Всё, что необходимо знать о найме сотрудников «на удалёнку»

Формат удалённой работы за последний год стал очень распространён. Кто-то воспринял эту вынужденную меру как неудобство. Но многие увидели немало плюсов в такой форме трудовых отношений, и решили если и не перевести на удалёнку весь офис, то применять такой формат активнее. Но, как выяснилось, поиск и наём сотрудников на «аутсорс» или в обособленные подразделения имеют свои нюансы. Где искать кандидатов? Как проводить отбор? Как оформлять? Ответы на эти вопросы, а также предостережения от возможных ошибок при найме удалённых сотрудников, дает кадровое агентство HR-PROFI.

 

Работа в обособленном подразделении (ОП)

 

ОП компании или организации называют любое её территориально обособленное подразделение, где имеются стационарно оборудованные рабочие места на время работы более одного месяца. Филиал или представительство в другом городе или регионе, склад в городской промзоне, — это и есть обособленные подразделения.

Обособленное подразделение обозначается в ЕГРЮЛ и не регистрируется отдельным юридическим лицом. Контроль над ОП осуществляет другое отделение ИФНС, нежели над головной организацией.

Перевод сотрудника в ОП требует оформления дополнительного соглашения к трудовому договору и составления внутреннего приказа по организации. Также перевод отмечается записью в трудовой книжке и личной карточке.

При переводе сотрудника из одного ОП в другое его письменное согласие не требуется, при условии, что оба ОП расположены в одном населённом пункте, а условия труда сотрудника (должность, обязанности, заработная плата) при этом остаются прежними.

Если перевод предполагает переезд в другой город или регион и изменение условий трудового договора, необходимо получить письменное согласие сотрудника на перевод.

Договор с сотрудником ОП

В трудовом договоре указывают место работы (название и адрес организации) и рабочее место (адрес обособленного подразделения). Со стороны организации договор подписывает руководитель ОП на основании доверенности от руководителя организации (данные о доверенности должны быть указаны в трудовом договоре).

 

Скачать образец договора

 

Перечисление обязательных выплат

НДФЛ и страховые взносы в ПФР, ФФОМС, ФСС работодатель за сотрудников перечисляет по месту нахождения ОП, в случае, если у ОП имеется отдельный расчётный счёт или выделенный баланс. В противном случае выплаты проводят по месту регистрации юридического лица.

 

профи

 

Работа в штате «на удалёнке»

 

Отличие дистанционной работы от «традиционного» трудоустройства заключается в том, что сотрудник находится и исполняет свои обязанности не на территории компании-работодателя. Трудовой договор при этом составляется с соблюдением всех требований трудового законодательства. Сотрудник оформляется на работу либо на полный рабочий день, либо на половину ставки.

Для компании-работодателя такой формат трудоустройства имеет немало существенных преимуществ:

  • Работодатель немало экономит на оборудовании и содержании рабочих мест, а порой и на заработной плате, так как дистанционная работа не предусматривает выплаты сверхурочных;
  • Отсутствие сложностей в области охраны труда. В соответствии со статьёй 312.3 Трудового кодекса РФ, в обязанности работодателя в этом случае входит лишь медицинская страховка, обслуживание в случае необходимости оказания первой помощи, и ознакомление сотрудника с требованиями по охране труда;
  • Выживаемость в экономически трудные периоды. С сотрудниками на удалёнке компания имеет больше шансов сохранить штат, так как гибкий график работы значительно облегчит им поиск подработок.

Отметим, что в Трудовом кодексе РФ нет понятий «удалённая работа» или «удалённый сотрудник». В законодательстве отмечены надомники (глава 49 ТК РФ) и дистанционные работники (гл. 49.1).

Работа надомника заключается в производстве тех или иных материальных ценностей (сувенирная продукция, кулинарные изделия и т.д.) у себя дома, что отмечается в трудовом договоре.

Дистанционные работники занимаются интеллектуальным трудом, не будучи привязанными к какому-либо определённому месту.

Договор для надомника и дистанционного работника

В трудовом договоре для надомника указывается домашний адрес работника как место выполнения работ. В договоре для дистанционного сотрудника указывается порядок исполнения работ без присутствия сотрудника на территории работодателя. Также указывают условия выплаты компенсаций сопутствующих расходов работника (оплата жилищно-коммунальных услуг, мобильной связи, услуг интернет-провайдера, средств производства, канцтоваров и т.п.)

Допускается как электронный документ (с усиленной квалификационной подписью), так и оформление бумажного документа, с пересылкой оригиналов по почте.

ВАЖНО! Оформляя дистанционного работника, необходимо чётко определить и прописать схемы объёма выполняемых работ и оплаты, а также алгоритмы сдачи выполненной работы (способ отправки результатов работы, сроки, внесение правок, и т.п.).

Заключение трудового договора с дистанционным работником возможно при условии, что он находится на территории Российской Федерации. В противном случае необходимо оформление договора ГПХ (гражданско-правового характера).

 

Скачать образец договора

 

Перечисление обязательных выплат

Выплаты НДФЛ и страховые взносы за дистанционного работника, как и при «традиционном» трудоустройстве, производятся по месту учёта работодателя, или по месту жительства работодателя-индивидуального предпринимателя. Дистанционному работнику также гарантированы больничный и отпуск.

 

Особенности поиска сотрудников «на удалёнку»

 

Ключевым моментом подбора «удалёнщика» должна быть уверенность работодателя в качестве его работы. Принципиальными моментами для этого станут выполнение тестовых заданий, постоянный контроль и исполнений чётких инструкций работодателя.

Можно выделить три основных ошибки работодателей при найме дистанционных сотрудников:

  • Поверхностный отбор — спешка, занятость, невнимательность и другие подобные причины могут помешать работодателю составить верное мнение о кандидате. Важно не игнорировать необходимость тщательного отбора кандидатов. Чем больше работодатель общается с будущим сотрудником, тем ниже вероятность упустить что-либо важное;
  • Отсутствие должного контроля со стороны руководителя на этапе стажировки или испытательного срока — необходима постоянная обратная связь, тщательный разбор и исправление допущенных ошибок, обсуждение и назначение планов на завтрашний день или неделю. Такой подход будет стимулировать сотрудника к эффективной работе;
  • Игнорирование выявленных проблем — если во время стажировки возникают какие-либо проблемы, худшее, что можно сделать, это понадеяться, что со временем они разрешатся сами собой. Каждый, даже мелкий, недочёт, необходимо сразу же разобрать и устранить.

 

Подбор сотрудников ОП

 

Критерии подбора сотрудников ОП определяются особенностями бизнеса. Рассмотрим варианты на примерах.

  1. Оптовая торговля. Процесс продаж можно свести к формату телефонных переговоров. Оптимальным решением станет организация удалённого колл-центра под руководством опытного менеджера. На месте продаж взять в аренду склад, с логистом или кладовщиком во главе.
  2. Строительная фирма. Для руководства обособленным подразделением нужен опытный и ответственный человек, который пользуется доверием руководства компании. Случайное лицо на этой должности сведёт все усилия на нет. Таким образом, для руководства ОП лучше подобрать опытного сотрудника компании, и доверить ему формирование штата на месте.

К сожалению, не существует универсальных рекомендаций по вопросу подбора сотрудников ОП. Перед открытием обособленного подразделения всегда следует подсчитывать расходы на персонал, учитывая все нюансы и специфику бизнеса.

Формирование коллектива ОП: нюансы и ошибки

В большинстве случаев ОП не сможет успешно функционировать без сотрудника, который хорошо понимал бы особенности бизнеса и не знал всю «кухню» изнутри. Поэтому на новое место придётся перевести одного (или нескольких) опытных специалистов. Остальной штат вполне можно подыскать среди местных.

Подбирая такого специалиста, важно соблюсти баланс между опытом и административными способностями. Высококлассный профессионал может оказаться неспособен руководить коллективом. А блестящему администратору может недоставать опыта и знаний.

Важно также, чтобы один из сотрудников мог исполнять функции антикризисного менеджера. Это должен быть уважаемый человек, обладающий эмпатией и коммуникативными способностями. Так как в ОП работают и местные сотрудники, и переведенные из головного офиса, возможно возникновение конфликтных ситуаций ввиду разницы менталитетов. Ситуация может потребовать подбора именно местного руководителя для управления местными сотрудниками ОП.

Работа сотрудников ОП вахтовым методом и в командировках в большинстве случаев невыгодна руководству компании. Руководству придётся компенсировать расходы на проезд к месту дислокации ОП и проживание там. Кроме того, вахтовикам положена необлагаемая НДФЛ надбавка.

Если ситуация всё же требует временно отправить сотрудников в обособленное подразделение, рекомендуем ознакомиться с положениями ТК РФ о вахте (гл. 47) и командировке (ст. 166).

 

Где и как искать сотрудников?

 

После предварительного отбора кандидатов на ключевые позиции, с вызвавшими интерес претендентами лучше всего провести собеседование в формате личной встречи. Так вы сможете оценить человека со всех сторон, и понять, насколько комфортно вам будет с ним работать.

Если обстоятельства не позволяют встретиться с кандидатом, можно провести интервью онлайн. Такие интервью также следует провести со всеми будущими сотрудниками ОП.

Способы поиска кандидатов определяются особенностями бизнеса. Для подбора сотрудников в новый магазин достаточно расклеить объявления неподалёку от локации, воспользоваться городскими группами в соцсетях. При поиске кадров в строительной сфере следует обратиться за рекомендациями и воспользоваться «сарафанным радио». Если бизнес связан с технологиями, за кандидатами следует идти в соответствующие группы в соцсетях и на агрегаторы вакансий, а на руководящие должности людей следует выбирать лично, по резюме на специализированных сайтах.

К составлению объявления о поиске сотрудников можно подойти творчески, но увлекаться креативом не стоит. Важно, чтобы в объявлении были указаны:

  • Название компании и её юридический адрес;
  • Фактический адрес работы;
  • Если предполагаются командировки в основной офис, сообщить об этом, указав их периодичность и продолжительность;
  • Условия работы и требования к кандидату.

С помощью сайтов поиска работы сориентируйтесь в уровне оплаты на местном рынке труда. Зная среднюю зарплату по вакансии в городе, вы сможете предложить кандидатам адекватную оплату работы, без серьёзных ошибок в ту или иную сторону.

Для массового подбора сотрудников на однотипные позиции, если в штате нет эйчара, лучше всего обратиться в рекрутинговое агентство. В любом случае, наше агентство НR-PROFI всегда готово предложить вам свои услуги по поиску нужных специалистов.

Подытожим по найму сотрудников в ОП:

  1. Руководителя ОП выбирайте из опытных и вызывающих доверие сотрудников компании, а формированием коллектива он займётся на месте;
  2. Командировать сотрудников в ОП следует только в особых случаях, или для выполнения разовых задач;
  3. Открывая ОП, уделите должное время и внимание анализу необходимости тех или иных сотрудников, с точки зрения конкретных задач, которые они станут выполнять.

 

Подбор удалённых сотрудников в штат на постоянную работу

 

Набор в штат дистанционных сотрудников экономически выгоден работодателю, это мы уже упоминали. Но это не единственный плюс «удалёнки», и, пожалуй, даже не главный. Такая форма трудоустройства позволяет работодателю подыскать нужного специалиста, не ограничиваясь границами своего города. А значит, качество закрытия вакансии может быть очень высоким.

Увы не каждый способен плодотворно работать в удалённом режиме. Поэтому важно убедиться, что кандидат обладает необходимыми для самостоятельной работы качествами. Необходимо выяснить, имеет ли он опыт дистанционной работы, уточнить, какие именно проекты и задачи выполнял. Желательно ознакомиться и с примерами работ.

Отличия найма дистанционного сотрудника в штат от найма в ОП

Нанимая «удалёнщика» в штат, работодатель решает несколько иные задачи, и применяет дополнительные критерии отбора. Рекомендуем проверить уровень компетенции кандидата, предложив ему тестовые задания, работа над которыми поможет выявить наличие у него необходимых знаний и навыков. Оплачивать ли тестовые задания, работодатель решает самостоятельно, в зависимости от ситуации. Если кандидат справился с проверкой, можно переходит к стажировке (или испытательному сроку).

На этом этапе следует ставить перед ним задачи и назначать строгие сроки их выполнения. Разумеется, задачи должны соответствовать требуемому уровню подготовки специалиста. Если задания (или бОльшая их часть) будут выполнены вовремя и с должным качеством, это сигнализирует о достаточном уровне саморегуляции и способности к распределению рабочего времени.

По возможности, хорошо было бы вызвать кандидата на краткосрочную стажировку в офис компании. Живое общение позволит лучше узнать человека, познакомить его с жизнью и корпоративной культурой компании, да и попросту приглядеться к новому сотруднику.

Личное знакомство с руководством и коллегами также позволит кандидату почувствовать себя частью коллектива. Не все, даже в режиме дистанционной работы, предпочитают статус «одинокого волка». Поэтому своевременная обратная связь и, при необходимости, помощь новому сотруднику, чрезвычайно важны, особенно на этапе стажировки.

«Специалист-одиночка» или «член команды»?

Во-первых, можно выяснить это у самого кандидата. Не напрямую, а, к примеру, задав вопрос: «Перечислите, что для вас важно в работе?». Если в первой половине списка будет упомянут хороший коллектив, взаимодействие с коллегами, значит, человек тяготеет к командной работе.

Для взаимодействия с таким сотрудником следует создать общий чат, в котором руководитель будет проявлять инициативу в общении и подключать сотрудника к выполнению коллективных задач.

Если же сотрудник является одиночкой, руководителю достаточно быть на связи в рабочее время: при необходимости он сам к нему обратится за советом или уточнениями.

Где и как искать сотрудников?

В объявлении нет смысла перечислять такие требования, как целеустремлённость, ответственность, пунктуальность, нацеленность на результат, и т.п. Важнее указать, что отбор кандидатов будет проводиться по результатам тестового задания (указать, оплачиваемого или нет); отметить необходимость постоянно быть на связи в рабочее время (в определённых мессенджерах или CRM); сказать о регулярной отчётности. Основной канал поиска дистанционных сотрудников — интернет.

Подытожим по найму дистанционных сотрудников:

  1. Стажировка (в офисе или удалённо) проводится с куратором, который постоянно должен быть на связи. В тесном контакте он проводит поэтапное обучение. Не бросайте нового сотрудника наедине с работой;
  2. Система контроля и отчётности может быть строгой, но должна быть — простой и понятной. И не должна касаться частной жизни сотрудника (программы записи с экрана, веб-камеры дома у сотрудника). Куда эффективнее будет просто пояснить, когда и что вы планируете проверять. К примеру, ежедневный отчёт в 17:30 созвон в WhatsApp в пятницу в конце дня, и т.д.;
  3. Укажите удобные для всех каналы связи, и время, когда необходимо быть в доступе;
  4. Ставьте задачи, отвечающие уровню сотрудника, в выполнимых объёмах. Если задания становятся сложнее и объёмнее, найдите возможность премировать сотрудника, или назначьте ему помощника. В противном случае сотрудник быстро «выгорит» и начнёт относиться к работе спустя рукава;
  5. Заранее предупреждайте о личных встречах и мероприятиях оффлайн.

 

Оформление трудовых отношений

 

  • В трудовом договоре с сотрудником ОП местом работы указывают адрес структурного подразделения. Трудовые отношения в этом случае полностью совпадают с отношениями с работниками главного офиса;
  • В договоре для удалёнщиков в штате следует прописать: исполнение работ вне территории компании-работодателя; компенсация тех или иных расходов; способы и процесс приёмки выполненной работы и начисления оплаты;
  • Штатный сотрудник «на удалёнке» — полноценный член трудового коллектива. Работодатель отчисляет за него налоги и страховые выплаты, инструктаж по ТБ проводится по упрощённой схеме;
  • ОП будет функционировать успешно при соблюдении двух важных условий: опытный руководитель и комфортный микроклимат в коллективе;
  • Работа удалёнщика будет успешной при соблюдении следующих условий: регулярный контроль и оперативная обратная связь с руководством и коллегами;
  • В объявлении о поиске сотрудников указывайте всю важную информацию: возможность командировок, способ отчётности, необходимость тестового задания (с указанием, оплачивается ли оно), срок стажировки, другие условия.

 

Наше агентство HR-PROFI всегда готово оказать вам услуги по поиску и подбору кандидатов на требуемые вакансии, в том числе и дистанционных сотрудников.

 

 

 

 

Редакция

Коллеги ! Поделитесь с нами вашими новостями и достижениями вашей компании в работе с персоналом. Присылайте к нам на consult@hr-media.ru. Все статьи попадут в еженедельную рассылку - обзор отрасли.

Одна мысль о “Всё, что необходимо знать о найме сотрудников «на удалёнку»

  1. Спасибо за материал. Очень актуально.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *