Трудовые конфликты: правовые риски в КЭДО
Есть предпосылки, что кадровый электронный документооборот (КЭДО) к 2025 году станет обязательным. Согласно исследованию, 75% компаний уже используют КЭДО или находятся в стадии внедрения, тогда как 19% планируют начать внедрение КЭДО в ближайшие два года.
Трудовые конфликты с работниками есть и будут. И не важно, продолжаете ли вы вести документооборот на бумаге или применяете КЭДО. Вопрос только в том, как компания, применяющая КЭДО будет предоставлять в суде доказательства и какие меры примет, чтобы споры не возникали. Конечно, рассмотрение трудового спора в суде при применении в компании КЭДО сложнее, чем при наличии бумажного документооборота. Часто требуются дополнительные доказательства по процедуре, технические экспертизы.
С чем возникают проблемы в суде при наличии КЭДО, как с помощью сервиса кадрового ЭДО доказать, кто и когда подписал документ, и какие материалы необходимо подготовить до внедрения КЭДО и при защите в суде — расскажем в статье.
Материал подготовлен совместно со старшим юристом ООО «Бридж Групп» Екатериной Граниной и юристом сервиса КЭДО Nopaper Юлией Берловой.
В Трудовом кодексе РФ КЭДО регулируют — статья 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений», ст. 22.2 «Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот» и ст. 22.3 «Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота». Эти статьи отражают порядок взаимодействия работодателя и работника с электронным документооборотом.
Основа правовой базы в сфере КЭДО — поправки в ТК РФ (№377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ») и Федеральном законе №407-ФЗ «О внесении изменений в ТК РФ в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях». Эти изменения и разрешили организации избавиться от бумажных носителей и применять в работе кадрового отдела цифровые документы.
С чем чаще всего возникают проблемы в суде при наличии КЭДО?
- С тем, что прописано в самих документах
- Со сроками подписания документов
- С незнанием сотрудника о том, что такое КЭДО и недостаточное уведомление об этом со стороны работодателя.
«Примеры трудовых споров при использовании КЭДО связаны в большинстве случаев не с тем, что работодатель внедрил кадровый ЭДО в бизнес-процессы компании. А с тем, что он неправильно применил процедуры по ТК РФ. Многие работодатели забывают, что кадровый электронный документооборот равен бумажному. Различаются лишь форматом подписи и процессом согласования. Поэтому важно не забывать при ведении кадрового документооборота применять нормы трудового законодательства корректно. — Екатерина Гранина, старший юрист ООО «Бридж Групп».
Некоторые споры, инициированные сотрудниками, начинаются с фразы: «Я не понимал и не знал, какие последствия будут от того, что я нажму кнопку в телефоне. Меня вводили в заблуждение и не объяснили, как работать в системе». В таком случае вы выиграете суд, если правильно применяли нормы ТК РФ и грамотно подготовились к внедрению КЭДО. О том, какие документы нужно заранее разработать и что нужно запросить у сервиса для подтверждения действий сотрудника в системе, расскажем ниже.
Какие документы подготовить прежде, чем внедрять КЭДО?
В основных случаях суды могут признать недействительным документ, если факт его подписания сотрудником и работодателем нельзя доказать. Поэтому, прежде чем начать подписывать документы через КЭДО, работодатель должен внедрить КЭДО, а также издать соответствующие локально-нормативные акты, уведомить сотрудников и взять у них согласие на переход на КЭДО и разъяснить работникам как работать в КЭДО. Без этих документов переход на КЭДО будет считаться в суде неправомерным.
Для того, чтобы перейти на КЭДО законно, работодателю необходимо подготовить:
1) Локальный нормативный акт о вводе ЭДО. В нём обязательно укажите:
→ Через какую информационную систему будет организован электронный документооборот работодателя, и как сотрудник получит к ней доступ.
→ С какими документами вы будете работать через КЭДО, и с какими сотрудниками их подписывать.
→ Когда вы сообщите работникам о переходе на электронный документооборот и когда введёте КЭДО в работу.
2) Локальный нормативный акт о порядке осуществления электронного документооборота в кадровой службе. Он может быть оформлен как приложение к ЛНА об ЭДО. Пропишите в нём:
→ Дату, до которой сотрудник должен подписать или отклонить электронный документ.
→ Порядок работы с системой: кто и когда будет проводить обучение.
→ Исключения. Напишите, в каких ситуациях электронный документ может быть оформлен на бумаге.
→ Порядок работы с профсоюзом. Могут возникнуть спорные ситуации, в которых к руководству обратится выборный орган профсоюза. Предусмотрите, как будете работать с ними.
3) Уведомление и согласие сотрудников.
Это информация работодателя об отказе от бумажного обмена документами и перехода на электронный кадровый документооборот. Сотрудники должны в письменной форме согласиться на нововведения. Если у сотрудника нет стажа работы, он впервые трудоустроен с 2022 года, то его согласие на кадровый электронный документооборот не требуется.
Эти документы помогут доказать, что работник согласился обмениваться с вами документами в электронном виде. Но может случиться так, что сотрудник пытается оспорить факт выпуска и подписания документа.
«Важно не только создать ЛНА о КЭДО, ознакомить сотрудника с этим ЛНА, правильно разграничить применение этой процедуры. Главное — правильно соблюдать и другие процедуры, определенные ТК РФ.
То есть не забывать про сроки, если вы увольняете работника за дисциплинарное взыскание или за прогул. КЭДО в этом случае идет факультативным фактором и уже суды смотрят, если здесь правильно выдана подпись сотруднику и он действительно что-то подписывал — судебное решение будет в пользу работодателя», — Екатерина Гранина, старший юрист ООО «Бридж Групп».
Доказательная база в сервисе КЭДО: что нужно запросить у сервиса КЭДО, если работник подал в суд
Юрист сервиса КЭДО Nopaper Юлия Берлова при возникновении трудового спора в компании, где есть КЭДО, в качестве доказательной базы рекомендует запросить:
1) Лог-файлы, подтверждающие работу конкретного пользователя в системе.
Лог-файл — информация о поведении пользователя в системе. Например, на основе этой информации можно доказать, что сотрудник был зарегистрирован в системе, исполнял или не и исполнял свои обязанности, или восстановить хронологию событий.
2) Запросите у разработчиков сервиса данные, и предоставляйте в суд выгрузку лог-файлов (журнал), подписанный владельцем сервиса.
Выгрузки лог-файлов принимаются судами в качестве доказательств, например, в Решении Вязниковского городского суда (Владимирская область) от 1 июля 2014 г. по делу № 2-1113/2014 суд сделал вывод о фактическом выполнении бухгалтером трудовых обязанностей «на основании данных, содержащиеся в файлах регистрации работы в СЭД».
3) Проверку электронной подписи в документе. Проверка поможет доказать, что документ подписан именно владельцем электронной подписи и что документ не меняли после подписания.
Запросите информацию, как осуществляется проверка электронной подписи в вашем сервисе, и предоставляйте в суд протокол проверки электронного подписи.
Проверьте, все ли документы для перехода на КЭДО подписаны с сотрудником. КЭДО вводится работодателем на основании локальных нормативных актов и согласия сотрудников.
В завершение отметим, что первым шагом при внедрении КЭДО должно стать формирование доказательной базы. То есть работодателю в самом начале стоит задуматься о том, как он будет защищать свои интересы в суде.
«Рекомендую ещё на стадии формирования документов при внедрении КЭДО прописать и разъяснить сотрудникам, что для компании означает «применение кадрового электронного документооборота». Что кнопка «согласовано и/или подписано» равна подписи на бумаге. Несмотря на то, что нормы законодательства не обязывают работодателя проводить обучение по работе в системе КЭДО, я рекомендую это делать и фиксировать прохождение через ознакомление работников. Указанный подход позволит усилить позицию работодателя в суде», — Екатерина Гранина, старший юрист ООО «Бридж Групп».
