Корпоратив на двести пятьдесят человек с перелетами из разных городов давно перестал быть задачей уровня «забронировать площадку и обзвонить всех сотрудников». Это полноценный проект с бюджетом, сроками и несколькими отделами внутри, где любая ручная операция умножается на количество участников. В Битрикс24 подготовку такого масштаба разложили на смарт-процессы, базу знаний и автоматические рассылки, а верстку приглашений и гайдов для прилетающих отдали нейросети.
Как это устроено и какой эффект дало, рассказывает Анна Солоникина, руководитель службы офисного менеджмента Битрикс24. Ее команда отвечает за координацию сотрудников из других городов, их размещение и все сопутствующее информирование.
Оформление поездки в несколько полей
Компания собирает распределенные команды дважды в год: зимний корпоратив приурочен к Новому году, летний посвящен дню рождения компании. Восемь лет назад из других городов привозили тридцать человек, в этом году цифра дошла до двухсот пятидесяти, и вместе с ней выросла нагрузка на подготовку.
Активная фаза стартует примерно за полтора месяца до даты мероприятия. В ней участвуют HR-департамент, отдел внутренних коммуникаций, юристы, бухгалтерия и административное направление, которое закрывает перелеты и размещение. Те процесссы, которые работали на тридцати участниках, на двухстах пятидесяти начинают занимать непозволительно много времени.
Старый бизнес-процесс для командировок складывался исторически и успел обрасти лишними шагами: сложный, неочевидный, малоинформативный. Его полностью пересобрали и завели отдельный Смарт-Процесс в Битрикс24. Теперь сотруднику, который планирует участие в корпоративе, достаточно заполнить несколько обязательных полей. Дальше система ведет заявку сама, а время на оформление сократилось с пяти минут до одной. Экономия в четыре минуты выглядит незначительной ровно до момента, пока ее не умножить на количество поездок.
Персональная информация для каждого из двухсот пятидесяти
Ввиду перераспределения бюджета сотрудников в этом году разместили в апартаментах вместо гостиницы. Решение сэкономило деньги и одновременно усложнило коммуникацию: апартаменты разбросаны по всему городу, единого адреса и общей стойки ресепшена, где подскажут все на месте, у такого формата нет. Каждому нужно было сообщить свой адрес, свою ссылку на жилье и имя соседа по апартаментам.
Вместо переписки в личных сообщениях организаторы собрали документ в базе знаний портала и настроили автоматическую рассылку персональных сообщений. Каждый сотрудник получил адрес проживания, ссылку с описанием оснащения и локации, а также контакт соседа, чтобы заранее договориться, кто возьмет с собой зубную пасту. Рассылка на двести пятьдесят человек заняла пять минут против нескольких дней ручного копирования, где ошибка в одной строке означает человека, приехавшего не по тому адресу.
Гайд для прилетающих собирает нейросеть
Перед каждым корпоративом организаторы готовят инструкцию для тех, кто летит: как завести смарт на поездку, какие поля заполнить, как купить билеты, что делать с посадочными талонами и документами в случае непредвиденных ситуаций, где проходит трансфер, какая у мероприятия тематика. Первые версии такого гайда делали в Word и сохраняли в PDF, следующие собирали в PowerPoint, сейчас верстку по техническому заданию целиком закрывает нейросеть.
Ценность здесь не только в скорости: сервис отдает сразу готовый сверстанный документ с версткой уровня работы с дизайнером. Оформление подстраивают под тему конкретной вечеринки, вплоть до цветовой гаммы, логотипов отелей и узнаваемых городских видов на слайдах. Готовый документ сотрудники могут сохранить на телефоне и открывают в дороге, когда возникает вопрос. Из года в год кочует и традиционный пункт для тех, кто боится летать: маленький бокал вина перед вылетом в помощь. Работает безотказно!
Следующий шаг: все документы поездки в одном окне
Билеты сотрудники покупают самостоятельно через внешний сервис бронирования, и любая сверка деталей вынуждает человека залогиниться в отдельный личный кабинет: уточнить номер рейса, время вылета, наличие завтрака в отеле. Каждый такой переход выглядит мелочью до тех пор, пока поездок не становится много.
Чтобы сотрудникам не приходилось тратить лишнее время на перепроверку, билеты и ваучеры стали автоматически подтягиваться в корпоративный портал. Рабочий день сотрудников и так начинается со входа на портал с телефона или в браузере, поэтому проверка деталей стала нативно встраиваться в привычный процесс.
Что автоматизация оставляет людям
Технологии снимают с организаторов копирование строк и ручную верстку, освобождая время на ту часть, которую автоматизировать невозможно. Всех прилетающих собирают в общий чат, где можно задать любой вопрос: среди двухсот пятидесяти человек всегда найдутся те, кто боится летать, летит впервые или недавно вышел на работу и едет фактически в неизвестность.
Той же логике подчинена встреча в офисе. Удаленному сотруднику показывают кухню и пространства, проводят экскурсию, помогают почувствовать себя своим за те два дня, что он проводит в городе. Многие прилетают заранее, чтобы поработать вместе с командой вживую, и система шеринга рабочих мест позволяет посадить их без дополнительных согласований.
В сумме автоматизация отыграла службе офисного менеджмента около двух рабочих недель на каждом корпоративе: оформление поездок ужалось с пяти минут до одной и сэкономило примерно семнадцать часов только на двухстах пятидесяти заявках, персональная рассылка вместо трех дней переписки занимает пять минут, а верстка гайда сократилась с двух дней до пары часов. Количество уточняющих вопросов в чате прилетающих упало примерно на треть: люди заранее получают адрес, контакт соседа и понятную инструкцию. Освободившееся время уходит на подготовку самого мероприятия и на встречу сотрудников в офисе. Именно эта часть определяет, с каким настроением человек вернется домой и расскажет о компании коллегам.
Разработчик без ИИ-навыков — новый риск в найме для IT-команды
