Event-индустрия — одна из динамичных и перспективных отраслей бизнеса. Однако, как и любая другая сфера, она не застрахована от кризисных ситуаций, которые могут осложнить проведение мероприятия, сорвать его или вовсе разрушить бизнес. В статье Владислав Першин, основатель Коммуникационного агентства 99.99, рассмотрел эффективные подходы к преодолению кризисов, которые помогут профессионально организовать событие и успешно справиться с любыми вызовами.
Мировые события: что изменилось в сфере ивентов
Несколько лет назад весь рынок перевернул ковид: наверное, до 2020 года никто вообще не читал в договорах пункт о форс-мажорах. Тогда за полгода трансформировался буквально весь рынок. Начали появляться виртуальные и удаленные интерактивы — то, что еще несколько лет назад было диковинкой, теперь для нас обыденность.
Еще один значительный фактор, который может влиять на индустрию — это финансовые кризисы. Из-за них сокращают маркетинговые бюджеты, а в первую очередь это касается именно мероприятий.
Конечно, правильная это стратегия или нет, зависит от конкретного кейса. Некоторые, напротив, наращивают бюджеты, чтобы набрать клиентов и выйти на новые рынки.
Самое главное в таких глобальных ситуациях — уметь приспосабливаться к новым реалиям. Те, кто умел это делать, пережили все прошлые кризисы и, я уверен, смогут справиться и с грядущими.
Причины, способные разрушить проект
Не только в мировых процессах таятся возможные проблемы. Чаще всего они поджидают непосредственно в процессе подготовки проекта.
- Ненадежный подрядчик
Самое страшное — когда в субподряде или партнерстве оказываются ненадежные компании. Бывают ситуации, когда исполнитель что-то не доделал, завалил задачу, заказчик остался буквально ни с чем.
Чтобы такого не случалось, важно выбирать проверенных подрядчиков и оценивать, могут они выполнить поставленную задачу или нет. Кроме того, всегда стоит иметь план Б: бывает, что подрядчики, с которыми вы работали много лет, из-за внутренних сбоев с чем-то не справляются.
- Плохая подготовка
Это еще один фактор, способный нарушить процессы. Бывает, что заказчик прибегает с очень срочной задачей, которую нужно реализовать в крайне сжатые сроки. Важно грамотно подходить к тайм-менеджменту и разграничивать, сколько времени нужно на решение определенной задачи — реалистично оценить пул задач и необходимые для выполнения ресурсы.
- Излишнее сокращение расходов
Серьезно выходить за пределы бюджета не стоит — но вместе с тем важно понимать, на чем экономить можно, а на чем — нет. Например, отказ от кофе-брейка может кончиться серьезным недовольством гостей и в итоге — провалом мероприятия.
Не стоит экономить также на персонале. Финансовые последствия нехватки рук зачастую серьезнее, чем из-за перерасхода бюджета.
- Отказ от инструментов планирования
Автоматизируйте все, что возможно — это позволит освободить время для более важных задач. Применяйте онлайн-трекеры задач, ПО для создания автоматических отчетов, инструменты мониторинга. Выбор сейчас огромен, можно найти инструмент под большинство своих потребностей.
Как понять, что ваш event прошел успешно
3 основные стратегии кризисного управления в event-индустрии
- Фокусироваться на главном
Часто случается, что не очень опытные менеджеры спасают какую-то маленькую часть мероприятия вместо того, чтобы спасать весь проект.
Чтобы мероприятие проходило эффективно необходимо понять его цель, задачи и грамотно выстроить все процессы. Во избежании экстренных ситуаций первоочередным является определение приоритетов — важно понимать порядок действий и ценность всего ивента.
- Максимально делегировать
Одна из стратегий кризисного менеджмента — это максимальное делегирование в нужные руки. Нельзя всё замыкать на себе, небольшой команде, либо на своих ключевых сотрудниках.
Важно все проблемы разделить на части и понять, кто за что отвечает, кто чем сейчас способен помочь. Все кризисные моменты, сжатые сроки, изменения последний момент не стоит пытаться удержать в голове одному руководителю.
- Обеспечить основательную подготовку
Тщательная подготовка позволяет провести мероприятие на высоком уровне. Результат складывается как из усилий команды, так и качественного риск-менеджмента: ко внутреннему относится достаточная подготовленность персонала, ко внешнему — контролируемые и неконтролируемые факторы.
Вторых предусмотреть неожиданные ситуации, скорее всего, не получится. Однако их последствия получится минимизировать, если составить дорожную карту мероприятия и медиаплан, разработать систему контроля и отчетности для исполнителей.
Стоит выкладываться на все сто даже на этапе подготовки: тогда и проволочек будет меньше, и вы сможете сохранять спокойствие, чтобы решать проблемы по мере их поступления.
Непредвиденная ситуация на мероприятии: что делать?
Важно иметь антикризисный план. Конечно, всех ситуаций не предугадать из-за значительного влияния человеческого фактора. Но в любом случае хорошо проработать моменты «а что, если?»: подрядчик подведёт, случится изменение в программе… Чем больше альтернативных сценариев, тем лучше.
Если такого антикризисного плана не окажется, тогда важно быстро расставить приоритеты.
Ну и, конечно, как бы банально ни звучало, необходимо сохранять спокойствие. Чрезмерное эмоциональное вовлечение может парализовать, а трудности можно преодолеть только с холодной головой. Важно помнить об этом и не паниковать — в моменте все может казаться катастрофичнее, чем на самом деле.
Подобные накалы событий случаются, их предусмотреть невозможно. Особенно на крупных городских проектах, поэтому так важно сохранять спокойствие.
Интервью с директором. Про event-индустрию, human skills и ценности человеческого капитала
5 советов для идеального ивента
- В ходе подготовки мероприятия очень важно подводить промежуточные статусы. Это позволяет понять, что было упущено в процессе подготовки, какие проблемы возникли.
- Необходимо максимально оптимизировать работу на мероприятиях. Не стоит пытаться в ручном режиме проводить все: регистрации, опросы, рассылки, учёт финансов. Лучше привлечь специалистов, если нет компетенции внутри компании.
- Крупному ивенту нужна чёткая понятная цель и концепция. Когда проработана идея, тогда мероприятие становится крутым, заметным и, самое главное, полезным. Нулевой этап подготовки — это продумывание идеи и целеполагание.
- Деловым и городским мероприятиям необходима хорошо проработанная программа без перегруза. Бывает такое, что хочется и про одно рассказать, и про другое, разместить максимум спикеров. Но всегда велик шанс остаться к концу или даже к середине дня буквально ни с чем. Лучше сделать лаконичнее.
- Наверное, самое важное — это уделять внимание деталям. К этому относятся и упомянутые выше промежуточные статусы, но не только они. Нужно продумать все: от момента, как человек заходит на площадку, до самого завершения. Мероприятие фактически начинается не с момента, когда участник не зашёл, а когда он выходит из дома. Важно, где вы находитесь, как легко вас найти, как легко туда добраться, как работает навигация. Для человека важен максимально позитивный пользовательский опыт.
