Представьте себе ситуацию: работает ваш бизнес, все хорошо, и вдруг раздается телефонный звонок, через 24 часа прибудет трудовая инспекция с проверкой. Для того чтобы HR-менеджеры не падали в обморок, а вы не хватались за сердце, аутстаффинговая компания «Ваш кадровый советник» рассказывает, как подготовиться к проверке трудовой инспекции.
Успех прохождения проверки трудовой инспекции заключается в изначальном соблюдении трудового законодательства Российской Федерации.
Проверки трудовой инспекции существуют двух типов. Первый – плановая, проводится на всех предприятиях 1 раз в 3 года. Второй – внеплановая – после поступления жалобы от сотрудника, бывшего или действующего. Обычно после получения обращений ГИТ инициирует проверку, о которой предупреждает предприятие за 24 часа до ее начала, и высылает список документов, которые будут проверяться. В основном проверяют уставные, кадровые документы и по оплате труда, а именно: трудовые договоры и книжки, приказы о приеме и увольнении, личные карточки, штатное расписание, график отпусков, локально-нормативные акты, документы по охране труда, инструкции и журналы. Если в компании работают иностранные сотрудники, также инспектор обратит внимание и на миграционную документацию. Основные интересующие ГИТ факты – выплата заработной платы, своевременность и задолженности, наличие и содержание пакета документов, с которыми ознакомлен работник. Также стоит помнить, охрана труда будет более серьезно проверяться на производстве, нежели в офисе.
Чтобы подготовиться к проверке, необходимо проверить наличие, содержание и заполнение всех запрашиваемых документов. Если вы узнали о посещении плановой проверки, но малому предприятию еще нет трех лет, возможно попросить ГИТ исключить компанию из списка до достижения срока.
Совет. Никогда не говорите инспектору, о том, что у вас нет каких-либо документов, это является прямым нарушением, влекущим за собой штраф. А вот, время на поиск документов вам могут предоставить, так, что если вы его выиграете, вполне возможно успеть подготовить то, чего не хватает.
Если ваше предприятие ожидает внеочередная проверка по причине конфликта с сотрудником, то улаживание конфликта постфактум уже не поможет избежать визита ГИТ. Даже если бывший сотрудник заберет жалобу, трудовую инспекцию этот факт не остановит. Однако, встречаются случаи, когда трудовая инспекция не посещает предприятие даже после жалобы бывших сотрудников. Обычно это происходит в случае, если у обиженной стороны, вместо доводов и доказательств, только эмоции или оспаривается законность увольнения. Таких заявителей трудовая инспекция сразу отправляет в суд.
Узнать об открытых на бизнес жалобах проверках можно на сайте трудовой инспекции, помимо этого, там представлен и план проверок. В любом случае ГИТ обязан уведомить предприятие о грядущей проверке не менее чем за 24 часа.
Реально ли подготовиться к проверке за 24 часа? Зависит от степени запущенности документации, количества выделенных сотрудников на эту задачу и общего числа работников. Если вы можете выделить на эти работы 4-х человек и в штате у вас менее 50 сотрудников, то за 24 часа, даже при полном отсутствии документов, подготовиться вполне реально, если 50-100 и более подчиненных, то задача, конечно, становится невыполнимой.
Вне зависимости от того, какая проверка к вам пожаловала, штрафы за найденные нарушения прав работника, трудового законодательства, охраны труда будут идентичны и в размере от 30 000 руб. до 100 000 руб. за каждое нарушение. А в случае повторно найденного нарушения штраф может увеличиться до 150 000 руб., и деятельность предприятия может быть приостановлена на срок до 90 суток. Стоит помнить, что за каждое найденное нарушение ГИТ назначит штраф, а в сумме это может крайне серьезно ударить по бюджету предприятия.
Совет. Инспекторы – тоже люди и в любом случае выслушают вас, отсюда и фактор субъективности. Не стоит относиться к ним, как к врагам, вы получите ровно то же отношение. При желании они обязательно найдут нарушения, так как не существует идеальных предприятий. Но помните, что некоторые предписания вы также можете оспорить в суде.
3 шага, которые помогут повысить доходы компании с помощью кадровых документов
ТЕКСТ Юлия Иевлева
