Какие статьи бюджета можно сократить?
Предлагаем мнения нескольких экспертов :
Константин Борисов, Управляющий директор компании MORGAN HUNT SELECTION:
Думаю, универсального ответа на этот вопрос не существует. Давайте начнем с того, что у компании разные статьи бюджета имеют различный вес, и цепочка создания стоимости может выглядеть совершенно по-разному.
В периоды любой оптимизации в первую очередь всегда будут сокращаться затраты на то, от чего меньше очевидных и быстрых денег может получить компания.
Например, существование отдела PR и различные PR-бюджеты. .Поэтому еще совсем недавно многие банки, которые начали стремительные сокращения, испугавшись кризиса в октябре-ноябре прошлого года, совершили фатальную ошибку — сократили отделы PR и маркетинга. Хотя, надо отметить, что в краткосрочной перспективе это действительно дало некоторую экономию. Но сейчас мы видим, что бизнес не так уж и страшно рухнул, а на рынке появились слухи (о том, что такой-то банк неустойчив), которые имеют реальную опасность для бизнеса: потребитель приходит, забирает свой депозит — и вот возникает проблема. А ведь именно на решение подобных вопросов должна быть в первую очередь направлена работа сотрудников PR-отдела. Таким образом, некоторые работодатели попали в ловушку пересокращения.
Затраты на недвижимость — это тоже вполне очевидная статья, которую компании пытаются сократить в первую очередь. С одной стороны, это правильно, ведь если рассмотреть типичный банк, у которого есть бэк-офис или call-центр, то им совершенно необязательно находиться в здании класса А или В+. Вполне обоснован перевод этих подразделений за МКАД, что достаточно существенно может сократить общие расходы компании. Но опять-таки, нужно посмотреть на следующую вещь: допустим, мы решили перевести офис из центра, при этом из 1000 штатных сотрудников 300 у нас уволились (как правило, люди, зарабатывающие не слишком много, ради рабочего места не готовы ездить на другой конец города). Мы начинаем судорожно искать замену ушедшим работникам, бросаем в бой отдел по управлению персоналом, привлекаем рекрутинговую компанию, даем рекламу — и вот у нас снова штат полностью укомплектован. .Но при этом компания понесла существенные затраты на подбор специалистов. Руководство может отчитаться по P&L перед своими акционерами и управляющими, а о том, что подобные действия могут нести отсроченные издержки, — вещь для многих не слишком очевидная.
Но если ставить вопрос о том, какие статьи бюджета всё-таки можно сократить в кризисный период, то я бы сначала проанализировал все расходы на предмет того, насколько велик их вклад в получение компанией прибыли.
Единственное, что важно в кризис:
• получать живые деньги;
• чтобы затраты были существенно меньше полученных прибылей.
Поэтому вполне можно сократить:
• расходы, связанные с наймом сотрудников
Отдельные задачи, которые будут иногда возникать, могут решать или линейные руководители, или в этом случае могут быть привлечены рекрутинговые компании. Не имеет смысла держать постоянный штат внутренних сотрудников на большой объем задач.
• административные расходы
Сюда относятся и представительские расходы (парковочные места, оплата ресторанов, перелеты бизнес-классом и т. п.). Наверно, имеет смысл свести все это к разумному минимуму, который позволит осуществлять продажи, но при этом расходы не будут увеличиваться.
Давайте рассмотрим пример. Возьмем, скажем, западную компанию, которая продает оборудование в России. Откуда берется прибыль? Из двух потоков:
1. все, что связано с продажей новой техники;
2. продажа сервиса (обслуживание техники, продажа запчастей).
Кто делает эти продажи? Какой бы ни был продукт, продажи всегда делают люди. Поэтому, наверно, не имеет смысла экономить на зарплатах тех, кто приносит компании реальные деньги (при условии, конечно, что они выполняют разумно агрессивные нормативы по продажам). Поэтому зарплаты остаются важной статьей бюджета, которую сокращать не рекомендуется.
Второе — это все, что связано с бизнес-командировками. Очевидно, что менеджеры по продажам по-прежнему будут много ездить, так как это напрямую влияет на итоговый результат.
Вещь, которая всегда имеет опосредованное влияние на продажи, — это все, что связанос рекламой. Ее значение и вклад в получение прибыли очень сложно оценить. Однозначно, в случае с продажей, скажем, дорожно-строительной техники, нужно сворачивать PR-бюджет, так как на этапе борьбы за выживание он не может сильно повлиять на общую прибыль компании.
Что мы имеем дальше? Логистика. Да, наверно, имеет смысл разумно сократить эту статью бюджета, но нужно помнить, что правильно доставленный груз — это одна из составляющих частей продаж, и потребитель, один раз купивший у вас трактор, если он остался недоволен доставкой, не будет покупать даже запчасти. Таким образом, это цепочка создания стоимости. Соответственно, если где-то и стоит сокращать, то по минимуму и так, чтобы это совершенно не повлияло на бизнес.
Можно ли сократить затраты на бухгалтерию? Если там есть лишние работники, то даже нужно. НО при этом, если есть сотрудник, который вам очень понадобится в кризисные времена (например, специалист по работе с дебиторской задолженностью), то такого человека вы точно не сможете уволить.
Можете ли вы изменить условия аренды? Да, наверно, это стоит сделать, и какие-то подразделения бэк-офиса вполне можно переселить немного подальше от головного здания. НО если ваша деятельность — это продажа товаров класса «люкс», то на аренде у вас не получится сэкономить. Вы можете попробовать поговорить с вашим арендодателем и убедить его несколько снизить стоимость, но вы не сможете перенести магазин из проходного и насиженного места.
Поэтому главный принцип — это разумная последовательность, способность предвидеть последствия сокращения расходов и необходимость анализировать место каждой затраты в процессе генерации денежного потока, в чем и состоит задача руководства любой компании.
Ольга Соколова, ведущий специалист отдела по работе с персоналом компании 3M Russia:
В ситуации экономического спада для руководства любой компании важно понимать, как можно оптимизировать текущую деятельность. Для этого необходимо ответить на следующие вопросы:
• Стоит ли пересмотреть бизнес-процессы внутри организации?
• Можно ли оптимизировать организационную структуру?
• Какие роли в компании становятся более значимые и, соответственно, их необходимо укрепить?
• Как можно перераспределить человеческие ресурсы для успешной реализации стратегии компании?
• Какие статьи бюджета можно сократить с наименьшими потерями для полноценного функционирования организации?
Понимая стратегию компании и планируемые действия по ее реализации, можно грамотно управлять существующим бюджетом с целью его эффективного использования.
Можно сократить расходы на:
1) рекламу
Очевидно, что одна из самых затратных частей бюджета — это реклама, которую в условиях спада экономики можно сократить или выделить приоритетные направления, отдача от которых будет явной, а положительное влияние на бизнес однозначным.
2) командировки
Также одной из затратных частей бюджета являются командировки. Данную статью бюджета можно сократить за счет определения важности и приоритетности предстоящих разъездов, а также четкого и детального планирования целей деловых поездок. Например, командировки, связанные с клиентом, заказчиком должны остаться в приоритете, если ожидаемый результат от поездки очевидная «прибыль» для бизнеса.
В кризисные периоды можно воспользоваться менее дорогостоящими источниками привлечения кандидатов, например, интернет-сайтами для размещения заявок, рекомендациями коллег, друзей.
3) внешние программы обучения
Если говорить о затратах на персонал, то можно сократить бюджет на внешние программы обучения. Новые знания сотрудники могут получать из других источников (литература, online-тренинги, проектная работа и т. д.), а также непосредственно в процессе работы, выполняя задание, проект, которые помогут закрепить новые навыки. Идеальная ситуация, когда в компании существует внутренний тренер, что дает возможность с одной стороны оптимизировать затраты на обучение сотрудников, а с другой — сохранить образовательные программы для персонала.
4) рекрутмент персонала через провайдеров
Если набор в компании не приостановлен, затраты на рекрутмент вполне могут быть сокращены. В кризисные периоды можно воспользоваться менее дорогостоящими источниками привлечения кандидатов, например, интернет-сайтами для размещения заявок, рекомендациями коллег, друзей.
5) корпоративные мероприятия
Другие возможные статьи сокращения бюджета — это расходы на корпоративные мероприятия.
Сокращать бюджет на льготы, являющиеся базовыми и находящимися в сфере здоровья сотрудников (питание, медицинское страхование, страхование жизни), можно только исключительно в случаях жесткой необходимости. Эти виды льгот не всегда играют большую роль для работников, но они являются значимыми для самой компании, которая заботится о своем персонале.
Сотрудники, а также безукоризненная честность и этичное поведение в бизнесе — это ключевые ценности любой организации, которые помогут достичь выдающихся результатов даже в условиях экономического спада.
Сергей Рыжиков, генеральный директор компании «1С-Битрикс»:
Я считаю, что нет унифицированного правила бюджетирования частных компаний. Специфика деятельности всегда отличается, причем часто очень существенно. Если одна организация может сократить командировки, то для второй — это прямая потеря дохода. Поэтому однозначной рекомендации дать нельзя. Лично мы, компания «1С-Битрикс», для себя составили 2 списка:
• статей доходов;
• статей расходов.
Все расходные статьи были разделены на три категории:
1. защищенный бюджет (который напрямую влияет на бизнес-процессы);
2. статьи бюджета с высокой вероятностью исполнения;
3. расходы с низкой вероятностью исполнения и мало влияющие на бизнес-процессы компании.
По двум этим документам определили влияние тех или иных расходов на получение прибыли. Таким образом мы оптимизировали расходы и затраты, а также спланировали бюджет на ближайшие периоды.
Людмила Иванчина, карьерный консультант, коуч, бизнес-тренер:
Ценности компании вытекают из ее миссии и целей бизнеса как такового..Ценности — это в том числе то, как и на каких принципах компания строит свое взаимодействие с внешней и внутренней средой. Я не считаю, что ценности могут как-то поменяться в период кризиса, наоборот, они должны стать поддержкой и опорой для руководства при принятии абсолютно всех решений (относительно клиентов, поставщиков и сотрудников). Конечно же, сейчас все стремятся в первую очередь повысить эффективность своих вложений, сокращая те статьи бюджета, которые могут привести к снижению стоимости ресурсов. Однако, к оптимизации следует подходить с принципом «Не навреди!». Например, при сокращении статей бюджета HR нет единых рекомендаций для всех компаний. Все очень индивидуально. Например, если в одной организации сокращение затрат на ДМС может пройти достаточно безболезненно, то в другой — вызвать недовольство большинства работников.
Хочется отдельно подчеркнуть, что любые изменения в компании и действия руководства по отношению к своим сотрудникам необходимо обязательно сопровождать внутренними коммуникациями. Это могут быть общие объявления для персонала, неформальные встречи руководства с работниками, электронные рассылки, информационные листы и т. д.
Марина Спивак, зместитель генерального директора по управлению персоналом компании Sameta:
В бюджете департамента по работе с персоналом на 2009 год мы в первую очередь уменьшили статью расходов на подбор персонала через кадровые агентства. Хотя нам по-прежнему требуются квалифицированные юристы с узкими специализациями (например, такими как «налоговое право» или «банкротство»), а кандидатов, соответствующих нашим требованиям на рынке всегда было очень мало, но всё-таки сейчас количество резюме существенно увеличилось. Поэтому, нам не обязательно привлекать сотрудников кадровых агентств для переманивания нужных нам специалистов из других компаний или поиска персонала в регионах. Остальные статьи бюджета департамента по работе с персоналом на текущий год фактически остались без изменений, так как, например, такая статья, как «обучение и повышение квалификации», по-прежнему для нас имеет большое значение в связи со спецификой бизнеса.
Юлия Губанова, руководитель департамента по работе с персоналом Представительства в России и СНГ компании BBK Electronics Corp., LTD.:
Вопрос оптимизации расходов сегодня актуален практически для каждой компании. Как показывает практика, первым делом руководство сокращает накладные расходы и затраты на персонал .Однако, к процессу уменьшения расходов надо подходить очень ответственно, иначе можно перестараться и потерять конкурентоспособность на рынке, поставив будущее компании под угрозу. Поэтому необходимо понимать, насколько производительны осуществляемые расходы, работает ли каждый вложенный в основную и вспомогательную деятельность рубль на создание прибыли.
В процессе проведение анализа все существующие траты можно условно разделить на 4 группы:
1. высокоприоритетные (отказ от финансирования которых ставит под угрозу весь бизнес);
2. приоритетные (прекращение финансирование данных расходов может нарушить нормальное функционирование бизнес-процессов);
3. допустимые (статьи, которые желательно сохранить при наличии у компании свободных средств);
4. ненужные (отказ от данного рода финансирования никак не скажется на бизнесе).
После этого следует определить факторы, влияющие на появление тех или иных затрат в бюджете, и постараться найти способы по снижению издержек по каждой статье расходов. Плюс к этому обязательно должен быть сделан расчет, насколько использование каждого конкретного способа будет эффективно для бизнеса. К этому обсуждению желательно подключить профильные подразделения, которые имеют отношение к каким-либо существенным статьям бюджета. При несогласии руководителей департаментов/отделов с предложенными способами снижения затрат по профильным для них статьям расходов они должны подготовить и предложить альтернативные предложения.
На мой взгляд, при оптимизации расходов на первом месте должно быть сокращение неприбыльных или малоприбыльных видов деятельности, уменьшение накладных расходов и затрат на персонал.
Хотелось бы обратить внимание, что на практике при принятии решения об оптимизации персонала руководство, не желая брать на себя ответственность за увольнение конкретных лиц и вдаваться в детали их трудовой биографии, предписывает всем подразделениям сократить штат на одинаковый процент. Это, конечно же, снижает вероятность возникновения конфликтных ситуаций внутри рабочего коллектива, но никак не служит интересам компании, поскольку эффективность и значимость отделов для бизнеса разная. Поэтому в этой ситуации лучше поставить вопрос о необходимости нахождения некоторых департаментов внутри структуры компании, ведь возможно менее затратно будет содержать каких-то групп специалистов на аутсорсинге.
