Одна из самых опасных тем для работодателей сегодня – персональные данные. Опасной ее делают сразу несколько факторов. Изменение закона, возможный штраф до 6 млн. рублей, возобновление проверок Роскомнадзора. А еще – возможные жалобы от сотрудников и даже кандидатов. Как этого избежать и пройти проверку без штрафов – об этом BLS рассказала на вебинаре 19 мая.
Персональные данные – это любая информация, которая относится к конкретному лицу.
К ней относятся ФИО, дата рождения, паспорт, СНИЛС, адреса и телефоны, образование. А еще доходы, семейный статус. Есть еще специальные и биометрические данные: национальность, рост, вес, отпечатки пальцев и т.д. Делая для сотрудников пропуска с фотографиями, вы используете персональные данные. Любая компания, которая использует и обрабатывает данные, является оператором — по сути каждый работодатель. В итоге для сбора, хранения, обработки информации нужно согласие и соблюдение закона.
Самое опасное нарушение – хранение баз данных за пределами России. За это можно получить 6 млн. рублей штрафа. Среди других частых нарушений: неучтенные изменения в законе, которые вступили в силу 1 марта, нет порядка хранения данных, отсутствуют условия о трансграничной передача данных, согласие сотрудника содержит ошибки, персональные данные кандидатов хранятся без цели и более 30 дней и т.д. А еще, например, для общедоступных данных не указано основание их обработки. Речь идет о списках с днями рождения, номерами телефонов сотрудников – а это есть по сути в каждой компании.
10 фатальных ошибок HR менеджера
Все это так или иначе проверяет Роскомнадзор. В чек-листе «самых популярных» у ведомства более 20 документов. Например, назначены ли ответственные за работу с ПД, есть ли на сайте документ, определяющий политику, хранятся ли копии личных документов сотрудников, как организована система согласий от сотрудников на обработку данных. А еще, например, Cookie-файлы – это персональные данные. Если вы используете на сайте такие сервисы, как Google Analytics, «Яндекс.Метрика», надо уведомить пользователей, какие данные собираются и для чего.
При этом инспектор не вправе эксплуатировать ваши системы, это может делать только ваш сотрудник. А в случае нарушений вы получите акт и предписание об устранении. Но Роскомнадзор придет не только с плановым визитом. Пожаловаться на незаконную обработку может и сотрудник, и даже бывший кандидат.
Поэтому сейчас самое главное проверить имеющиеся документы по персональным данным. Их должно быть минимум 3 – Положение, согласие на обработку и обязательство о неразглашении. Но может быть и больше в зависимости от того, какие данные и как вы обрабатываете. Но в любом случае обязательно получать согласие от сотрудников. Оно не нужно лишь в некоторых случаях – когда личная информация нужна для выполнения закона – скажем, для начисления зарплаты.
4 ошибки на удаленке которые могут стоить вам миллионов рублей
В какой-то момент работодатели сталкиваются с известной проблемой: сотрудник стал неэффективным, и с ним надо расстаться. Но не всегда ситуация решается мирно. Как провести переговоры и подписать соглашение сторон в заданном бюджете? – об этом рассказала компания BLS
Как провести переговоры об увольнении сотрудника
Абсолютное большинство людей адекватно понимает ситуацию и готово мирно расстаться, тем более с выплатой. Но иногда они идут в «полный отказ». Чаще всего возникает четыре ситуации:
- — сотрудник вообще отказывается уходить, говоря, что планирует работать здесь всю жизнь,
- — работник требует намного больше денег, нежели готова дать компания. скажем, 20 окладов вместо 5.
- — он создает профсоюз, становится его председателем. Все ваши действия надо обсуждать с профсоюзом.
- — работник сообщает о других своих гарантиях: членство в избирательной комиссии, льготная.
Так или иначе, придется вести сложные переговоры. Главное – не отказываться от задачи расторгнуть договор. Для этого нужна главная линия – соглашение сторон, но должен быть и запасной сценарий – увольнение по вашей инициативе. Конфликт появляется не на пустом месте: сотрудник стал плохо работать.
Конечно, надо изучить ситуацию: возможно, конфликт с руководителем, изменение обязанностей, личные причины и мотивы. С учетом этого идет подготовка. Во-первых, вам нужен полный комплект документов для обеих стратегий. У многих компаний изначально заложены деньги на соглашение сторон, поэтому кажется, что и переговоры не нужны. Но цель встречи – не расстаться без выплат, особенно если человек долго и хорошо работал. Цель – разрешить спор мирно и уволить в заданном вами бюджете. Что вы будете делать, если человек потребует 20 окладов вместо выделенных у вас пяти? Если готовы выплатить, это создаст опасный прецедент на будущее и дополнительные расходы компании. Вряд ли это желаемая цель.
Сами переговоры – отдельная наука. По опыту мы рекомендуем забронировать переговорную сразу на весь день и сделать это заранее. Кстати, длительность встречи напрямую зависит от гендерного фактора: с мужчинами она идет дольше. Понадобится каждая деталь: как именно пригласить на встречу, зачем брать калькулятор, справки, ТК РФ. Также важно определить участников. Например, директора приглашать надо не всегда: он решает стратегические вопросы компании и не должен решать каждую личную ситуацию. И, наконец, соблюсти все 4 главных этапа встречи: от начала до завершения.
Эти правила позволят проводить переговоры успешно и находить лучшее решение: и сотрудник, и компания будут удовлетворены, человек уйдет без негатива, а вы выполните задачу и закроете возможные риски.
