Расчет отпускных – тонкое искусство, которые требует точности и внимательности. Одна ошибка – и возможные споры с налоговыми органами, а также конфликты с сотрудниками. Как этого избежать и правильно выстроить систему расчетов? Этому был посвящен новый вебинар BLS 17 июня.
Порядок расчета отпускных регулирует Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 («Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы». Кроме того, важную роль играет Положение об оплате труда и локальные акты, которыми установлена система оплаты труда.
Расчет отпускных основан на подсчете среднего заработка. Он состоит из 5 обязательных шагов: определить расчетный период, заработок за это время, количество дней в периоде, средний дневной заработок и общий средний заработок. Доход за день считается делением зарплаты за 12 месяцев перед отпуском на среднемесячное число дней за этот период. Число календарных дней здесь равно 29,3 за каждый отработанный месяц. А в сумму заработка включаются все выплаты по системе оплаты труда кроме перерывов на кормление ребенка.
Если сотрудник за год отработал не все 12 месяцев, то рассчитывать дневной заработок надо исходя из имеющихся данных. В принципе хватит даже 1 отработанного дня и начисленной за него суммы в течение 12-месячного расчетного периода. А вот если отработанных дней в расчетном периоде вообще нет, надо обратиться к Постановлению 922. В нем есть сразу 3 специальных пункта.
Важно, что отпускные нужно оплатить не позднее 3 дней до начала отдыха. В отпуске по среднему заработку оплачиваются все календарные дни кроме праздничных
Переносы праздничными днями не являются, поэтому в отпуске оплачиваются по среднему. Также отпускные в полном объеме облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Для налогообложения дата получения дохода (отпускные) – это дата выплаты сотруднику отпускных. Перечислить НДФЛ необходимо не позднее последнего числа месяца, когда выплачены отпускные. Страховые взносы привязаны не к датам выплаты, они начисляются на отпускные за тот месяц, в котором произошло начисление отпускных сумм.
А что делать, если отпуск перенесен или сотрудника отозвали на работу? Необходимо «сторнировать» сумму отпуска в той части, которая начислена излишне. А еще – попросить у сотрудника заявление на удержание излишне выплаченной суммы и заявление на возврат НДФЛ из бюджета, если успели уплатить налог.
Как разработать оптимальный трудовой договор?
Начиная проверку, инспектор ГИТ попросит у вас несколько трудовых договоров, чтобы изучить, все ли в них соответствует ТК РФ. И отнюдь не случайно: в них почти всегда есть ошибки. Они кажутся небольшими, но могут привести к серьезным штрафам.
Трудовой договор – основной документ трудовых отношений. Поэтому к нему большое внимание. Часто его подменяют договором ГПХ, который заключают для конкретных конечных работ с «независимым» человеком. Но если взяли человека на ГПХ, а он делает регулярные задачи, имеет график, соблюдает ЛНА, у него есть обязанности, инспектор это увидит, а еще посмотрит график отпусков, пропуск на работу и т.д.
В самом договоре есть обязательные условия. В их числе: наименование работодателя, место и дата заключения договора и начала работы, должность. Кстати, для места работы достаточно указать название организации и город. Надо указать условия оплаты труда, доплаты, надбавки, режим рабочего времени. Если график отличается от общего, описывают его детально: начало, перерывы, окончание, смены.
Часто забывают прописать условия труда на рабочем месте. Если спецоценка проведена, это надо сделать обязательно, добавив характеристики из карты спецоценки. А вот для дистанционных сотрудников СОУТ не нужна. Для удаленных работников вообще много особенностей. В договоре надо указать «порядки»: взаимодействие, передача отчетов, обмен документами, возмещение расходов и т.д. Много нюансов и для договора с иностранным сотрудником, например, основание для оказания ему медицинской помощи.
В числе дополнительных условий: испытание, коммерческая тайна, отработка после обучения, уточнение места (филиал), дополнительное страхование. Отдельное условие – подсудность: куда обращаться при нарушениях: это можно сделать по месту жительства, регистрации компании или исполнения договора.
Изменить условия договора можно только по соглашению сторон, но в ряде случаев – и в одностороннем порядке (кроме изменения трудовой функции). К таким ситуациям относятся аварии, ЧП, катастрофы, простой, а также изменение организационных и технологических условий. В их числе реорганизация, изменение структуры, норм труда, новые технологии, внедрение нового оборудования. Так или иначе, важно соблюдать процедуру, в том числе сообщив работнику за 2 месяца и предложив другую работу, если он не согласен с изменениями. Дело в том, по ст. 74 ТК РФ (изменение условий труда) очень много судебных кейсов, и суды часто встают на сторону сотрудников.
Наконец, важно помнить об ответственности. Уклонение или ненадлежащее оформление договора – серьезное нарушение. Компанию оштрафуют на 100 тыс. рублей, а повторно – до 200 тыс. Причем руководителя может ждать дисквалификация до 3 лет. Хотя к ответственности могут привлечь только в течение года, так как нарушение не длящееся.
