Любая организация или компания обладают координационной структурой, разработанной еще на этапе формирования и отредактированной в процессе производственной деятельности. В данной структуре есть вся необходимая и актуальная информация:
- кто и что производит;
- иерархия подчиненности.
У каждого на виду данная информация, что помогает пониманию к кому обращаться в случае возникновения каких-либо вопросов. К примеру, рассказывает Елена Стяглова, руководитель Департамента Квалификации компании GARTEL:У каждого сотрудника есть своя должностная инструкция, где четко прописано что представляет из себя занимаемый пост, где именно он располагается в этой структуре, кому подчиняется и кто у него в подчинении, технологии работы.
Человек — создание социальное, а следовательно не может обходиться без обмена информацией. И основополагающая задача внутренних коммуникаций, чтобы подчиненные и руководители коммуницировали между собой без ущерба для производства.
В каждой компании существует корпоративная почта. Отсюда следует, что самое очевидное решение — это именно письменная система коммуникации. Даже если сотрудник или руководитель находятся в разных городах, всю важную информацию легко и просто направить. Огромный плюс, что эти данные всегда сохраняются, не переполнены лишними эмоциями и их всегда можно просмотреть.
Рабочие ритмы у всех разные и информация, которая была предоставлена в устной форме, может забыться. И это не из-за того, что плохо выполняется работа или плохой сотрудник. Считается, что человек физиологически устроен таким образом, чтобы переключить внимание с одного дела на другое, требуется примерно 20 минут. И если сотрудника постоянно отрывают от своего дела (личными обращениями, звонками), то велика вероятность потери частиц информации. И как следствие — страдает производство. Бумажный документооборот происходит через коммуникационные центры. Данная информация о действиях прописана у каждого сотрудника.
Первый и основополагающий пункт во внутренних коммуникациях компании
Так с чего же начать? Новый сотрудник, как влиться и понять особенности работы в компании.
ЛНА (локально нормативные акты) при приеме каждого сотрудника на работу, он знакомится с внутренним распорядком, где детально все прописано, подписывает данный документ. Начинается все с правил трудового распорядка:
как должен себя вести в компании (в частности и как должен обращаться к руководству)
о соблюдении внутреннего распорядка (не опаздывать; не распивать спиртные напитки и т.д.)
Субординация в современных бизнес процессах. Толковый словарь Ожогова: «СУБОРДИНАЦИЯ, -и, ж. (книжн.). Система строгого служебного подчинения младших старшим. Соблюдать, нарушить субординацию. | прил. субординационный, -ая, -ое.»
Соблюдение субординации — это обмен информацией, следуя правилам вежливого общения между людьми, находящимися на разных или равных должностных ступенях.
Кейс. Принципы работы команды в бирюзовой организации
Исходя из самого понятия, можно выделить два пути возможного развития действия:
Зло:
1. Когда не описана структура организации, не понятно кто и за что отвечает. Нет понимания кто кому подчиняется — информационный хаос.
2. Руководитель не видит золотой середины, как правильно управлять персоналом:
либо совсем не уделяет время для контроля;
либо слишком много тратит на это энергии и времени.
3. Руководитель дает готовые решения, вместо того, чтобы направлять сотрудника для самостоятельных решений задач. Как следствие — неправильное распределение сил.
4. Наставник излишне мягкий/строгий. Во благо организации, трудовая дисциплина должна быть прописана в документе и быть в открытом доступе для каждого сотрудника. Например: начальник должен быть начальником, а не опекающей «бабушкой» для сотрудника.
5. Руководитель не видит «+» и «-» в работе своих подчиненных. В рабочих процессах всегда необходимо получать подтверждение.
6. Заблуждение — не видеть минусы, т.е. идеализация рабочих процессов. Нет развития/топтание на месте.
Каждый из этих признаков создают трудности для всей организации.
Добро:
1. Все процессы в организации прописаны, нет хаоса.
2. Руководитель знает вдоль и поперек специфику и нюансы работы своих подчиненных. Ставит достижимые и реальные цели. Благодаря налаженной технологии работы, направляет в нужное русло энергию своих подчиненных, мотивирует на поиски решений.
3. Заслуженная похвала сотрудников, повышение тем самым боевого духа.
4. Налаженные внутренние коммуникации = легко контролировать любой процесс = стабильное развитие организации.
Вывод: если всем процессам в организации выделяется в должном количестве энергии и внимания руководителем, если структура коммуникаций и все возможные потоки частиц (как внутренние, так и внешние: клиент-компания) все прописано и понятно, то очень просто развивать компанию дальше. Так как на основе этого можно легко увидеть всю картину происходящего.
Топ-5 трендов внутренних коммуникаций в новом году