10 июня BLS продолжила серию онлайн-встреч с HR-руководителями. В рамках вебинара с участием почти 90 человек, эксперты разбирали один из главных вопросов лета – Как реализовать стратегию удаленной работы для сотрудников на постоянной основе.
Переход на удаленку потребовал оперативных мер, а после снятия карантина компании готовы оставить такой формат работы для сотрудников. Для сохранения эффективности и контроля нужно выработать четкую стратегию. В частности, как внедрить ЭЦП и подписывать документы удаленно.
Одна из идей, которую «принес» вирус, – совмещение удаленной и офисной работы. Нюансы каждого формата надо зафиксировать, ответив на вопросы: точный или плавающий график посещений вы установите, какой режим работы на удаленке использовать, и кто принимает решение об удаленной работе? Кроме того, вам придется платить сотрудникам компенсации: оплата мобильной связи, интернета, амортизация личного имущества. Возможно, придется предоставить корпоративное оборудование (планшет, смартфон).
Главный, пожалуй, вопрос – контроль удаленной работы. Поэтому вам нужно дополнить соглашения рядом обязанностей: выполнять план работы, предоставлять отчеты, нести ответственность за достоверность данных, читать почту, отвечать на СМС/звонки/сообщения, являться в назначенное место и т.д.
Конечно же, встает вопрос о тот, как подписывать документы удаленно. Для этого вам потребуется приказ об электронном документообороте и внедрение электронной цифровой подписи. У нее несколько видов, но усиленные ЭЦП – весьма дорогой проект и далеко не всем он может быть удобен сейчас. В большинстве случаев достаточно будет простой электронной подписи. Как правило, в качестве нее выступает логин и пароль, а значит, вам надо лишь выстроить систему документооборота при взаимодействии с сотрудниками и «узаконить» электронную почту – как официальный канал общения.
И только на первый взгляд это кажется очень трудным. Опыт показывает, что внедрить ЭЦП достаточно просто, по сути нужны правильные формулировки, чтобы контролировать работы и устранить риски.
Как подписывать документы удаленно?
Вопросы касались самых разных тем, но так или иначе все они связаны с нынешней ситуацией. Отстранение от работы, тестирование на вирус, сокращение штата, применение взысканий удаленно, ознакомление с документами – все эти кейсы вызваны режимом самоизоляции.
И не на все вопросы закон дает ответ. Так, согласно указу мэра Москвы, нельзя допускать до работы людей с хроническими заболеваниями. Но как это сделать, если состояние здоровья относится к персональным данным. А вот тестирование на вирус, которое теперь стало обязательным, должен обеспечить работодатель. И пройти исследование должны не менее 10% численности персонала компании. А вот, как считать – те, кто в офисе, каждый раз – разные, от общей численности, — это не уточняется.
Один из системных вопросов – может ли пандемия быть причиной неполного рабочего времени / простоя. Сам «вирус» – нет, но как причина снижения объема продаж – да. Значит, так и надо формулировать, если у вас снизилась или остановилась работа. В этой связи другая вынужденная мера– сокращение штата. Можно ли запустить сокращение в период пандемии, какая процедура в отношении предпенсионных работников, как оценивать преимущественное право, какие вакансии предлагать – лишь часть вопросов. Можно ожидать трудовых споров и лучше нивелировать все риски, например, избегать ситуаций оценки «преимуществ».
Другая сложная тема – применение взысканий. Как привлечь к ответственности, если человек не выполняет обязанности и не выходит на связь. Да, в документах можно прописать контроль за работой, но надо быть очень аккуратным в случае увольнений. Подобные дела часто доходят до суда, но, по нашей оценке, не более 10% судей готовы действовать не формально, а реально оценивать конкретную ситуацию. Увольнение сейчас требует в целом особого внимания. Так, мы рассмотрели один из кейсов, где сотрудник плохо работал, увольняться по соглашению с компенсацией отказался, а сокращать его рискованно.
Так или иначе, режим самоизоляции и удаленки наложил отпечаток почти на все кейсы. Можно ли отправить соглашение сторон по e-mail, как поступать с трудовой книжкой, как подписывать документы с работниками в регионах и удаленно, как физически вносить изменения в график отпусков и т.д. – везде приходится учитывать реалии. А лучшее решение — простая электронная подпись. Электронный документооборот позволит подписывать документы «на расстоянии» и успешно решать многие вопросы.
Как контролировать сотрудников на «удаленке»
Один из важнейших тезисов в применении взысканий – «Знал, что делать, но не сделал». Привлечь к ответственности можно, если есть план работы и обязанность делать отчеты. Его отсутствие или неверные формулировки станут большой проблемой в случае судебных разбирательств. Да, при удаленной работе у взысканий «появляются» свои нюансы. Но решить их можно с помощью простой электронной цифровой подписи. По сути – это обычная электронная почта, надо просто ее легализовать во внутренних документах.
Столь же важно определить, есть ли вина работника в проступке. Базовым примером считается фарма, когда медпредставители не делают визиты в поликлиники, а потом обманывают работодателей. Помочь должна должностная инструкция, если в ней правильно указаны данные. В этой связи дискуссию вызвал вопрос: «Как зафиксировать факт проступка, ведь невозможно всегда находится рядом?»
В рамках семинара участники рассмотрели ряд кейсов и ситуаций, хотя не всегда можно применять взыскания. Например, драку сотрудников на территории предприятия трудно подвести под нормы ТК РФ. С другой стороны, привлечь к ответственности можно не только за невыполнение обязанностей. Причиной могут быть оскорбление коллег, разглашение коммерческой тайны и даже внешний вид. Интересным стал вопрос: «Кто может потребовать от сотрудника дать объяснения?» Логично считать, что это прямой начальник, а с точки зрения закона – уполномоченное лицо: директор или тот, кому он доверит это.
Также участники обсудил другие важные аспекты: точно соблюдать всю процедуру привлечения и понимать, насколько взыскание соразмерно проступку и уважительна ли причина. Суды очень внимательно рассматривают каждое дело, часто вставая на сторону работника. Поэтому не рекомендуется объявлять сразу выговор и тем более увольнять, а ограничиваться замечанием для первого раза.
