Новое время диктует новые правила. Пандемия, без сомнения, внесла коррективы в привычные для нас вещи и изменила некоторые вещи кардинальным образом. В январе 2021 года вышел закон «о проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой». Закон предусматривает перевод кадровых документов в электронный формат: от оформления трудовых книжек, больничных, отпусков до электронной подписи. Разберемся по порядку, в чем плюсы перехода на КЭДО и какие существуют нюансы.
Минтруд в своем новом ФЗ объявил о том, что проведение эксперимента о переводе кадровых документов из бумажных в электронные продлится до 15 ноября 2021 года, а подать заявку на проведение можно до 30 мая 2021 г. На данный момент до конца не ясно, к чему приведет данный эксперимент, поскольку правительство намерено собрать отчетность. То есть будет ли процесс добровольный или принудительный покажет время.
Для перехода работодателя на КЭДО нужна специальная цифровая информационная система. На данный момент существует несколько гарантированных систем от крупных компаний монополистов: ПАО Сбербанк, СБИС и т.д. У всех систем есть свои проблемы: плюсы и минусы, однако следует учесть, что это пилотный проект и в процессе могут возникнут доработки, за которые, помимо основной покупки системы, потребуется доплатить.
О нюансах перехода вы узнаете на курсе: Кадровое делопроизводство.
«Работа в России»
Государственный ресурс, с помощью которого сотрудники компании с КЭДО могут подписывать документы простой электронной подписью. Для этого нужна будет подтвержденная учетная запись на портале Госуслуги электронная подпись.
Система «Работа в России» полностью бесплатна, не требует доработок, а также обеспечивает все условия для сохранности кадровых электронных документов. Однако функций системы недостаточно для полного перехода на КЭДО. Перейти на КЭДО без портала «Работа в России» не получится. Для любого варианта информационной системы нужна подготовка и интеграция.
На данный момент все ожидают поправок в Трудовой кодекс в надежде, что к бумажному ЭДО уже не вернуться. Эксперимент проходит успешно уже для многих компаний, особенно это касается «удаленщиков». Ведь многие крупные корпорации приняли решение остаться «на удаленке» навсегда.
Минтруд разрешил подписывать документы электронными подписями работников. Также по данному эксперименту существует судебная практика.
Для перехода на цифровой кадровый документооборот необходимо разработать локально – нормативные акты в организации и адаптировать некоторые бизнес-процессы.
Желаем успехов во внедрении КЭДО!
