10 фатальных ошибок HR менеджера

Не ошибается только тот, кто ничего не делает. Но есть ошибки, досадные промахи, а есть — ОШИБКИ, фатальные факапы, которых не стоит допускать ни при каких обстоятельствах.

Предлагаем вам рассмотреть ТОП-10 ошибок HR менеджеров, с тем, чтобы никогда не совершить их в своей деятельности. Ведь такие действия могут привести к решению трудовых споров в суде. Предупреждён, значит, вооружён!

Использование формулировки «по сокращению» при других действительных основаниях для увольнения

Не секрет, что сокращение порой используют, чтобы просто уволить сотрудника. На самом деле руководство не собирается проводить сокращение с соблюдением всех предусмотренных процедур, но увольняемым сотрудникам сообщают именно о сокращении штата.

Попавший под сокращение сотрудник ожидает при этом получения предусмотренных законом выплат и компенсаций. Однако при увольнении ему настойчиво предлагают указать другие основания, к примеру, «по соглашению сторон», «по инициативе работника».

Уволенный сотрудник понимает, что с ним обошлись несправедливо, и обращается в суд. В суде ему несложно будет доказать, что работодатель нарушил закон, проведя сокращение, избежав при этом соблюдения всех предусмотренных процедур и оказав на сотрудника давление.

Ошибки при сокращении в соответствии с п. 2 ст. 81 ТК РФ («сокращения численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя»)

При проведении сокращения численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с п. 2 ст. 81 ТК РФ возможны следующие нарушения:

Несоблюдение сроков и порядка уведомления работников о планируемом сокращении;
Игнорирование ограничений на сокращение отдельных категорий работников.

Нередко HR специалисты по тем или иным причинам упускают такие важные моменты, что в итоге приводит к судебным разбирательствам:

Сокращают сотрудников, или должности, которые занимают сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребёнком;
Сокращают сотрудниц, уже вышедших из отпуска по уходу за ребёнком, но имеющих детей в возрасте до 3 лет;
Нарушают сроки уведомления работников о сокращении, или не уведомляют об этом письменно;
Не предлагают сокращаемым сотрудникам имеющиеся и освобождающиеся в компании вакансии;
Не выплачивают выходное пособие в день увольнения;
В приказе о сокращении не указывают причину, которая вызвала необходимость сокращения.

Отказ работнику в выдаче на руки трудовой книжки и всех необходимых справок по причине отсутствия «обходного листа»

Здесь речь идёт сразу о двух нарушениях. Первое — навязывание необходимости обходного листа, и второе — нарушение требований ТК РФ о выдаче трудовой книжки в связи с увольнением (если трудовая книжка ведётся в электронном виде, работнику в день увольнения выдаётся форма СТД-Р).

Трудовое законодательство не предусматривает обходной лист как необходимый. Соответственно, никакого правового статуса этот «документ» не имеет. Ни его наличие в незаполненном виде, ни отсутствие, не могут служить препятствием для выдачи уволенному сотруднику трудовой книжки в установленный законом срок.

Смысл «обходного листа» заключается в том, что увольняемый работник должен сдать материальные ценности, используемые во время работы, и отчитаться за подотчётные материальные средства. Нередко сотрудники кадровой службы получают от руководства указание не выдавать трудовую книжку без обходного листа. Но выполнение этого указания ведёт к нарушению требований законодательства.

В ситуациях, когда действительно требуется возмещение материальных ценностей со стороны увольняемого сотрудника, работодатель имеет возможность воспользоваться предусмотренным законами механизмом. Проводится служебное расследование, и, если оно подтвердит вину сотрудника, юристы компании могут защищать её интересы в суде, предъявив иск уволенному сотруднику.

Долгое увольнение

Рассмотрим такие ситуации:

Работник в установленном порядке подаёт заявление об увольнении, но уходит на больничный, не доработав до даты увольнения. Ссылаясь на отсутствие сотрудника на рабочем месте, HR-менеджер не завершает процедуру увольнения;
Работник в установленном порядке подаёт заявление об увольнении, после чего не приходит на работу и не выходит на связь. Наступает планируемая дата увольнение, но из-за отсутствия сотрудника HR-менеджер не оформляет увольнение.

В обоих случаях заявление остаётся без обработки, работодатель не увольняет сотрудника. Итогом может стать иск о нарушении прав работника, который в суде будет удовлетворён. Работодателю придётся выплатить сотруднику компенсацию за вынужденный прогул за период судебных разбирательств.

Причиной такой ошибки может стать незнание (или неверное толкование) HR-менеджером положений ТК РФ о случаях, когда работодатель не может увольнять сотрудника в период его отсутствия на рабочем месте. Или же ситуации, когда работодатель умышленно игнорирует полученное заявление.

Кадровой службе следует не допускать подобных ошибок, и сразу же реагировать на полученное заявление, проводя процедуру увольнения в строгом соответствии с законом. Если собственный HR-менеджер не успевает, или по иной причине не может исполнять все обязанности по кадровому учёту, руководству есть смысл воспользоваться услугой аутстаффинга персонала, чтобы избежать подобных просчётов.

Если всё же возникла такая ситуация, заявление работника не обработано и сроки увольнения упущены, руководству совместно с юристом следует подготовиться к судебному разбирательству и выработать соответствующую стратегию.

Решение споров по незаконному увольнению обычно длится от полугода до года. Споры по выдаче трудовой книжки длятся меньше, но и по ним работодателю приходится выплачивать немалые компенсации.

Компенсация рассчитывается исходя из всего периода спора, на основе средней зарплаты сотрудника. То есть, в случае проигрыша в суде, работодателю придётся выплатить компенсацию в размере 6-12-месячного заработка. Плюс судебные издержки и компенсацию морального ущерба. Такова будет цена ошибки HR-менеджера.

Принятие сотрудниками HR-службы единоличных решений по вопросам реорганизации или реструктуризации компании

Все действия и мероприятия по реорганизации и реструктуризации компания проводятся в полях трудового, гражданского и корпоративного права, а также законов об ООО или АО. И если HR-специалисты станут действовать самостоятельно, без участия юристов, это может привести к целому ряду ошибок. Кроме явно неверных действий в процессе реализации решений руководства, могут быть допущены и ошибки, результаты которых проявятся в будущем.

Нарушение требований закона относительно регулирования трудовых отношений на территориях, имеющих особый правовой статус

Регулирование трудовых отношений на территориях с особыми климатическими условиями имеет ряд нюансов, которые могут быть неизвестны HR-менеджерам. Это надбавки и доплаты за работу в особых климатических условиях, повышающие (районные) коэффициенты, дополнительные отпуска, и др.

Нередко случается так, что работники не предъявляют никаких претензий работодателю, пока работают в организации. В основном, из-за нежелания идти на конфликт, рискуя потерять работу. Но после увольнения — особенно, если увольнение было несправедливо с точки зрения работника — подают иски по поводу защиты нарушенных прав и получения невыплаченных за время работы денег.

Во избежание таких ситуаций следует, в первую очередь, внимательно изучить все действующие нормативные документы, прежде чем начинать деятельность в новом регионе. Юристам компании необходимо систематизировать полученные данные, подобрать соответствующую законодательную базу, проанализировать возможные риски и найти способы их избежать, найти возможность снизить расходы компании при выполнении всех требований нормативных актов.

Если нарушения уже допущены, юристам следует разработать стратегию защиты для минимизации финансовых рисков компании.

Неактуальность локальных нормативных актов и других документов

ЛНА и другие внутренние документы компаний составляются на основе действующего законодательства. Однако при изменениях в федеральных законах и других нормативных актах компании не вносят соответствующие корректировки во внутренние документы.

Применение таких документов недопустимо, так как их положения противоречат положениям законодательных актов. В случае возникновения трудовых споров суд признает содержащиеся в ЛНА правила противоправными или ничтожными.

В итоге работодатель несёт немалые финансовые потери только потому, что не было уделено внимание актуализации внутренних документов.

Более того: если во время проверки контролирующих органов обнаружится, что ЛНА противоречат действующему законодательству, работодатель будет привлечён к административной ответственности независимо от того, применялись ли положения ЛНА к сотрудникам.

Положения ЛНА могут основываться не только на ТК РФ, а и на других нормативных актах. Таким образом, HR-службе может быть сложно отслеживать все изменения в законах для корректировки ЛНА. Эту работу HR должны проводить во взаимодействии с юристами компании.

Несвоевременная отправка отчётной документации

После введения отчётов по трудовой деятельности сотрудников в форме «СЗВ-стаж» многие компании стали получать административные взыскания за несвоевременную отправку отчётов в ПФР.

Происходит это вот почему. HR-менеджеры отправляют отчёт в последний день установленного срока, и находятся в уверенности, что требования относительно сроков подачи отчёта соблюдены. Однако система учитывает сданный документ лишь только тогда, когда сама установит статус отчёта как принятого. Система автоматически фиксирует нарушение, и работодатель подвергается весьма существенному взысканию.

Административный штраф за несвоевременную отправку отчёта в форме «СЗВ-стаж» может быть наложен и на должностных лиц (ст. 15.33.2 КоАП РФ). Сумма штрафа составляет от 300 до 500 рублей за каждого работника.

Работодатель должен сдавать отчёт по форме «СЗВ-стаж» при числе работников от 25 человек и выше.

Предоставление в отчёте неверных сведений также станет основанием для штрафа. Штраф может быть наложен даже за случайную ошибку, допущенную в персональных данных работников. Штраф за ошибки в форме «СЗВ-стаж» составляет 500 рублей за каждой физлицо, по которому представлены неполные или недостоверные данные.

Чтобы избежать штрафов или снизить их размер, юристы и HR-специалисты предпринимают следующее:

Оспаривают сроки исковой давности по наложению административных взысканий за выявленные ошибки;
Изыскивают возможности по невыполнению требований ПФР к уже наложенным штрафам (фонд может взыскать штраф через суд в течение 6 месяцев после того, как работодатель не выполнил требования по уплате штрафа);
Ввиду того, что суды заняли позицию, что все поправки в законах имеют обратную силу, если улучшают положение работодателя, используют обратную силу законов.

Предоставление надзорным органам документов и информации, которых те не запрашивали

Внеплановая проверка со стороны Государственной инспекции труда по жалобе работника проводится неожиданно для работодателя. ГИТ не уведомляет о предстоящей проверке, а жалоба может быть подана работником без предварительного разговора с работодателем.

Кто именно из работников подал жалобу, инспектор ГИТ сообщит работодателю лишь в том случае, если работник не выразил желания остаться неизвестным (ч. 2 ст. 350 ТК РФ). Стремление работника к анонимности вполне понятно, особенно, если он продолжает работать.

В зависимости от обстоятельств и сложности ситуации, ГИТ определяет формат проверки: документарная или выездная.

Документарная проверка для работодателя окажется менее сложной. Но в этом случае следует проявить исключительное внимание к запросу ГИТ и к тому, что именно по этому запросу будет предоставлено. Вся предоставленная информация может быть использована как в интересах работодателя, так и против него.

Нужно также знать, что ГИТ не вправе запрашивать следующие материалы:

Нотариально заверенные копии документов;
Документы и информацию, не относящиеся к предмету проверки;
Документы, которые могут быть получены в рамках межведомственного взаимодействия.

В стремлении минимизировать риски в результате проверки, следует помнить, что ГИТ может перейти от документарной проверки к выездной в таких случаях:

Игнорирование работодателем предложения дать пояснения;
Пояснения были предоставлены, но не помогли устранить выявленные ошибки, неточности и противоречия.

Разумеется, HR-менеджеры, обладающие достаточной квалификацией, доскональным знанием ТК и опытом в прохождении проверок, способны самостоятельно подготовить все необходимые документы для ГИТ.

Если же работодатель не уверен в достаточной квалификации и опыте HR-сотрудников, ни в коем случае не следует позволять им действовать самостоятельно. Необходимо подключить к делу юриста или другого специалиста в области трудовых отношений, который и станет представлять интересы компании в переговорах с ГИТ, а, возможно, и в суде.

Работодателям, которые хотели бы не сомневаться в уровне квалификации работающих у них HR-менеджеров, мы рекомендовали бы доверить поиск и подбор таких сотрудников специалистам.

Во время и после проверки работодателю следует ориентироваться в своих действиях на следующие правила:

Оспорить результаты проверки;
Во время выездной проверки не предоставлять инспектору документы, которые уже запрашивались при документарной проверке (ч. 10 ст. 11 закона 294-ФЗ);
Предоставлять только те документы, которые касаются предмета проверки;
При обнаруженных нарушениях обжаловать в суде предписания ГИТ (сроки давности для подачи жалобы в ГИТ для работников не установлены, однако, установлены сроки исковой давности, в которые работник может обратиться в суд).

В этом вопросе суды основываются на том, что цель предписаний ГИТ — защита прав работника. Для самостоятельной защиты своих прав работник может обратиться в суд, учитывая сроки исковой давности. Раз ГИТ действует в интересах работника, то она также обязана соблюдать эти сроки.

Нарушение сроков предоставления в ГИТ декларации по СОУТ

Причины непредоставления декларации по специальной оценке условий труда в установленные сроки могут быть разными. Это и невнимательность HR-менеджеров, и даже незнание ими, что такие сроки вообще существуют, и вина подрядчика, которые проводит работы по СОУТ на территории заказчика-работодателя, и не предоставил вовремя отчёт о проведенной работе.

Если срок подачи декларации нарушен по вине HR-службы, можно оспорить взыскание, ссылаясь на срок давности по данному нарушению. Даже если декларация предоставлена с нарушением сроков, административная ответственность не может быть наложена по истечении срока давности.

Если же причиной опоздания стали действия подрядчика, следует собрать доказательства, что причиной несвоевременной подачи декларации стало несоблюдение подрядчиком сроков, и вступить в переговоры с инспектором ГИТ.