Автор: Елена Кожемякина, Управляющий партнер юридической фирмы BLS
Трудовой кодекс обязывает работодателей ежегодно составлять график отпусков. Для HR-служб это сложный проект. Нередко из-за отсутствия такого планирования у организаций срываются сроки их проектов.
Сотрудники, как ни странно, не используют весь свой отпуск за год. Оставшиеся дни накапливаются из года в год, образуя «хвосты» в десятки дней
Но неиспользованные отпуска – это не только возможные конфликты с сотрудниками. Штраф за нарушение составляет 50 тыс. рублей на каждого сотрудника, у которого остался «хвост». Вдобавок, Инспекция по труду обяжет в течение месяца отправить всех «доотгуливать». Кроме того, если в компании нет графика отпусков, по факту нарушается право работника на отпуск, установленное Трудовым кодексом РФ. А из этого следует вот что: если работодатель не исполняет свое право на планирование отпусков, работник может пойти отдыхать в удобный для него момент. Сотруднику такой вариант вполне удобен, а вот работодателю – отнюдь. И этот момент можно просто и понятно урегулировать.
ТК РФ говорит, что сотрудник имеет право на не менее 28 календарных дней отпуска, а вот работодатель может определять, когда его предоставлять. Для этого и создается график отпусков. Скажем, если компания запланировала работнику все дни отдыха в сентябре, тогда-то он и должен быть в отпуске. Другими словами, график – это локальный нормативный акт компании, от выполнения которого сотрудник не имеет права отказаться. Исключение делается только для ряда льготных категорий: женщин перед декретным отпуском и после отпуска по уходу за ребенком, женщин и одиноких мужчин с двумя и более детьми в возрасте до 12 лет, почетных доноров, ликвидаторов аварии на Чернобыльской АЭС и ряда других. Но, к счастью, такие жесткие сценарии встречаются крайне редко.
У нас используется другая практика, о которой вы все наверняка знаете. Работник пишет заявление, а работодатель его согласовывает. Хотя сразу скажу, что такой вариант работает только до конфликта, когда организация вдруг откажется отпустить человека в отпуск в желаемое для него время. Или же нестыковки и нарушения увидит ГИТ при проверке. Зачем же тогда заявление и как правильно решить вопрос с графиком отпусков?
Закон позволяет работнику и работодателю договориться о разделении отпуска на части, и одна из частей должны быть не менее 14 календарных дней. Подтверждением такой договоренности является заявление сотрудника о разделении отдыха на несколько периодов, которое согласует компания. Однако, документ этот надо писать не накануне очередного отпуска, а один раз в год — перед подготовкой графика отпусков в компании на следующий год.
В итоге правильная схема работы будет простой: готовится график отпусков на год, в котором указывается общее количество дней отпуска и его дата, а перед этим каждый сотрудник пишет заявление о его разделении на части
Если же отпуск придется перенести, ничто не мешает это сделать: надо лишь согласовать с руководителем.
Вы можете спросить: как быть, если сотрудники не уходят в отпуск или откладывают его? Я могу предложить несколько ответов.
Первый из них — попросите написать работника заявление о переносе отпуска по его просьбе. В таком ключе и далее надо будет составлять график отпусков за 2 недели до конца года, как и положено по закону.
Другой вариант – «ликвидировать хвосты», если они есть, и далее их не накапливать. Сделать это можно по-разному. Первый способ – отправить сотрудника в неиспользованный отпуск. Но это вряд ли возможно, если накопилось 50 или 100 дней. В таком случае может подойти более радикальный вариант – расторгнуть с человеком трудовой договор по соглашению сторон, выплатив компенсацию за неиспользованный отпуск, а на следующий день вновь принять его на работу.
И третий способ – предоставление отпуска по выходным. Фактически сотрудник находится на работе и в то же время получает оплату за отпуск. В нашей практике инспекторы в ходе проверок спокойно относятся к такому варианту, если человек сам писал заявление на отпуск. Но помните, что в соответствии с законом 14 дней отпуска должны быть подряд, поэтому такое решение удобно, если у работника остается несколько дней.
По теме: Неиспользованный отпуск с уголовным продолжением
Наш опыт показывает, что за 2-3 года применения графика отпусков работники к нему привыкают и учатся планировать на перспективу. Компания же не только соблюдает закон, но и работает эффективнее: задачи не переносятся, сотрудники не конфликтуют, а график отпусков становится преимуществом, а не обременением.
По теме: Почему в большинстве компаний есть проблемы с ежегодными отпусками?
