Многих волнует вопрос, можно ли полагаться на решения КЭДО из “коробки”. Являясь экспертами в построении бизнес-процессов, мы смотрим на процесс внедрения IT-систем как на инструмент внутри самого бизнес-процесса. И мы считаем, что внедрить “коробку” можно, но при условии, что процессы внутри компании совпадают с возможностями, которые существуют в этом решении. Здесь бывают две опасные крайности, когда в компании считают, что:

их процессы максимально стандартизированы,
их процессы очень особенные.

И в том, и в другом случае нужно будет провести тщательный анализ того, насколько представление компании об их процессах соответствует реальности. В первом случае необходимо проверить, насколько они сопоставляются с предлагаемыми системой решениями. Во втором — насколько процессы компании уникальны, можно ли их привести к стандартам или эти особенности критичны для бизнес-процессов.

Если же говорить обобщенно, то внедрить “коробочное” решение можно при следующих условиях:

небольшая численность сотрудников и небольшое количество процессов,
готовность компании перестроить бизнес-процессы под выбранное решение,
готовность к тому, что требования, не покрытые КЭДО, будут покрыты другими IT-системами,
ограничения выбранной системы не являются критичными для компании.

И, напротив, “коробочное” решение не подойдет, если:

готовое решение не дает ожидаемых бизнес-эффектов,
есть риски отторжения системы при невыполнении условий вашей индивидуальной кастомизации,
в вашей компании значителен процент особенностей бизнес-процессов,
в вашей компании повышать уровень автоматизации на стороне КЭДО дешевле либо есть больше для этого возможностей, чем на стороне других IT-систем (особенно актуально для всех проектов связанных с импортозамещением и иностранным ПО).

Как посчитать эффекты от внедрения КЭДО и обосновать необходимость системы бизнесу

Модели расчетов эффектов от внедрения КЭДО могут быть разными. Они диктуются тем, что важно для конкретной компании.

Базовым эффектом от внедрения будет стоимость, которая рассчитывается по компонентам, зависящим от ситуации в конкретной компании. Среди компонентов стоимости могут быть логистика, хранение, трудозатраты на обеспечение процесса, расходы на бумагу и печать и так далее.

Более сложный показатель — время на процесс. Здесь сопоставляются временные затраты на процессы, связанные с документооборотом, до внедрения КЭДО и после. Важно учитывать временные затраты не только внутри системы КЭДО, а от самого старта процесса — например, с момента, когда сотрудник сказал “Хочу в отпуск”. Подобный анализ помогает верно формировать ожидания уровня автоматизации от перехода процессов в КЭДО.

Еще один блок — качество процессов. Он не самый простой для оценки и сбора доказательств: требуется определенный уровень экспертизы от команды, доказывающей ценность проекта. Также он сильно зависит от уровня зрелости и культуры бизнес-процессов компании. Базово же речь будет идти о снижении риска потери документов, сокращении числа ручных ошибок, повышении зрелости и прозрачности процессов и уровне контрольной среды.

В целом, чтобы не запутаться при выборе системы и сборе требований к системе КЭДО следуйте трем правилам: