Как полностью удаленно принять человека на работу? Как минимизировать риски электронного кадрового делопроизводства? В чем основные преимущества ЭДО? Отвечает технический директор сервиса для работы с электронными документами
EasyDocs — Кирилл Померанцев.
Как это работает?
В каждой компании уже есть первичная автоматизация кадрового документооборота. В самом простом варианте это “1С: Бухгалтерия”, для более крупных организаций — “1С:ЗУП”. Но проблема в том, что на выходе документы все равно нужно распечатывать и подписывать собственноручно. Это сильно замедляет и усложняет кадровое делопроизводство, особенно в случае с удаленными сотрудниками.
Как эту проблему решает сервис электронного документооборота? Во-первых, он предоставляет личные кабинеты сотрудникам, упрощая к ним доступ, во-вторых, передает их в электронном виде между специалистами кадровой службы и работниками, и в-третьих, позволяет подписать документы юридически значимой электронной подписью, полностью исключая бумагу.
В нашем случае кейс выглядит следующим образом: работник заходит в EasyDocs на стационарном компьютере или со смартфона, на основании шаблона формирует кадровый документ, например, заявление на отпуск, и подписывает его электронной подписью. Далее документ идет на подпись руководителю и поступает в программу кадрового документооборота предприятия – например, “1С: ЗУП”. При этом все данные (ФИО, должность, название компании, даты и т.п) сохраняются в структурированном виде, что позволяет на их основании формировать ответные документы – например, приказ на отпуск, который также сразу подписывается электронной подписью и отправляется на ознакомление работнику.
Возможна ли полностью удаленная работа с кадрами?
Распределенные команды, участники которых могут быть разбросаны по стране или даже по миру, давно стали нормой в ИТ-секторе, а сейчас активно проникают и в другие сферы. С началом пандемии удаленных работников стало еще больше, и эта тенденция сохраняется. Вопрос, который волнует в этой связи HR-специалистов – существует ли сегодня законный способ полностью удаленного взаимодействия с работниками? То есть можно ли вообще не встречаясь и не дублируя документы на бумаге, принять человека на работу, отправить в командировку или отпуск?
Собеседования уже давно проводят через видеосвязь, а системы кадрового ЭДО позволяют подписывать все документы без необходимости дублирования на бумаге
Однако работодатель все равно хотя бы один раз лично встречается с сотрудником, чтобы его идентифицировать, заключить договор и выдать электронную подпись. Насколько это необходимо?
При использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи без встречи действительно не обойтись. В соответствии с п. 2 статьи 6 Федерального закона №63 «Об электронной подписи» она может быть приравнена к собственноручной только по договоренности сторон, то есть нужно сначала подписать соглашение об использовании неквалифицированной подписи при подписании документов, либо внести соответствующий пункт в трудовой договор.
Однако, есть и другой вариант – использовать квалифицированную подпись. Технология одна и та же, но при создании квалифицированной подписи используются средства криптозащиты, сертифицированные ФСБ, что по закону приравнивает ее к собственноручной подписи. Получить ее можно в аккредитованных удостоверяющих центрах — такие есть практически во всех городах. Процедура простая. Квалифицированная подпись стоит дороже, однако только она дает возможность взаимодействовать с сотрудником удаленно от начала до конца.
Более того – при выдаче квалифицированной электронной подписи происходит не только идентификация личности, но и проверяется валидность серии и номера паспорта, ИНН. То есть, можно сказать, проводится первичный скоринг работника.
Что придется изменить HR по итогам работы в условиях пандемии?
Как обезопасить работу с кадровым ЭДО?
Часто сотрудники боятся, что их подпись украдут и, например, перепишут недвижимость или проведут еще какие-то махинации. Обезопасить себя можно, выбрав облачную электронную подпись. При использовании квалифицированной подписи на usb токене вы рискуете ее потерять или стать жертвой мошенников, которые могут незаконно ей воспользоваться. В случае утери usb токена необходимо немедленно сообщать об этом в удостоверяющий центр, чтобы подпись аннулировали. Если же злоумышленник успел ей воспользоваться, существует механизм разбора конфликтных ситуаций в удостоверяющем центре, с помощью которого можно доказать, что действия с электронной подписью совершал злоумышленник. В крайнем случае придется обращаться в суд.
Если же вы используете облачную электронную подпись, ее нельзя потерять или украсть физически,так как секретный ключ хранится на защищенных серверах с использованием тех же средств криптозащиты, что и при хранении данных банковских карт. Кроме того, с помощью облачной подписи нельзя войти на сайт Госуслуг или Росреестра, так как она работает только в периметре сервис-провайдера.
Если в компании используются неквалифицированные электронные подписи, бояться тем более нечего – ими можно подписывать только кадровые документы.
А адептам бумажного документооборота стоит помнить о том, что подделать собственноручную подпись технически проще, чем электронную.
Стратегия удаленной работы ; как постоянная опция для сотрудников
Преимущества кадрового ЭДО
Переход на электронное кадровое делопроизводство – это, в первую очередь, упрощение и ускорение бизнес-процессов, экономия денег и избавление от архаичных привычек.
Вместо возни с бумагами, почтовых отправлений, курьерских доставок, ожидания подписей от начальства, теперь можно в два клика принять нового сотрудника на работу, отправить его в отпуск или в командировку, оформить нужную справку. Важным преимуществом кадрового ЭДО стали облачные электронные подписи, для которых не нужен даже компьютер – можно подписывать документы со своего смартфона.
Все это серьезно разгружает специалистов отделов кадров и повышает их эффективность. Кроме того, в крупных компаниях редко считают, во сколько обходится бумага, картриджи, курьеры, папки и т.д., а это миллионы рублей в год. Переход той же компании на кадровый ЭДО с обеспечением всех сотрудников электронными подписями выйдет значительно дешевле.
Поэтому повсеместный переход на электронное кадровое делопроизводство – всего лишь вопрос времени, и чем быстрее компании привыкнут к новому формату, тем лучше.
Как расторгать трудовой договор за виновные действия без выплат
