Иногда у генерального директора возникает необходимость уехать в другой город или страну. Руководителя нет на месте, но рабочий процесс не останавливается — кто-то должен вовремя подписывать документы. Как организации избежать проблем из-за неподписанных документов во время отъезда гендира? Читайте о трех рабочих способах.
В каких случаях нужно срочно подписать документы?
Генеральный директор является ответственным лицом компании, отвечающим за ее деятельность. Гендир подписывает все документы: от гражданско-правовых договоров до налоговой отчетности и зарплатных ведомостей. Именно руководитель фиксирует законность документации, возлагает обязанности на подчиненных и подтверждает различные операции внутри организации.
Во время командировки за генеральным директором, как и за любым другим сотрудником, сохраняется его рабочее место и полномочия: этот пункт закреплен в статье 167 ТК РФ.Пока гендир находится в служебной поездке, он не должен забывать о своих рабочих обязанностях.
В период командировки руководителя в компании может случиться форс-мажор. Неожиданное увольнение сотрудника, внеплановый отпуск по собственному желанию или же несчастный случай. Каждая из этих ситуаций несет определенные риски.
Работник имеет право запросить по письменному заявлению и получить в течение рабочих трех дней следующие документы:
-
трудовая книжка;
-
копия приказа о приеме на работу, о переводе на другую работу или приказа об увольнении;
-
справка о заработной плате или страховых взносах и т.д. — полный список смотрите в статье 62 ТК РФ.
Например, работник уволился без двухнедельной отработки во время отъезда руководителя: и в течение трех дней необходимо издать и подписать приказ об увольнении. В противном случае за задержку грозит административная ответственность, предусмотренная статьей 5.27 КоАП РФ.
Должное лицо, не выдавшее документ вовремя, получит штраф в размере от 1000 до 5000 рублей, а организации придется заплатить от 30 000 до 50 000 рублей.
Как решать проблему?
1. Оформить доверенность на сотрудника
Когда генеральный директор отсутствует на рабочем месте, необходимо, чтобы кто-то взял на себя его повседневные задачи и управление компанией. В таких ситуациях руководитель должен выбрать надежного сотрудника и оформить на него доверенность, передающую полномочия на время его отсутствия.
Генеральный директор может сделать выбор в пользу любого сотрудника, но обычно доверенным лицом становится заместитель директора, технический директор, сооснователь, главный бухгалтер или руководитель отдела. Также генеральный директор может разделить обязанности между несколькими доверенными лицами, если ответственный работник находится на больничном или в неоплачиваемом отпуске.
Доверенность не имеет стандартной формы: она может быть составлена в свободном стиле. Документ подписывается генеральным директором и заверяется печатью организации. В доверенности на передачу полномочий другому сотруднику указываются следующие данные:
-
ФИО сотрудника, который будет временно выполнять обязанности руководителя;
-
список полномочий, которые должно осуществлять замещающее лицо;
-
дата подписания и срок действия доверенности.
Иногда в обязанности доверенного лица не входит замещение генерального директора во время его отъезда. В таком случае необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору сотрудника. Также следует получить письменное согласие от работника о том, что он готов выполнять обязанности директора в указанный период.
Плюсы: вы не беспокоитесь о документах — замещающее лицо сделает все необходимое без участия руководителя.
Минусы: вы не контролируете документооборот, а неверные решения команды могут обернуться неприятными последствиями для компании.
2. Выпустить квалифицированную электронную подпись (КЭП)
Гендир сохраняет свое рабочее место на время командировки, а, значит, оставляет за собой право подписывать приказы и прочие документы, даже находясь вне постоянного места работы.
В качестве аналога собственноручной подписи директор может использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП): правовой статус подписи закреплен в Федеральном законе от 6 апреля 2011 года №63‑ФЗ. Выпуск КЭП для индивидуальных предпринимателей и руководителей осуществляет налоговая.
Плюсы: КЭП позволяет удаленно подписывать документы из любой точки мира и всегда контролировать ситуацию.
Минусы: руководитель должен изучать перед подписанием каждый документ самостоятельно.
3. Выпустить КЭП на основании машиночитаемой доверенности (МЧД)
Машиночитаемая доверенность (МЧД) является электронным аналогом бумажной доверенности и подписывается с помощью КЭП.
Для того, чтобы работать с МЧД, физическому лицу необходимо получить квалифицированную электронную подпись. Затем на данное физлицо оформляется машиночитаемая доверенность, подписанная генеральным директором с использованием его КЭП. С помощью машиночитаемой доверенности сотрудник может подписывать документы за юридическое лицо.
Обратите внимание, что во время командировки возникает ситуация, когда обязанности генерального исполняют два сотрудника — сам гендир и другой работник, на которого были временно возложены обязанности руководителя. Чтобы избежать такого, необходимо разграничить случаи, когда документ подписывает генеральный директор, а когда — временно исполняющий обязанности.
- Выпустить МЧД можно с помощью системы КЭДО от EasyDocs.
- Машиночитаемая доверенность — это идеальный баланс между контролем и делегированием.
- Если генеральный директор занят в командировке и не может уделить время подписанию документов, то сотрудник сделает всего за него с помощью МЧД. В EasyDocs сформировать машиночитаемую доверенность можно за 10 минут.
- Плюсы: вы контролируете ситуацию. Руководитель может в любой момент отозвать право подписи и заблокировать документ. Генеральному достаточно проверить главное в документе, а остальным займется доверенное лицо.
- Минусы: теперь только вы несете ответственность за все подписанные доверенным лицом документы.
***
Чтобы отъезд руководителя не обернулся стрессовой ситуацией для компании, необходимо заранее озаботиться вопросом подписания документов. Мы обозначили доступные решения, а их выбор остается за вами.
Попробовать сервис EasyDocs бесплатно в течение 30 дней.
