Автор : Елена Кожемякина, Управляющий партнер юридической фирмы BLS
Многие сотрудники используют служебную технику – ноутбуки, планшеты, смартфоны. Компания обеспечивает людей оборудованием и при этом по закону вправе контролировать их работу с помощью геолокации. Как правило, это касается сотрудников, которые общаются с клиентами, ездят на встречи: торговые и медпредставители и др. Им также могут компенсировать проезд. Иногда для служебных поездок сотрудникам выдают корпоративные автомобили – как бенефит или компенсацию для более удобной работы. А с учетом текущих реалий встает вопрос – можно ли сотрудникам вместо служебных авто использовать каршеринг?
Трудовой кодекс РФ в ст. 168.1 определяет, кому работодатели обязаны возмещать расходы на служебные поездки и затраты на проезд. Это касается сотрудников с разъездным характером работы. При этом размер, порядок возмещения, а также перечень работ и должностей для таких компенсаций организации устанавливают сами – в коллективном договоре, локальном акте или дополнительном соглашении к трудовому договору.
Ограничений по видам транспорта для служебных поездок в законе нет. Равно как нет и ссылок на другие профессии, не связанные с разъездной работой.
Другими словами, по закону компания должна компенсировать расходы на служебные поездки для разъездных сотрудников. Как именно – на ваше усмотрение, в т.ч. разрешая ездить на автомобилях каршеринга. Также на усмотрение работодателя – использование каршеринга для всех остальных работников.
Другое дело, что установленные правила и условия надо закрепить на бумаге. Лучше указать это в отдельном локальном акте, например, в Положении о разъездном характере работы. В нем надо описать не только саму возможность для разъездных сотрудников (и/или других категорий, которые вы укажете) ездить на каршеринге, но и порядок возмещения расходов. Мы рекомендуем определить:
- Какие расходы вы возмещаете сотрудникам (допустим, стоимость бронирования, аренды, поезду, режим ожидания по договору с каршеринговой компанией)
- Какие расходы не возмещаются (например, эвакуация и спецстоянка штрафы и т.д.)
- Правила отчетности и список документов, которые подтверждают расходы, а также лимит суммы (скажем, договор с каршеринговой компанией, отчет о поездке, скриншоты, чеки и др.)
Заключить договор с оператором каршеринга может как работодатель, так и сотрудник, когда ему надо воспользоваться автомобилем. В первом случае каршеринг выставляет вам счет, у работников никаких расходов нет. Во втором – работник сам оплачивает поездку, а компания на основании подтверждающих документов возмещает ему расходы. Если условия использования корпоративных авто описаны в трудовом договоре, для изменения условий придется заключить дополнительное соглашение.
Кстати, расходы на каршеринг компания может учесть для целей налогообложения, включив их в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Это позволяет сделать ст. 264 НК РФ. Но для этого обязательно нужны документы, подтверждающие такие расходы для служебных целей – отчеты о поездке, скриншоты с маршрутом поездки, суммы расходов. Так, согласно ст. 252 НК РФ, при определении базы по налогу на прибыль доходу по общему правилу уменьшаются на сумму понесенных расходов, но расходами признают только обоснованные и документально подтвержденные затраты, и они должны быть экономически оправданы.
Так или иначе, если ваша компания компенсирует затраты на поездки для сотрудников и/или предоставляет корпоративные авто для служебных целей, вы вполне можете рассмотреть каршеринг как альтернативу. Многие пользуются им в личных целях, но его можно применить и как инструмент поощрения и компенсации затрат для работников. Закон это не запрещает. Главное для HR – грамотно составить и сформулировать документы: ЛНА или трудовой договор.
Служебный автомобиль средство производства или поощрение сотрудника
