Авторская колонка ООО «ФинГрад – Управление финансами»
Стремление контролировать состояние собственного бизнеса – это безусловный тренд современности. Контроль финансовой составляющей – это непременный must have бизнес-сообщества. Однако, современные виды регламентированного учета не способствуют честному и комплексному представлению о состоянии финансов компании – это лишь способ отчитаться перед надзорными инстанциями. Поэтому, есть дополнительная форма учета – управленческая, которая позволяет собственнику четно и открыто видеть все реалии финансовой деятельности. В свою очередь, эффективность управленческого учёта непосредственно зависит от своевременности представления этой актуальной информации. Промедление в большинстве своем несет убытки, худший вариант развития может стоить всего бизнеса.
Есть несколько предпосылок автоматизации управленческого учета:
- Необходимость сокращения рутинного, монотонного труда сотрудников
- Минимизация арифметических ошибок и ошибок человеческого фактора
- Необходимость сопоставлять периоды и исключать “снежный ком” не достоверных данных прошлых лет
- Увеличение скорости подготовки данных с одновременным соблюдением высоких стандартов качества
- Повышение гибкости отчетов с помощью возможности построить их в различных разрезах аналитики
- Потребность создания страховочных бэкапов
- Создание возможности для установления дополнительных функций контроля
Чтобы автоматизация управленческого учета прошла быстро и безболезненно, есть несколько общих рекомендаций:
- Необходимо разработать методологию
Индивидуальность, адресность и гибкость – основные характеристики управленческого учета. Поэтому, при постановке управленческого учета в конкретной организации рекомендуется разработать методологию: откуда и какие данные собираются, какие отчеты и по каким видам деятельности формируются. Разработанную методологию при неавтоматизированном учете обязательно следует проверить на отчуждаемость. А именно, поручить сотруднику, не участвовавшему в подготовке отчетов, попробовать на основании методологии собрать данные в программу управленческого учета. При автоматизированном учете такая проблема отпадает сама собой, так как программа сама автоматически консолидирует данные из различных специализированных и бухгалтерских программ.
- Руководствуйтесь исключительно здравым смыслом при выборе подрядчика
Если решение об автоматизации принято, то следует определиться с исполнителем: можно реализовать проект собственными силами или обратиться к специализированному подрядчику.
При наличии собственного штата IT-специалистов, которые не перегружены текущей работой, логично воспользоваться их услугами и создать собственный ресурс/программу для автоматизации. Такое решение имеет ряд преимуществ и недостатков.
Если вы решили отдать автоматизацию учета стороннему подрядчику, то обратить внимание следует на:
- Репутация на рынке: успешные проекты в вашей отрасли существенно упростят диалог с подрядчиком.
- Наличие двойной записи: существенно уменьшит вероятность ошибок.
- Конфиденциальность: подписание NDA + возможность выбора места хранения данных.
- Наличие квалифицированных сотрудников: специалистов по управленческому учету.
- Сбор данных: есть ли у подрядчика возможность настроить автоматический сбор данных их всех источников, описанных в методологии.
- Скорость реакции на изменения: насколько быстро можно перенастроить сбор данных при смене методологии, настроить новые отчеты, добавить новые ЦФО, загрузить данные из дополнительных программ, подключить дополнительные филиалы и так далее.
- Обслуживание и поддержка: есть ли выделенный менеджер для ведения проекта, насколько оперативно работает техподдержка.
По теме: «ФосАгро» автоматизировала процесс кадрового обслуживания
- Если вы только начинаете вести управленческий учет – не стоит сразу его автоматизировать.
Лучше попробовать сперва вести вручную, чтобы иметь четкое представление о том, какие отчеты необходимы, какие данные необходимы для принятия управленческих решений и работает ли методология. А лишь спустя некоторое время, когда появятся предпосылки для автоматизации – автоматизировать.
- Расходы на автоматизацию управленческого учета не должны превышать сэкономленные за счет него средства.
Примеры расчета прямой экономии за счет автоматизации управленческого учета:
Блокирование бессмысленных трат. После автоматизации управленческого учета владельцы популярной сети кофеен coffee&go проанализировали прибыль по кофе и увидели, что при равной среднемесячной выручке за кофе, одна кофейня тратит на закупку расходников и топперов в среднем на 7-10% больше. Разобраться в ситуации поручили управляющему. Выяснилось, что бариста этой кофейни халатно относятся к перерасходу продуктов вне технологических карт. Владельцы приняли решение о более жёстком контроле расхода и взыскании стоимости не оплаченых клиентом наполнителей с работников. За два месяца компания сэкономила существенную сумму.
Контроль контрагентов. Владелец сети «барбершопов» после автоматизации управленческого учета сократил расходы на закупку расходных материалов и косметических средств за счет скидок оптовому покупателю от поставщиков на 8% по всем салонам.
- Автоматизация управленческого учета должна происходить быстро, ведь во время настройки ведется параллельно два учета: ручной и автоматизированный
Стоит придерживаться этого важного правила, ведь пока происходит автоматизация, компания вынуждена вести параллельно два учета – а это дополнительные траты. Существует так же риск долгосрочного проекта, за время реализации которого ситуация и задачи могут существенно поменяться. Это значит, что после сдачи проекта необходимо будет время на доработки – процесс может стать бесконечной головной болью для собственника. Также для длительного проекта правильно при расчете реальной стоимости учесть коэффициент дисконтирования: деньги потрачены сейчас, а результат будет не скоро.
По теме: Как устроены системы автоматизации управления в компании Р-фарм
Желаем успехов!
