Инструкция для HR-специалиста в условиях кризиса. Апрель 2020 

 

Антикризисная  колонка   проекта КОДЕРЫ  thecoders.ru.

Бинго 2020: эпидемия мирового масштаба, принудительная самоизоляция, обвал цен на нефть и девальвация рубля. Не только малый и средний бизнес массово разоряется, но и целые отрасли такие, как авиаперевозки, туризм, event-индустрия, HoReCa, оффлайн продажи, сферы услуг терпят значительный финансовые убытки. А теперь ещё и «оплачиваемые выходные» продлили до конца апреля, но западные сценарии развития эпидемии подсказывают, что это может не закончиться и до конца мая. 

 

Недавний опрос сервиса HeadHunter показал, что лишь 16 % компаний России перевели офисных сотрудников на удалёнку из-за пандемии коронавируса и продолжили работу. Прежде всего это хорошо адаптированные к дистанционной работе сферы: маркетинг и IT.  Остальные просто не могут обеспечить работникам условия труда в сложившейся ситуации.

 

Главные вопросы месяца: как спасти бизнес и что делать с сотрудниками?

 

stabilnaya_kompaniya

 

Разберемся с терминами

Удалёнка – разговорное слово. Правильной формулировкой будет являться дистанционная форма работы. Не путать с надомной работой.

Надомный работник производит товар и получает сдельную оплату. Как правило, это производящая рабочая сила: ремесленник, изготовитель авторской керамики, крафтовых аксессуаров и т.п.

Дистанционный работник – это штатный сотрудник, показателями эффективности которого являются результаты умственного труда. Отличием от офисного работника является лишь необязательное посещение офиса.

 

Переводим на дистанционную работу правильно

На практике с подобной ситуацией не сталкивался ни один HR-специалист: президент в прямом эфире призвал оплачивать нерабочие дни. Так как в ТК РФ есть либо рабочие либо выходные дни, а нерабочие, но оплачиваемые не предусмотрены, то мы вынуждены изобретать велосипед, думать, как “выкрутиться” с соблюдением закона, и как сохранить бизнес и хотя бы в какой-то мере зарплаты .

Шаг первый: Издаём приказ по компании о переводе работников на дистанционную форму работы.

Для начала определяем категории сотрудников, которые могут «безболезненно» работать дистанционно, то есть без потери эффективности.

На те категории работников, которые обязаны присутствовать на рабочем месте, такая схема дальнейшего взаимодействия на время карантина не распространяется.

В приказе указывается причина перехода: «в связи с эпидемиологической ситуацией в стране и невозможностью выполнения трудовых функций в офисе приказываю перевести работников на дистанционную форму работы.»

Шаг второй: Заключаем дополнительное соглашение.

Условия труда экстренно меняются. В трудовом договоре есть пункт, что местом работы является фактический адрес офиса/предприятия и т.п., и в условиях самоизоляции он не соблюдается. То есть условия трудового договора в сложившейся ситуации вынуждено нарушаются.

 

Соответственно, с каждым работником необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором пункт о фактическом месте выполнения работы изменяется на другой

 

5 шагов для руководителя, как научиться выживать и расти в кризис

 

Шаг третий: Прописываем правила дистанционной работы.

Работодатель обязан обеспечить работника техническими средствами для выполнения его трудовой функции. Важно прописать и выложить в базе знаний новый регламент и определить корпоративную культуру на период карантина.

Если базы знаний в компании нет, важно быстро создать её для обмена необходимой информацией, документацией и управления знаниями сотрудников. Чтобы внедрить и разработать корпоративную библиотеку с новостной лентой, необходимо выбрать максимально автоматизированный сервис с целевым функционалом, например, WikiWorks. Платформа не требует много времени на внедрение; менеджер по персоналу может оперативно внести в базу сотрудников компании, им на почту прилетит уведомление – и сервис готов к работе.

В базе знаний нужно четко прописать правила: как учитывать временные затраты, в какой промежуток времени обязательно присутствовать онлайн в корпоративных мессенджерах, ясно поставить цели и задачи, а также сроки выполнения. Удалённая работа требует более тщательного планирования и организации.

Можно отдельно прописать требования к рабочему месту сотрудников:

  • Наличие рабочего кабинета,
  • ноутбук,
  • быстрый интернет,
  • веб-камеры для конференций,
  • доступ в сеть компании через VPN,
  • на компьютере установлены все необходимые программы,
  • доступы к корпоративной почте и всем рабочим документам.

 

Не допускаются:

  • работа с телефона,
  • работа в ночное время,
  • заниматься личными делами в рабочее время.

Прописанным в регламенте WikiWorks правилам можно поставить отметку «изучено» или лайк/дизлайк, каждый сотрудник может внести корректировки и предложения в комментариях к документу.

Обеспечить всем необходимым – задача работодателя. Ознакомиться и выполнить – задача сотрудника.

Оплата дистанционной работы

Важно отметить, что дистанционная работе не подразумевает изменение оплаты труда. Уменьшить оклад даже в условиях форс-мажора невозможно в одностороннем порядке, а только с  письменного согласия работника.

 

Как экономить средства из фонда оплаты труда

Несмотря на то, что президент призвал сохранить зарплаты сотрудникам, у большинства предпринимателей возникает вопрос, где взять на это деньги, если прибыли нет. Для тех работников, которые не могут выполнять свою работу из дома или чей труд невозможен в условиях карантина есть три дальнейших сценария:

  1. Сокращение

Самый радикальный и непопулярный –  сокращение должности.

  1. Неполная рабочая неделя

Если все силы брошены на сохранение компании и целостности коллектива, то возможно оформить перевод на неполную рабочую неделю (не путать с сокращенной рабочей неделей: это понятие, применимо к определённой категории граждан: несовершеннолетние, беременные, инвалиды).

  • Можно работать хоть один час в неделю – строгих ограничений здесь нет.
  • Это существенное изменение условий труда и трудового договора, соответственно, оформляется отдельным письменным уведомлением работника и дополнительным соглашением к трудовому договору.
  • Ставка по окладу, указанному в штатном расписании, сохраняется, а часы уменьшаются.
  • Соответственно, пропорционально рабочим часам идёт расчёт и начисление зарплаты.

 

Чему научил нас кризис ? Как компании и корпорации пытались выжить и справиться с трудностями

 

  1. Вынужденный простой

Чаще всего вынужденный простой случается по вине работника, если тот, например, сломал оборудование; в этом случае простой не оплачивается. Если вынужденный простой произошёл по вине работодателя, тогда тот обязан оплатить его в размере 2/3 среднего заработка работника.

На сегодня вынужденный простой происходит не по вине работника или работодателя, а из-за ситуации с коронавирусом. Если работодатель хочет сохранить компанию и коллектив до лучших времен, он может оформить вынужденный простой с сохранением ⅔ среднего заработка работников. Мера не может длиться более 6 месяцев, но мы надеемся, что это все это скоро закончится.

В таком случае работодатель обязан уведомить службу занятости в течение трёх дней с момента издания приказа о переводе компании (или отдельной категории работников) на вынужденный простой. В условиях форс-мажора письменного согласия работников не требуется. Когда все выйдут из карантина, то приказом по компании можно вернуть прежний режим работы.

В условиях отсутствия прибыли собственники бизнеса, пытаясь сохранить рабочие места, выплачивают зарплату работникам “из собственного кармана” и, в свою очередь, надеются на лояльность сотрудника к применяемым мерам.

Прозрачность и гласность

Все эти три меры экономят средства фонда оплаты труда и помогают его «растянуть» и “выжить” компании в условиях неопределенности. На время принятых антикризисных мер по снижению оклада каждый сотрудник должен отслеживать свою зарплату и новости компании, для этого в WikiWorks предусмотрен модуль зарплат и новостная лента с обратной связью. Это поможет обеспечить прозрачность применяемых мер, держать сотрудников в курсе последних новостей и воспитывать лояльность к компании и понимание необходимости принятия вынужденных мер. Так взаимовыручка поможет сохранить бизнес, коллектив и компанию на время карантина.

 

 

6 советов как провести антикризисное управление ФОТ

 

Дайджест  "Журнал КОМПЕТЕНЦИИ"  раз в неделю - для развития HR-карьеры и личной эффективности

Редакция

Коллеги ! Поделитесь с нами вашими новостями и достижениями вашей компании в работе с персоналом. Присылайте к нам на consult@hr-media.ru. Все статьи попадут в еженедельную рассылку - обзор отрасли.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

AEP