Автор: Мария Финатова, юрист-партнер Института профессионального кадровика
В современном мире, а конкретнее в нашей стране осуществление кадрового администрирования с учетом требований действующего трудового законодательства необходимо. Однако, это правильно поставлено далеко не во всех организациях. В данной статье я предлагаю рассмотреть почему этого не происходит и в чем главные проблемы.
Для того чтобы разобраться в этом вопросе нужно понимать, что входит в систему кадрового администрирования в организации и вообще, что такое кадровое администрирование
Под кадровым администрированием понимается управление персоналом в организации в соответствии с требованиями действующего законодательства, т.е. управление, в соответствии с законом. Каждая система кадрового администрирования (далее — «Система КА») в зависимости от вида организации и ее организационно правовой формы внутри себя выделяет обязательные и необязательные документы в силу требований действующего законодательства либо в силу требований внутренних регламентов организации, либо связанных со спецификой работы и родом деятельности.
Для правильной работы Системы КА работодателю необходимо выполнение целого ряда условий. Рассмотрим самые основные.
Условие первое – состав управленцев. Конечно от того, кто стоит во главе организации и кадрового администрирования зависит многое, так как именно эти люди генерируют идеи, решают задачи, выстраивают правильную работу, позволяющую давать нужный результат. И если это условие не выполняется, например, отсутствует нужный человек (Руководитель HR-службы) для выполнения данной работы, то и системы как таковой нет.
Условие второе – соблюдение требований закона. Сейчас превеликое множество нормативных правовых актов, которым мы должны следовать и неукоснительно соблюдать. Это соблюдение выражается в правильном оформлении документов, соблюдении процедур, сроков, порядков. Нормативная база меняется ежедневно, и уследить за всем – задача не из легких. Малейшее упущение может вызвать целый резонанс со всеми вытекающими рисками и последствиями.
Условие третье – правильное выстраивание системы документооборота. Во многих организациях очень много лишних и ненужных документов, которые не требуются в соответствии с требованиями закона, но используются, потому что так привыкли или это кому-нибудь нужно. Когда нет упорядоченной системы, отсутствуют внутренние коммуникации работа строится несколько иначе, чем должно быть: на все уходит больше времени, теряются приоритеты, да и не только они, теряются и документы, которые по сути своей просто не там лежали, когда были нужны и т.д. Разработка внутренних локальных актов, политик, регламентов и форм документов исходя из специфики деятельности организации либо принадлежности к определённой отрасли, минимизация кадрового документооборота (только то, что нужно по закону) все это и многое другое позволяет выстраивать работу на нужном уровне и с минимальными трудозатратами. Приведение в соответствие кадрового документооборота решает эту проблему, так как сразу все встает на свои места и жить становиться легче.
По теме: Почему каждая проверка инспекции труда выявляет нарушения у работодателя?
И условие четвертое — состав игроков и выстраивание коммуникаций. Несомненно, речь идет о рабочей группе помощников управленца – представителях кадровых служб, чьими руками и головами все оформляется и делается, через кого все проходит. Именно они при правильной постановке задач, личном контакте с ними руководителя, налаженных внутри коммуникациях смогут работать на результат в команде. Когда команды нет, увы, работать гораздо сложнее. Работа команды во многом зависит от работы с ней их руководителя, от его боевого духа и желания вести за собой.
Подводя итоги несомненно хочется сказать, что выстраивание Системы КА дело не из легких, как ни, казалось бы, со стороны. У каждого свое понимание и представление как должна выглядеть — эта Система КА, и каждый строит ее по своему, тем не менее при соблюдении хотя бы самых основных условий (описанных выше) можно смело говорить о том, что таким образом выстроенная система работает. Конечно, она требует шлифовки, конечно она не идеальна, но главные принципы соблюдаются.
