Президент РФ подписал новый закон ФЗ-407 об изменениях в правила дистанционного труда. Поправки в ТК РФ вступят в силу уже с 1 января 2021 г. Но чтобы они стали эффективными, работодателям надо учесть не только возможности, но и риски.
Именно этой теме был посвящен вебинар BLS 9 декабря, участниками которого стали более 120 человек. В числе главных вопросов: как оформлять и продлевать удаленку, как знакомить с изменениями сотрудников, что делать с отпусками, какие меры по охране труда можно не применять и т.д.
Кроме того, что закон ввел новые виды дистанционной работы — комбинированный и смешанный режим, он расширил понятие удаленного труда. Теперь работать можно не только через Интернет, но и другие сети связи общего пользования. Видимо, это может быть и телефон, и внутренние сети, хотя закон не уточняет.
При этом появляется еще один режим – «особый случай». Он вводится в экстренном случае из-за пандемии или решения органов власти. Главный его нюанс – односторонний порядок: компания с помощью ЛНА вводит удаленку до 6 месяцев. Правда, остается 2 вопроса. Как получить подписи сотрудников, если они сейчас трудятся из дома, и как быть, если надо продлить удаленку через полгода. Кто-то из сотрудников легко может сказать, что его не знакомили с изменениями и перестанет выполнять обязанности.
Вопрос с подписями подводит HR к электронной подписи. Для подписания договора или соглашения нужна усиленная ЭЦП, для текущих процессов (приказы, заявления) – достаточно простой подписи. У многих компаний электронной подписи нет, а удаленный персонал есть почти у всех. Вносить правки по новому закону придется многим, так что можно сразу внедрить и ЭЦП. Причем, сделать это можно на базе e-mail.
Серьезно упростить работу HR должен новый порядок взаимодействия с сотрудниками. Он позволяет все процессы регулировать с помощью локального акта. Ранее это нужно было всегда делать приказами и дополнительными соглашениями. Новый формат позволит оперативнее принимать решения. Однако главная сложность сейчас – как успеть все сделать до нового года, когда вступит в силу новый закон.
Наконец, в локальном акте надо учесть все нюансы. В том числе режим рабочего времени – если его не зафиксировать, сотрудник установит его сам. А значит, на ваш звонок он может ответить, что у него отдых. А еще внимательно отнестись к дополнительным основаниям для увольнения. Ранее их указывали по соглашению сторон, исходя из нюансов бизнеса и обязанностей человека вписывали до 10 и более оснований. Сейчас их остается 2, и даже при манипуляциях сотрудников HR придется быть внимательнее.
Как ввести временную дистанционную работу? Изменения в охране труда, которые нужно знать HR
Что ждет HR в вопросах дистанционной работы в 2021 году?
На прошлой неделе Госдума приняла сразу во втором и третьем чтении изменения в правила дистанционной работы. Теперь поправки должен рассмотреть Совет Федерации, а затем Президент РФ. Ожидается, что они вступят в силу уже с 1 января 2021 г. И очевидно, что эта тема для HR станет самой главной в будущем году.
Прежде всего, в итоге вводится три формата дистанционки. Кроме постоянного режима, который был в ТК РФ ранее, появятся временная и комбинированная удаленная работа. Но теперь она будет предполагать не только сеть Интернет, но и другие сети связи общего пользования.
В ряде случаев могут ввести удаленку без согласия сотрудников. Например, на основании решении органов власти, в случае пандемии и т.д. Для этого надо лишь издать локальный акт. И работник в этом случае также будет считаться дистанционным. В то же время временную удаленку можно установить по соглашению сторон на срок до 6 месяцев, либо чередовать труд в офисе и дома.
Наряду с классическими «живыми» подписями можно временно обмениваться электронными документами. Но надо понимать, какими видами электронной подписи их подписывать. Так, усиленная ЭП нужна для трудовых договоров, допсоглашений и договоров о материальной ответственности и т.д. Простая ЭЦП будет достаточной для приказов, объяснений и заявлений, отчетов.
Для новых форматов надо определить и режимы рабочего времени. Сделать это можно локальным актом и трудовым договором, или – сотрудником по своему усмотрению. Кстати, время взаимодействия с работодателем тоже считается рабочим временем. А дополнительное право находиться офлайн вне рабочего времени означает, что за нарушение этого права придется платить как за сверхурочную работу. Кроме того, удаленка не будет основанием для снижения зарплаты.
Более того, согласно законопроекту, порядок предоставления отпуска может определяться самим договором либо локальным актом. От этого документа зависит и порядок вызова сотрудника в офис. Причем компания обязана обеспечить людей на удаленке оборудованием, техсредствами и средствами защиты информации. Или же компенсировать им использование личной техники. С другой стороны, компания получит право уволить сотрудника, если он 2 дня не выходит на связь без уважительной причины или сам поменяет местность, если это приведет к невозможности выполнять должностные обязанности.
