Автор: Митрофанова Валентина, учредитель и директор Института профессионального кадровика, эксперт трудового законодательства, ведущий бизнес-тренер
Во многих компаниях порядок предоставления ежегодного отпуска никак не регламентирован и это вызывает полный хаос в работе всей компании. Работники ходят в отпуск «по заявлению» когда захотят, берут отпуска на 1-2 дня, уведомляют работодателя о том, что идут в отпуск за 1-2 дня. И все законодательные и управленческие вопросы, которые возникают при этом, не учитываются работниками и самими руководителями.
Какие же управленческие проблемы бывают при таком предоставлении ежегодных отпусков?
- Необходимость оперативно решать вопросы, связанные с заменой сотрудника на период его отпуска,
- В производственных подразделениях такое предоставление отпусков часто вызывает необходимость привлечения к работе в выходные других работников, что требует не только соблюдения процедуры, предусмотренной законом, но и повышенной оплаты такому работнику.
- Увеличивается трудозатратность кадровых процедур, так как процедуру оформления ежегодного отпуска, (которая кстати состоит из 6 кадровых документов) работникам службы управления персоналом приходится осуществлять не один или два раза в году, а по несколько раз за год на одного работника. По результатам некоторых проектов по нормированию труда иногда «стоимость» процедуры оформления кадровых документов по отпуску бывает больше чем отпускные оплаченные работнику.
- Работники при использовании отпуска на 1-2 дня не отдыхают, что сказывается на общей производительности труда и накапливает так называемую «трудовую усталость».
Законодательные проблемы, которые, как правило, никто не учитывает, а зря:
- Нарушается ст. 123 Трудового кодекса РФ – так как нарушается график отпусков, что может привести к наложению административных санкций при проведении проверок инспекцией труда.
- Часто такое предоставление отпуска сопровождается нарушениями в оплате отпускных, в нарушение ст. 136 Трудового кодекса РФ, что приводит к необходимости выплатить работнику денежную компенсацию за каждый день задержки отпускных, что, кстати, работодатель также часто не выполняет.
- Часто, идя на поводу у работника, работодатель предоставляет работнику отпуск в рабочих днях (когда весь период отпуска приходится только на рабочие дни, например, с понедельника по пятницу у работника у которого пятидневная рабочая неделя) в нарушение требований ст. 14, 115 , 120 Трудового кодекса РФ.
При этом, мы не будем анализировать почему так сложилось. Многие работодатели говорят, что работники периодически остаются на работе по окончании рабочего дня, поэтому работодатель считает себя обязанным тоже идти навстречу работникам. Многие работодатели думают, что если работник возьмет отпуск небольшими частями, то его отсутствие может быть менее критичным для компании. Многие считают, что задолженность по отпуску перед работником и так большая, а так он хоть немного дней будет использовать такими кусочками. Факт остается фактом, случаи такого хаотичного предоставления отпуска – явление вполне обычное.
При этом, как ни странно, несмотря на наличие во многих организациях юридических служб и консультантов по оптимизации бизнес-процессов, руководители, подписывающие заявление работников не знают, что трудовое законодательство предоставляет работодателю огромные возможности для того, чтобы полностью структурировать и оптимизировать процесс предоставления отпусков.
Давайте рассмотрим эти нормы с предоставлением ежегодных отпусков?
Первое, о чем необходимо сказать, это статья 123 Трудового кодекса РФ, согласно которой работодатель самостоятельно разрабатывает график отпусков. Учитывать мнение работников работодатель не обязан, то, что на практике многие компании продолжают это делать, редко является их осознанным решением, как правило, это просто сложившаяся практика. Единственное чье мнение должен учесть работодатель – это первичного профсоюзного органа – при его наличии. Если первичного профсоюза в компании нет – то работодатель ни чье мнение не учитывает при разработке графика. И самое интересное, что даже мнение первичного профсоюза работодатель учитывает, а не согласовывает с ним график. Далее этот утвержденный график отпусков для работника является обязательным. Все, что должен сделать работодатель по закону – только уведомить работника не позднее, чем за 2 недели до начала отпуска работника об этом. Обратите внимание, по закону работодатель не спрашивает работника, когда он хочет в отпуск, и не согласовывает с ним плановые даты, а всего-лишь уведомляет работника о начале отпуска. При этом, у работника нет права отказаться идти в отпуск по графику, так как график для работника обязателен.
Объективности ради, необходимо конечно, понимать, что трудовое законодательство для ряда категорий работников предоставляет право пойти в отпуск, когда они захотят, но список таких «льготников» очень маленький. Например, к ним относятся совместители или женщины перед отпуском по беременности и родам и перед отпуском по уходу за ребенком.
А что же с разделением отпуска на части? Может ли работник диктовать какими частями он будет использовать свой отпуск? По закону — нет. И если работник прибегает к работодателю с заявлением о том, чтобы использовать не весь отпуск, а только его часть «несколько дней» работодатель имеет полное право ему отказать. В статье 125 Трудового кодекса РФ четко указано, что отпуск может быть разделен на части только по соглашению сторон. И, если одна из сторон, против, то другая сторона не может диктовать своих требований по разделению отпуска на части.
Поэтому оптимизировать порядок предоставления отпусков в организации не просто целесообразно, но и возможно. Законодательство дает работодателю для этого все возможности
Главное их знать и понимать, что Трудовой кодекс не только защищает права работников, но и во многом позволяет работодателю построить законодательно управленческие процессы в компании.
