В условиях оптимизации бизнес-процессов и необходимости сокращения штата компании, всё чаще выбирают не классические увольнения, а взвешенный, основанный на исчисляемых данных подход. Такой метод позволяет не только снизить издержки, но и сохранить ключевые компетенции, поддержать мотивацию коллектива и минимизировать репутационные риски.
В основе метода лежит опора на объективные данные о загрузке и эффективности сотрудников, а не на субъективные оценки руководителей. Система контроля фиксирует использование программ и количество проектов, не вторгаясь в личное пространство работников (без скриншотов, кейлоггинга, аудио- и видеозаписи). Критерии эффективности и «красные флаги» утверждаются заранее, согласуются с HR и, при необходимости, с профсоюзами или советами работников. Важно публично обозначить цель — перераспределение ресурсов и сохранение ключевых специалистов, а не поиск виноватых. Так, например, система Nika Motion автоматически фиксирует всё, что сотрудник делает в течение рабочего дня. Это не постановщик задач и канбан, а объективный учет рабочего времени, которое затрачивается на тот или иной проект. При самооценке своего труда многие работники заполняют свои таймшиты на основании своей самооценки и амбиций, машинный же учет беспристрастен и отражает реальную картину по трудозатратам.
Этапы реализации «экологичного» подхода сокращения штата
- Диагностика и настройка. Определяются цели оптимизации: какие затраты на фонд оплаты труда и ИТ необходимо снизить, по каким подразделениям, дальше настраивается специальная система учёта (Nika Motion, Kickidler, Staffcop ): формируются справочники проектов, затрат, ролей, задаются метки профильной и непрофильной активности, включаются отчёты по сотрудникам и отделам. При этом все сотрудники информируются о правилах: что фиксируется, зачем, и что именно система делает, а что строго нет (запись экрана, звука и т.д.). Результат — базовый горизонт замера (2–4 недели) с корректными справочниками и данными.
- Аналитика эффективности и резервов. На данном этапе используются ключевые отчёты системы для выявления: доли времени проведенного сотрудниками в профильных программах (норма — 65–75%); количество часов в «прочем» и коммуникациях, как индикатора простоя; отделов с хроническим недогрузом или перегрузом; проектов с избыточными ресурсами. В итоге формируется карта команд: где есть резервы, а где — дефицит.
- Экологичная оптимизация без прямых увольнений. Далее производится перераспределение задач между недозагруженными и перегруженными сотрудниками на основе данных. По результатам мониторинга рекомендуется заморозка найма в отделах с низкой загрузкой, сокращение аутсорса там, где внутренние ресурсы недозагружены. На этом же этапе возможна и оптимизация ИТ-лицензий — отключение неиспользуемых пакетов у малозагруженных сотрудников.
- Модель «объективного» сокращения. Если мягкие меры исчерпаны, применяется формализованный алгоритм. Тут уже определяются критерии риска: низкая эффективность (например, менее 50–55% в профильных программах), высокая доля непродуктивной активности, отсутствие критичных компетенций.
Все сотрудники делятся на группы:
- A — высокая эффективность, дефицитные компетенции (защита и развитие);
- B — средняя эффективность (развитие и переобучение);
- C — устойчиво низкая эффективность (потенциальная зона сокращения).
Для группы C проводится индивидуальная работа: обратная связь, план развития, контрольный период. Сокращение — только при отсутствии улучшений и наличии бизнес-аргументов.
«Мы внедрили Nika Motion в начале года для прозрачного анализа загрузки команд. Уже через два месяца получили первые результаты: выявили отделы с хроническим недогрузом и смогли перераспределить задачи без увеличения штата. Это позволило нам заморозить найм новых сотрудников и сократить расходы на аутсорсинг. Важно, что сотрудники восприняли систему позитивно — мы открыто объяснили цели и правила работы ПО. В результате удалось повысить эффективность без стресса для коллектива и сохранить ключевых специалистов. Сейчас мы готовимся к следующему этапу — оптимизации ИТ-бюджета за счёт анализа использования лицензий», — отмечает управляющий партнер WE-ON GROUP (компания — генеральный проектировщик) Кирилл Чебаков.
Расчет экономии: как цифровизация кадров сокращает издержки на 30%
Особенности внедрения для крупных компаний
В структурах важно закрепить использование системы учёта локальными нормативными актами, согласовать процедуры с профсоюзами, использовать ПО из реестра российского софта для снижения юридических рисков. Коммуникация строится на том, что система — инструмент аналитики, а не слежки: используются агрегированные и обезличенные отчёты, индивидуальные данные — только в рамках согласованных процедур.
«Решения на данных почти всегда лучше решений на интуиции. Но если компания уже дошла до реактивного сокращения, говорить об «экологичности» трудно: для системы это в любом случае стресс — для людей, менеджмента, бюджета и процессов. Поэтому главный вопрос шире, чем выбор инструмента учета. Он в том, как заранее планировать численность и загрузку в условиях волатильного рынка. Мы, например, используем Bitrix и Jira, но сами по себе системы не решают проблему, если у компании нет регулярного ритма планирования и корректировки ресурсов. Плюс важна более гибкая модель команды: устойчивое ядро, проектная занятость и точечно привлекаемая экспертиза под конкретные задачи. Такой подход помогает реже доводить ситуацию до резких решений», добавляет Григорий Котомин, ко-фаундер, CEO FLR, ARTX (ИТ-продукты для индустриального кластера).
Пользователям систем контроля рабочего времени важно понимать, что подобный мониторинг – это инструмент бизнес-аналитики, тут нет слежки за личной жизнью, используются агрегированные и обезличенные отчеты. Подобные инструменты помогают кадровикам и собственникам компаний объективно оценивать результативность команды и оптимизировать ФОТ.
